摘要：資料的發(fā)放不像我們看的那么簡單，其實(shí)也有很多細(xì)節(jié)需要注意的。如何正確合理的發(fā)放資料也是很重要的，也有可能影響到會(huì)議的成功舉辦，杭州伍方會(huì)議服務(wù)就一些自身的例子，總結(jié)了以下要點(diǎn)。

首先我們必須了解什么是會(huì)議活動(dòng)資料發(fā)放服務(wù)。會(huì)議資料處理服務(wù)是指會(huì)展活動(dòng)過程中，對所需的文字或電子文件資料進(jìn)行復(fù)制、裝訂、裝袋、分發(fā)等服務(wù)；還包括會(huì)議過程中，對提案和議案的整理、分類和報(bào)送等服務(wù)；有時(shí)還包括編輯、印制會(huì)展簡報(bào)和整理會(huì)議論文的工作。通常，會(huì)展活動(dòng)的主辦方會(huì)根據(jù)場館方的能力和綜合素質(zhì)選擇服務(wù)內(nèi)容．部分資料處理服務(wù)可能會(huì)由他們自己完成。

其次是必須了解會(huì)議活動(dòng)資料包含哪些。會(huì)議活動(dòng)的文件資料包括會(huì)議安排時(shí)間表、會(huì)議簡介、會(huì)議發(fā)言人演講資料，相關(guān)的參考文獻(xiàn)或書籍、記錄簿等；展覽活動(dòng)的文件資料主要包括展覽會(huì)刊以及展會(huì)光盤、展覽注意事項(xiàng)、參加企業(yè)名錄冊(簿)、一些贊助單位或參展商廣告資料等，有些資料袋中還裝有小禮品等其他物品。                  

最后就是文件的發(fā)放了。文件資料的發(fā)放工作看似簡單，但之前也必須做好充分的準(zhǔn)備。首先要確定文件資料發(fā)放對象，文件資料總需求是多少。不同的對象，文件資料袋中的內(nèi)容不同。如商業(yè)性展覽活動(dòng)中，分發(fā)給參展商和采購商的資料就有所不同：參展商的資料主要包括展覽會(huì)刊以及會(huì)展光盤、參展注意事項(xiàng)、有關(guān)會(huì)展城市的旅游資料等；而分發(fā)給采購商的資料中則必須有參加會(huì)展企業(yè)的名錄(簿)、贊助單位或參展商廣告資料等。其次要根據(jù)文件資料分發(fā)對象的不同，將文件和資料分別裝入不同的文件袋中，不要遺漏，注意通過顏色或圖案將文件袋區(qū)分開來。最后在分發(fā)時(shí)要按照活動(dòng)參與者的身份予以發(fā)放，非發(fā)放對象索要資料袋時(shí)要禮貌拒絕。

以上幾點(diǎn)看似簡單，但是要做好，還是要下點(diǎn)功夫的，這點(diǎn)杭州伍方會(huì)議服務(wù)自身也是有體驗(yàn)的。 以上以上

文件資料的發(fā)放工作看似簡單，但之前須做充分的準(zhǔn)備。首先要確定文件資料發(fā)放對象，文件資料總需求是多少。不同的對象，文件資料袋中的內(nèi)容不同。如商業(yè)性展覽活動(dòng)中，分發(fā)給參展商和采購商的資料就有所不同：參展商的資料主要包括展覽會(huì)刊以及會(huì)展光盤、參展注意事項(xiàng)、有關(guān)會(huì)展城市的旅游資料等；而分發(fā)給采購商的資料中則必須有參加會(huì)展企業(yè)的名錄(簿)、贊助單位或參展商廣告資料等。其次要根據(jù)文件資料分發(fā)對象的不同，將文件和資料分別裝入不同的文件袋中，不要遺漏，注意通過顏色或圖案將文件袋區(qū)分開來。最后在分發(fā)時(shí)要按照活動(dòng)參與者的身份予以發(fā)放，非發(fā)放對象索要資料袋時(shí)要禮貌拒絕。