不論是酒店還是會(huì)議中心，往往存在各種形狀、布置、大小不一的會(huì)議室。會(huì)議經(jīng)理除考慮參會(huì)人數(shù)外，在會(huì)議室的選擇方面往往還要考慮以下方面：

1．會(huì)議的天數(shù)

大部分會(huì)議的會(huì)期在2～3天，一般較少超過(guò)5天(不包括短線旅游時(shí)間)。會(huì)期長(zhǎng)，會(huì)議場(chǎng)地面積要大些；會(huì)期短，會(huì)議場(chǎng)地面積稍小也不會(huì)引起人們煩躁。另外，若會(huì)議天數(shù)較多，如分組會(huì)議，可以適當(dāng)調(diào)換會(huì)議室，避免與會(huì)者對(duì)同一場(chǎng)地產(chǎn)生厭倦。

2．會(huì)議的類(lèi)型

不同類(lèi)型的會(huì)議對(duì)場(chǎng)地的要求也不同。講座型會(huì)議需要一個(gè)講臺(tái)，會(huì)議室的布置宜采用劇院式；討論會(huì)則可以采用圓桌式，使參會(huì)討論者能平等地參與討論，發(fā)表意見(jiàn)。

3．布置形式和出席人員

出席會(huì)議的人員數(shù)量和現(xiàn)場(chǎng)布置的形式對(duì)會(huì)議室的選擇有很大影響，劇院式的布置容納的出席人數(shù)最多，而U形結(jié)構(gòu)的容納人數(shù)較少。

4．對(duì)視聽(tīng)設(shè)備和講臺(tái)的要求

會(huì)議的演講者對(duì)于會(huì)場(chǎng)的視聽(tīng)設(shè)備會(huì)有特定的要求，如投影機(jī)、幻燈機(jī)、影碟機(jī)等。對(duì)于高級(jí)別的會(huì)議或電視電話會(huì)議，對(duì)視聽(tīng)設(shè)備和講臺(tái)的要求更高。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代化的會(huì)議系統(tǒng)越來(lái)越被廣泛利用。

5．來(lái)自外界的噪音干擾

在會(huì)議室的選擇上，還需考慮其他噪音的干擾，如會(huì)議不要選擇在音樂(lè)廳附近的會(huì)議室；培訓(xùn)性會(huì)議的會(huì)議室不要靠近人流量大的通道；董事會(huì)會(huì)議應(yīng)安排在比較僻靜的會(huì)議室。

6．避開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性團(tuán)體

所謂競(jìng)爭(zhēng)性團(tuán)體，是指在政治觀點(diǎn)、宗教信仰等方面有較大沖突的團(tuán)體，或者互為商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的企業(yè)。在安排會(huì)議室時(shí)應(yīng)將競(jìng)爭(zhēng)性團(tuán)體分在不同樓層，或者相距較遠(yuǎn)的兩個(gè)會(huì)議室，以避免發(fā)生不必要的糾紛。

7．其他事宜

對(duì)于一些有特殊要求的會(huì)議，如現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備演示會(huì)等，對(duì)會(huì)議場(chǎng)地的要求也較特殊，如地面承重，運(yùn)輸便利等。還有些會(huì)議，如歌舞晚會(huì)則對(duì)燈光、音響和舞臺(tái)有著獨(dú)特的要求。

參考資料：杭州伍方會(huì)議服務(wù)