摘要：相信大家都知道，詳細(xì)周密的策劃可以將會議的風(fēng)險降低至最小。但是有些事情確實(shí)是你無法控制的，像火災(zāi)、恐怖活動或示威游行；也可能一場改變風(fēng)向的颶風(fēng)襲擊了會議舉辦地區(qū)，或者一夜暴雨淹沒了城市街道；或者發(fā)生醫(yī)療突發(fā)事件，某個與會者需要連夜送往急救室。然而對于此類突如其來的變化，你有對策嗎？下面是杭州伍方會議為大家總結(jié)的會議中的突發(fā)事件預(yù)防和處理的方法：

      火災(zāi)
       火災(zāi)來勢迅速而且兇猛。如果沒有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢會蔓延得很快，你和與會者的生命都將面臨威脅。酒店的客房內(nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會者曾經(jīng)看過多次了，但作為大會的策劃者和組織機(jī)構(gòu)，仍然有必要讓與會者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會不知所措。因此，你如果花一點(diǎn)時間把這些注意事項(xiàng)打印在計劃書中或作為附加材料發(fā)放到與會者手中，就會減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個人的生命，你所付出的努力也是值得的。

恐怖襲擊
       恐怖襲擊這個字眼曾經(jīng)離人們很遙遠(yuǎn)，但現(xiàn)在它又回來了，許多人不得不面對它，尤其是2001年以后。許多酒店和公共機(jī)構(gòu)已經(jīng)制定了相應(yīng)的對策來處理此類事件。這些對策并非針對你、會議組織機(jī)構(gòu)或舉辦會議的酒店或會展中心，而是因?yàn)樗鼈冇锌赡艹蔀榭植澜M織襲擊的目標(biāo)。由于情況難以預(yù)測，所以安全和風(fēng)險管理的要求也隨之提高。
你應(yīng)該制定一些應(yīng)急行動計劃，并對員工進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，以便當(dāng)緊急情況發(fā)生時，他們可以和與會者們并肩作戰(zhàn)。你還可以和酒店員工以及執(zhí)法部門合作，按照他們的指令行事。

自然災(zāi)害
        另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來做準(zhǔn)備，但是如果你取消會議，或?yàn)榱耸古c會者錯過颶風(fēng)而縮短會議時間，那么你將會遭遇財政預(yù)算的危機(jī)。當(dāng)然，人的生命比金錢更重要。面對自然災(zāi)害，你無計可施。唯一能做的就是制定出一個恢復(fù)計劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。在這種情況下，保險就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險，其他種類的保險也是很有用處的。

醫(yī)療突發(fā)事件
       這些事件在任何時候、任何地點(diǎn)都會發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個人心臟病發(fā)作時可能沒有任何預(yù)兆。有些人吃了過敏的食物后，身上會突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時間、地點(diǎn)以及情形總是不斷變化的。
       會議策劃者在策劃會議時應(yīng)該考慮到這些情形，可以和酒店醫(yī)療部門事先做好溝通，同時要熟悉會議場地附近醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)的情況。
       另外，讓工作人員學(xué)會人工呼吸或心肺救助復(fù)蘇方法也是一個明智之舉。許多酒店和機(jī)構(gòu)要求從總經(jīng)理到門童在內(nèi)的所有人員都要上人工呼吸和心肺救助復(fù)蘇方法課程。這些課程的目的是讓所有人明白，挽救生命是每個公民的職責(zé)。

看過上面的幾點(diǎn)后，杭州伍方相信大家也明白了為什么風(fēng)險管理成為會議策劃者不容忽視的一個問題的原因所在。酒店、會展中心等機(jī)構(gòu)一般都有各自的應(yīng)急措施，他們當(dāng)然也更愿意與會議策劃者和策劃機(jī)構(gòu)合作，共享措施，共擔(dān)風(fēng)險。不管怎樣，大家為此付出的努力應(yīng)該是必須的。