首先讓伍方會議服務設定一個簡單的前提條件：無論您有多專業(yè)，無論您有多少年會議管理經(jīng)驗，在策劃和管理國外會議時，如果沒有當?shù)毓毯献骰锇樘峁﹨f(xié)助，您千萬不能擅自行動。如果你認為所有事情你都能一個人搞定，就像你在國內(nèi)組織會議一樣，那你還是選擇在國內(nèi)召開吧。如果到國外舉辦會議，就把當?shù)氐墓塘幸粋€表格，你會因此節(jié)省時間和費用。
　　以下是您選擇供應商之前必須要問的10個最重要的問題，它們適應于所有你需要考慮的目的地管理公司、專業(yè)會議組織者、旅游公司、運輸公司或任何其他供應商。
　　
　　1、你們公司從事該行業(yè)多長時間了？
　　
　　一般來說3年時間足夠讓一個公司的內(nèi)部運營達到穩(wěn)定狀態(tài)并在行業(yè)內(nèi)獲得一席之地。我絕對不會冒險選擇一家剛成立的機構(gòu)承辦會議，除非我對該機構(gòu)所有者個人非常了解，且以前和她/他有過成功合作的經(jīng)歷。
　　
　　2、你能提供3位與我的參會人員或會議性質(zhì)類似的客戶的姓名和聯(lián)系方式嗎？
　　
　　你獲得這些信息后，要立即發(fā)郵件或打電話給這些客戶。你一定想知道該供應商是否真的了解你的參會者的特殊性以及與別人的細微差異，確定其運營團隊能否履行銷售人員許下的服務承諾。
　　
　　3、您能否提供你們的銀行和債權(quán)人信息？
　　
　　對于上市公司來說，要核實其財務信息并不難。對于你一無所知的民營或私營企業(yè)，至少你要向公司的銀行所要一份確認函，但是知名銀行出具的能夠證明該公司目前業(yè)務往來頻繁的財務報告，并不能保證公司未來的財務實力，而與商業(yè)銀行和活動帳戶之間良好的合作關(guān)系才是其業(yè)務運轉(zhuǎn)正常的指標。你還可以從公司的3位債權(quán)人那里獲得相關(guān)信息，看看公司的帳戶信息是否處于更新狀態(tài)，公司支付帳單和費用是否及時，當然這也不能保證公司未來就不會破產(chǎn)，但是至少能反映公司目前的財務狀況是否健康和管理者的責任感。
　　
　　4、你們公司或者公司的職員是否在至少一個以上地區(qū)性專業(yè)組織或協(xié)會中任職的？最好是在國際性專業(yè)協(xié)會的成員？
　　
　　協(xié)會成員身份并不是能力或執(zhí)行力的保障，但是它能反映公司的管理符合國際公認的專業(yè)水準和行為規(guī)范，也反映出公司愿意向行業(yè)內(nèi)的同行靠攏，并且愿意在繼續(xù)教育和專業(yè)培訓上投入時間和財力，這些都是反映公司好的跡象。
　　
　　5、所有必要的證件都是當時有效的嗎？
　　
　　對于營業(yè)執(zhí)照的要求也許各個國家的法律規(guī)定不一樣，但是如果有法律要求，你的當?shù)睾献魃虘敵掷m(xù)更新證件，保持其有效性。
　　
　　6、是否有必要的保險？
　　
　　和營業(yè)執(zhí)照一樣，對保險的要求各國不一樣，絕大多數(shù)發(fā)達國家要求公司投保某種類型的商業(yè)保險。由于保險在美國備受關(guān)注，因此即使在法律要求較為寬松的國家，大多數(shù)與美國客戶合作的著名供應商都會購買保險。
　　
　　7、我可以參觀你們的辦公時并和你們的員工見面談談嗎？
　　
　　如果對方對此問題的回答不是爽快地答應“可以”，可能意味著該供應商沒有能夠舉辦你的會議所需的物力和人力。如果有辦公室，那就要現(xiàn)場考察一下。辦公地址位于城市的什么位置？使用的是什么樣的IT和通信設備？員工是否忙碌？他們是否快樂？你看了員工的工作狀態(tài)后對公司的整體印象如何？
　　
　　8、負責運營工作的員工的英語能力是否和銷售員工的一樣好？
　　
　　一定要堅持和運營團隊的員工談話，如果他們的英語能力并不像銷售人員向你口若懸河地推銷業(yè)務時吹噓的那樣好，那么你和你的員工以后如何與他們現(xiàn)場溝通尤其是遇到緊急情況時？
　　
　　9、我們之間的合作能否控制在我的費用預算范圍內(nèi)？
　　
　　我總是在一開始時就告訴對方我的會議預算和限額是多少，這并不是說你不能或不應該和國外的供應商進行價格談判，而是為你的談判的準確性和成功打下基礎(chǔ)。只有提供了準確、真實的信息，供應商才能制定出建議書，這是相互建立長期信任關(guān)系的第一步。我和供應商的合作中對于哪些錢我能化哪些不能花會直截了當?shù)卣f明白，所以我的預算通常會創(chuàng)造更多的價值。他們喜歡坦誠、專業(yè)的對話方式，這樣不僅不會浪費他們的時間，他們往往還能找到提升建議方案價值含量的創(chuàng)新方法。
　　
　　10、我的直覺告訴我什么？
　　
　　相信你的本能，合作默契、感覺舒服和相互信任至關(guān)重要。在所有的關(guān)系中，與國外的供應商之間的關(guān)系往往依賴于一些無法確定的因素，它們無法量化、無法通過互聯(lián)網(wǎng)或證人提供的信息研究論證。我們愿意和自己喜歡的人打交道，有時候我們會“一見鐘情”，很快就能建立長久的富有成效的合作關(guān)系，而有時卻不能“速成”。我有幸遇到了世界上非常出色的人并與他們長期合作，在歷經(jīng)幾十年的合作后，他們?nèi)匀皇俏易钪档谜湎У暮献髡吆团笥?。通過與他們的合作，我接觸到全球資源網(wǎng)絡里的其他成員，必要時我們繼續(xù)彼此協(xié)助，分享經(jīng)驗和建議。

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