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作為一種新的組織和管理模式，虛擬會展企業(yè)打破了會展的價(jià)值鏈結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)會展服務(wù)、參展商、顧客、物流等資源的重新組合和優(yōu)化，重構(gòu)了新的競爭優(yōu)勢，避免了資源浪費(fèi)。虛擬會展企業(yè)是在多個(gè)實(shí)體企業(yè)基礎(chǔ)上建立的企業(yè)合作體，因此如何有效地構(gòu)建這種合作體并保證虛擬會展企業(yè)的成功運(yùn)轉(zhuǎn)，以及如何快速、有效地對虛擬會展企業(yè)組織運(yùn)營進(jìn)行控制就成為虛擬會展企業(yè)有效管理亟待解決的問題。
(1)虛擬會展企業(yè)構(gòu)建中的要素組合
①會展機(jī)會。對會展企業(yè)來說，會展的機(jī)會就是企業(yè)市場機(jī)遇，會展機(jī)會有來自于政府的政策導(dǎo)向，也有來自于市場需求，不同類型、不同規(guī)模的會展需要不同的會展組織和運(yùn)營商。會展機(jī)會具有時(shí)間性、約束性及效益風(fēng)險(xiǎn)性等特征，虛擬會展企業(yè)的構(gòu)建需要圍繞這些特點(diǎn)進(jìn)行。
②企業(yè)核心能力。核心能力是企業(yè)各種市場競爭力的和諧組合，是響應(yīng)機(jī)遇、參與競爭所依賴的能力。核心能力原則是虛擬會展企業(yè)選擇合作企業(yè)的第一原則，只有擁有所需核心能力的企業(yè)才有可能成為組成合適的虛擬會展企業(yè)。因此，在虛擬會展企業(yè)建立過程中，需要對各個(gè)企業(yè)的核心能力進(jìn)行分析識別。
③非核心企業(yè)的選擇。虛擬會展企業(yè)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)間的動態(tài)集成。一般地，虛擬會展企業(yè)是由核心企業(yè)和非核心企業(yè)構(gòu)成的。抓住會展機(jī)會并擁有會展主辦權(quán)利的企業(yè)為核心企業(yè)，共參與會展經(jīng)營的企業(yè)為職能企業(yè)或者輔助企業(yè)。非核心企業(yè)的選擇是建立虛擬企業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，它直接關(guān)系到虛擬會展企業(yè)最終的成敗。在選擇組成虛擬企業(yè)的非核心企業(yè)時(shí)，除了考慮這些企業(yè)自身擁有的核心資源之外，還需要考慮其與核心企業(yè)資源之間的匹配性，要求企業(yè)之問要有良好的通訊連通性和跨組織參與性。同時(shí)，企業(yè)自身的組織及過程應(yīng)具備一定的再配置能力(Reconfigurable)、可重用能力(Reusable)和可升級能力(Scalable)。
④企業(yè)重構(gòu)能力。這里的企業(yè)重構(gòu)是會展核心企業(yè)和非核心企業(yè)為適應(yīng)虛擬會展企業(yè)快速響應(yīng)機(jī)遇的要求對自身過程及組織的再設(shè)計(jì)。與一般意義上的BPR(Business Process Reengineering)不同，它主要指實(shí)現(xiàn)合作企業(yè)服務(wù)產(chǎn)出過程重構(gòu)和合作企業(yè)資源的重新有效配置，從而保證虛擬會展企業(yè)贏得迅速變化的市場競爭。在此，服務(wù)產(chǎn)出過程重構(gòu)和資源重新配置能力是判斷合作企業(yè)能否人選虛擬會展企業(yè)及人選后能否實(shí)現(xiàn)機(jī)遇目標(biāo)的重要依據(jù)。
⑤組織運(yùn)行模式。虛擬會展企業(yè)的基礎(chǔ)是動態(tài)的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，它具有可重構(gòu)、可重用、可擴(kuò)充性。核心企業(yè)和職能企業(yè)組成虛擬會展企業(yè)的宏觀、高層的組織結(jié)構(gòu)，其他的輔助企業(yè)根據(jù)需要以多種方式參與虛擬企業(yè)，它們之間組成一個(gè)個(gè)團(tuán)隊(duì)。虛擬會展企業(yè)的成員根據(jù)諸如“動態(tài)合同”等協(xié)議，并通過信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系在一起。
(2)虛擬會展企業(yè)的構(gòu)建五個(gè)階段
