選擇合適合作伙伴的最佳方案

     對于任何一個大規(guī)模會議而言，最重要的合作伙伴之一就是會議搭建公司，他們負責(zé)處理包括錄像、講稿、燈光、音響及舞臺等在內(nèi)的專業(yè)事務(wù)。如何選擇一家合適的合作伙伴來參與籌備你的活動，可謂是一項令人生畏的艱巨任務(wù)。伍方會議服務(wù)列舉了一些能簡化流程的方法。
    
    創(chuàng)建招標書
    
    草擬招標書的第一步是要考慮舉辦的是什么類型的活動（產(chǎn)品發(fā)布、教育或科學(xué)研討會等）。只把招標書發(fā)給那些熟悉你所要求的活動類型及規(guī)格的供應(yīng)商。
    如何尋找供應(yīng)商，你可以從熟悉并且信任的會議專業(yè)人士那里征求好的推薦。其它不錯的資源還包括同行業(yè)組織，例如國際會議專業(yè)人士協(xié)會或者當(dāng)?shù)氐臅h及游客管理部門。

    你應(yīng)該在招標書中包含以下內(nèi)容：
    告知你的預(yù)算。如果你不知道分配用于活動制作環(huán)節(jié)的具體數(shù)字，那么就提供一個大概的范圍。也許是你活動總預(yù)算的20~25%。這會讓你在評估提案時節(jié)省時間，并且也能給供應(yīng)商們勾勒出一個合理的工作視野。
    提供詳細要求。包括活動目標及以往的歷史，參加者的人數(shù)、身份，以及必要的媒體環(huán)節(jié)，當(dāng)然還有會議日程。
    要求細節(jié)。要求列出各項支出的明細，包括安裝及拆卸工作的建議時間范圍；舞臺及裝飾理念；推薦具體的設(shè)備；人工成本估算，包括特別雇員和普通員工，以及加班成本。預(yù)先的技術(shù)及演講者彩排也應(yīng)該包含在招標書中，因為這些活動的成本可能攀升很快。
    征求建議。關(guān)于最新的設(shè)備或者最適合你發(fā)布消息的媒體類別，如果你想從供應(yīng)商那里得到推薦的話，就要把它寫在招標書里“要求供應(yīng)商提供建議或創(chuàng)新想法”這一章節(jié)里。
    陳述條件。闡明供應(yīng)商要贏得招標須達到的要求（如在規(guī)定的時間內(nèi)做出響應(yīng)，在預(yù)算內(nèi)提出方案）。
    合理性。給投標者以足夠的時間來為你的活動進行調(diào)研并籌劃出全面的提案。

    選擇標準
    一旦收到標書，即要對所有的提案進行評估。典型的評判標準包括供應(yīng)商質(zhì)量，有佐證的工作案例，報價，對主題的理解，行業(yè)內(nèi)的工作記錄，提案質(zhì)量，對媒體的創(chuàng)造性應(yīng)用等。
    要積極的進行背景調(diào)查。下面是一些值得問的好問題：
    ·從物流和預(yù)算的角度出發(fā)，供應(yīng)商的團隊是如何處理突如其來的變化的？
    ·他們是如何與客戶團隊、演講者及管理層有效的協(xié)調(diào)的？
    ·聽眾們對他們的活動制作反響如何？
    伍方會議服務(wù)認為一個天才的活動制作團隊?wèi)?yīng)該擁有足夠的能力，把你要表達的信息通過富有創(chuàng)造性的完美無暇的技術(shù)手段傳遞給受眾，從而有力的支持你達成活動的目標。