摘要：國(guó)際化會(huì)議的趨勢(shì)就是技術(shù)、交流、知識(shí)，而在國(guó)內(nèi)現(xiàn)在的水平，無(wú)論是在專業(yè)的會(huì)議策劃、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議安排上都有很長(zhǎng)的一段路要走，這不僅僅是硬件問(wèn)題，而是行業(yè)的軟件問(wèn)題，意識(shí)問(wèn)題，在往深了說(shuō)是文化的問(wèn)題，杭州伍方會(huì)議服務(wù)在此跟大家分享一下我們認(rèn)為的會(huì)議的未來(lái)：

對(duì)某個(gè)培訓(xùn)課程的開(kāi)幕式進(jìn)行簡(jiǎn)化，這應(yīng)該是會(huì)議行業(yè)在未來(lái)會(huì)議的第一個(gè)議程。

　　會(huì)議的內(nèi)容和安排、人與人之間的協(xié)作、數(shù)字化技術(shù)、社團(tuán)、集合、商業(yè)化、共用的場(chǎng)所，以及個(gè)性化都將以會(huì)議次要主題的形式顯現(xiàn)，并且成為由權(quán)威會(huì)議機(jī)構(gòu)共同構(gòu)建的會(huì)議總框架的關(guān)鍵因素。

　　杭州伍方認(rèn)為應(yīng)該向“模式化會(huì)議”的“舊思維”發(fā)起了挑戰(zhàn)。在這種舊模式的會(huì)議中，組織者依照既定的套路進(jìn)行演講。他們的想法是：“只要代表們來(lái)了就萬(wàn)事俱備了。”但事實(shí)根本不是這樣的：“接到會(huì)議邀請(qǐng)并不是主要目的，他們更想融入到會(huì)議的進(jìn)程之中。”

　　國(guó)外很多會(huì)是通過(guò)一系列的非正式的討論而不是固定演說(shuō)來(lái)開(kāi)始這一研討會(huì)的。這是基于教育學(xué)家對(duì)直接教學(xué)法方面的研究而作出的嘗試。研究結(jié)果表明：“與會(huì)者將在一開(kāi)始的90秒鐘內(nèi)決定培訓(xùn)課程是什么樣的，而且這一判斷將會(huì)持續(xù)到會(huì)議結(jié)束。”

　　“如果每個(gè)人都安安靜靜地等待著，那就意味著您又在延續(xù)老的套路” ，他解釋說(shuō)，“改變這種思維，一切也將隨之改變。”研討會(huì)的這兩位領(lǐng)導(dǎo)者邀請(qǐng)了與會(huì)者共同為會(huì)議改革勾畫藍(lán)圖。杭州伍方會(huì)議認(rèn)為說(shuō)：“沒(méi)人能擁有開(kāi)啟未來(lái)的鑰匙，但領(lǐng)導(dǎo)者卻能夠創(chuàng)造和影響未來(lái)。”

　　現(xiàn)在國(guó)內(nèi)會(huì)議行業(yè)在反思一個(gè)問(wèn)題：“整個(gè)會(huì)議產(chǎn)業(yè)都將發(fā)生改變。而最重要的問(wèn)題是，我們將是參與者還是旁觀者。” 大部分參與者認(rèn)為，人際交流和人們參會(huì)的方法是會(huì)議進(jìn)程的關(guān)鍵因素。

　　很多數(shù)據(jù)表示：“大多數(shù)的會(huì)議內(nèi)容能夠被發(fā)送到互聯(lián)網(wǎng)上。這些內(nèi)容也是最容易以某種方式傳播的東西。”會(huì)議間的關(guān)聯(lián)性包括參會(huì)代表的理念、對(duì)會(huì)議內(nèi)容的信任感、講述事情的結(jié)論，以及進(jìn)行的非正式會(huì)談。

