摘要：在這么多年的會議服務過程中，杭州伍方會議服務經(jīng)歷了數(shù)百場會議現(xiàn)場的過程，在這些會議舉辦的過程中，難免都有可能發(fā)生一些與會者無法預測的事情，所以大家都應該要有個準備方案，為會議的圓滿舉辦做好充足的準備。

     8月20日-22日，在Viking酒店舉行了金融保險會議策劃人協(xié)會東北分會會議。在其中一次小組會議上，討論坦率而熱烈，話題是在這個不確定的年代如何為意外事件做安排的問題。小組中有4名成員，包括一名律師、一個安全專家、一個酒店銷售代表和一位高級會議策劃人。他們就諸多問題提出了自己的建議，包括合同語言、事前計劃以及現(xiàn)場緊急事件管理。阿曼德巴特提尼律師說嚴格執(zhí)行不可預測條款是一個新興的趨勢。“法庭不會允許你逃避合同責任”，他說，“策劃人查看合同語言時，要確保合同中明確規(guī)定哪些特定狀況會迫使你取消一項活動，特定狀況包括流感、縱火和恐怖主義等。”這是非常重要的，因為各國在認定什么是災難方面會有“司法差異”，比如在歐洲，罷工是常見的事，不會被認定是取消會議的充足理由。

        合同規(guī)定非常關鍵，但是當會議被迫取消時，最明智的做法是“在沒有律師的情況下解決問題”，巴特提尼強調說，“要不惜一切避免訴訟”。

        小組和聽眾中的會議策劃人和酒店管理人都認同一點：關系決定一切。組員菲利斯康奈莉是波士頓自由共同集團的高級會議策劃人，她說：“9.11之后，我們的公司添加了新的不可預測條款，是一些我無需動用的條款。”她舉例說，一次會議原定在東南部的里茲-卡爾頓舉行。會議召開前，此地遭受了颶風的襲擊。但是，這次會議被順利地轉移到別處的一家里茲-卡爾頓酒店舉行，沒有任何訴訟。

        帕姆福格森是芝加哥里茲-卡爾頓酒店的保險銷售主管。他說一些酒店已經(jīng)實施了若干政策，幫助會議策劃人應對災難事件。當一級颶風發(fā)生時，里茲-卡爾頓不僅會幫助重新安排會議場所，而且會退回5%的房費，把會議服務經(jīng)理送往新的會議場所。福格森還建議策劃人詢問一下酒店是否有衛(wèi)星電話，若有的話，即使其他所有的電話服務都出了故障，會議策劃人仍能夠與酒店安保人員保持聯(lián)絡。

        李奧米斯爾是寶成國土安全緊急事件管理的辦公室主管，他警告說，會議策劃人往往不去酒店進行實地考察，也不去與安保人員接洽。“你需要搞清楚一些基本的東西，比如火災警告程序，”他強調說，“因為舊系統(tǒng)和新系統(tǒng)并存，一家酒店與另一家酒店的系統(tǒng)也各不相同，因此你要決定的重要問題是：在有炸彈恐嚇時，是否會有策劃人或者安保人員來疏散人群？”

        米斯爾的竅門還包括：要準備一份與會者疏散單。單子上包括在緊急事件發(fā)生時，與會者應該去哪兒；為與會者的家人或朋友建立緊急事件聯(lián)系電話；查明緊急事件管理主管在會議地點的位置，他會有重要的聯(lián)絡信息，比如紅十字會，緊急運送服務的聯(lián)系方式等。他警告說“如果事先沒有這些信息，緊急事件發(fā)生時就會一片混亂。”

      所以，一場圓滿的會議應該要有一個圓滿的策劃，如果想法策劃都錯了，執(zhí)行力越到位，就越南轅北轍，事與愿違，希望對大家能有所幫助。