　經(jīng)過(guò)總結(jié)：“大多數(shù)人認(rèn)為要召開(kāi)一個(gè)成功的會(huì)議，不僅要有充實(shí)的會(huì)議內(nèi)容，還要有理想的會(huì)議安排。” 他對(duì)現(xiàn)場(chǎng)交流與會(huì)后協(xié)作進(jìn)行了區(qū)分。會(huì)后協(xié)作也可以理解成“在會(huì)上進(jìn)行合作，不單單是進(jìn)行簡(jiǎn)單的溝通”。事實(shí)上，我們參加一場(chǎng)會(huì)議就是去做一些事情，去合作，而不僅僅是在那過(guò)程中聯(lián)絡(luò)人脈。會(huì)議專業(yè)人員的挑戰(zhàn)主要在關(guān)注會(huì)后的結(jié)果上，而不只是把焦點(diǎn)放在投入方面，即如何辦好一個(gè)會(huì)議上。”

　　很多會(huì)議內(nèi)容本身正在商品化，所以現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議真正的利益應(yīng)當(dāng)來(lái)自于 “我們創(chuàng)造的價(jià)值”，這種價(jià)值是建立在類似于同行們共同協(xié)作的基礎(chǔ)上的。未來(lái)的會(huì)議的實(shí)現(xiàn)將日益與數(shù)字方式相結(jié)合。包括數(shù)據(jù)源這樣的信息，對(duì)參會(huì)代表來(lái)說(shuō)也更加容易獲得。另外，由于旅行日益受制于人，未來(lái)的參會(huì)者將更樂(lè)于參加同一地區(qū)的會(huì)議，以便他們出一趟差就可以參加三四個(gè)會(huì)。

　　未來(lái)的會(huì)議形式很可能包括以下幾方面：

　　* 計(jì)劃：

　　在這樣的計(jì)劃中，參會(huì)者可以通過(guò)一定的途徑向演講人問(wèn)詢有關(guān)的內(nèi)容。而且，每個(gè)參與者都可以為會(huì)議的命名發(fā)揮自己的作用。

　　* 會(huì)議：

　　在會(huì)議中，每個(gè)人對(duì)將要參加的會(huì)議的議程設(shè)計(jì)都有發(fā)言權(quán)，從而使研討會(huì)更有價(jià)值，也促使參會(huì)代表所在的組織更樂(lè)意提供資助支持他們參會(huì)。

　　 * 休閑房間：

　　通過(guò)設(shè)置專門的休閑放松房間，有助于參會(huì)代表們建立更加融洽的人際交流關(guān)系。

　　* 反饋?zhàn)h程：

　　在會(huì)議的進(jìn)程中特別設(shè)置代表們反饋信息的環(huán)節(jié)。把對(duì)主題演講持有相同觀點(diǎn)的參會(huì)代表組合在一起，彼此交流心得。然后將對(duì)該演講主題持有不同觀點(diǎn)的代表重新組合在一起，進(jìn)行切磋，充分發(fā)表自己的不同意見(jiàn)。

　　* 技術(shù)優(yōu)勢(shì)：

　　類似百度首頁(yè)那樣的技術(shù)，應(yīng)該足夠大眾化，以至于能為幾代人所共享；

　　* 關(guān)注不同群體的特點(diǎn)

　　要充分了解不同群體的相同之處和不同之處，這關(guān)系到參會(huì)代表之間的溝通交流，也關(guān)系到找出和自己觀點(diǎn)相同的參會(huì)人士。

　　對(duì)會(huì)議進(jìn)程的創(chuàng)建工作在會(huì)后必須繼續(xù)下去。” 杭州伍方會(huì)議認(rèn)為也認(rèn)為，策劃一個(gè)會(huì)議，內(nèi)容的安排才是關(guān)鍵所在，而不能把會(huì)議變成演講的場(chǎng)所。他說(shuō)：“一旦人們付出了時(shí)間、金錢，甚至千里迢迢趕來(lái)出席這個(gè)會(huì)議，充分利用會(huì)議室中產(chǎn)生的智慧成果就顯得尤為重要。”■