在上述分析的基礎(chǔ)上，我們將虛擬企業(yè)構(gòu)建過程分解為確定會展虛擬企業(yè)需求、職能層企業(yè)的選擇與虛擬會展企業(yè)初步建立、輔助層企業(yè)的選擇與虛擬會展企業(yè)總體構(gòu)建、虛擬會展企業(yè)組織內(nèi)部鏈接設(shè)計(jì)和虛擬會展企業(yè)運(yùn)行反饋五個(gè)階段，虛擬會展企業(yè)構(gòu)建流程如圖2-2所示。
①確定虛擬會展企業(yè)需求。這個(gè)階段主要是根據(jù)虛擬會展企業(yè)掌握的會展機(jī)會，充分分析會展企業(yè)的自身資源能力，衡量會展企業(yè)和會展機(jī)會之間的差距，尋找需要加以補(bǔ)充的“短板”，確定虛擬會展企業(yè)的規(guī)模。
②職能層企業(yè)的選擇與虛擬會展企業(yè)初步建立。這個(gè)階段主要是根據(jù)虛擬會展企業(yè)需求進(jìn)行合作企業(yè)選擇，并開始構(gòu)建虛擬會展企業(yè)框架。合作企業(yè)選擇過程中應(yīng)遵循以下一般性原則。
a．核心能力原則。即要求組成會展虛擬合作的企業(yè)必須具有并能為虛擬會展企業(yè)貢獻(xiàn)自己的核心能力，為實(shí)現(xiàn)這一原則，首先需要對合作企業(yè)進(jìn)行核心能力的識別和評估。
b．總成本合算原則。即虛擬會展企業(yè)總的實(shí)際運(yùn)作成本(包含聯(lián)結(jié)成本)應(yīng)不大于個(gè)體獨(dú)立完成的全部所有內(nèi)部費(fèi)用之和。
C．敏捷性原則。即要求合作企業(yè)對來自虛擬會展企業(yè)核心或職能層之間的服務(wù)請求，具有快速的反應(yīng)能力。
d．風(fēng)險(xiǎn)最小化原則。即選擇正確的合作企業(yè)以在最大限度上回避或減少虛擬會展企業(yè)整體運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)以上原則，合作企業(yè)選擇過程可以描述為一個(gè)多目標(biāo)優(yōu)化問題，并可以采用相應(yīng)的方法加以求解。
③輔助層企業(yè)的選擇與虛擬會展企業(yè)總體構(gòu)建。輔助層企業(yè)的選擇應(yīng)注意以下原則。
a．層次一致原則：輔助層企業(yè)的規(guī)模和層次應(yīng)該與會展的規(guī)模和層次一致，高于會展的層次會增加額外的會展成本，低于會展的層次則會降低會展本身的質(zhì)量。
b．特色化原則：虛擬會展企業(yè)的輔助層選擇應(yīng)該有特色，從而成為會展服務(wù)的額外亮點(diǎn)。
C．內(nèi)容協(xié)調(diào)原則：輔助層企業(yè)的選擇應(yīng)該和會展本身的主題協(xié)調(diào)一致，能對會展起到烘托作用。
d．成本控制原則：虛擬會展企業(yè)的輔助層選擇應(yīng)在成本控制的前提下，不可無節(jié)制地?cái)U(kuò)大輔助層企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模，以免造成喧賓奪主，淡化會展本身影響力。
④虛擬會展企業(yè)組織內(nèi)部鏈接設(shè)計(jì)。這一階段主要是設(shè)計(jì)虛擬會展企業(yè)的內(nèi)部各伙伴企業(yè)之間的合作運(yùn)行模式。虛擬會展企業(yè)中的核心是實(shí)體會展企業(yè)，它具備虛擬會展企業(yè)最重要核心能力。由于會展企業(yè)可能在協(xié)調(diào)方面還有所欠缺，所以此時(shí)ASC或相似的項(xiàng)目協(xié)調(diào)委員會就開始發(fā)揮功能，負(fù)責(zé)虛擬會展企業(yè)內(nèi)的協(xié)調(diào)工作。在虛擬會展企業(yè)的微觀、底層上，可以按照會展產(chǎn)生的價(jià)值鏈過程進(jìn)行任務(wù)分解。虛擬會展企業(yè)可采用基于動態(tài)合同的運(yùn)行模式。動態(tài)合同包含利潤／風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)機(jī)制、檢查機(jī)制、激勵機(jī)制和清算機(jī)制。而為了保證合作企業(yè)間的協(xié)調(diào)通訊質(zhì)量和安全，建立硬件和軟件的標(biāo)準(zhǔn)體系和共同的通訊基礎(chǔ)也是必不可少的。
⑤虛擬會展企業(yè)運(yùn)行反饋。虛擬會展企業(yè)的成功需要考慮合作企業(yè)各伙伴之間的諸多差異，如企業(yè)文化差異、管理體系差異、信息系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)差異等。同時(shí)，核心能力的集成也不可能一步到位，所以在虛擬會展企業(yè)運(yùn)行的過程中仍然可能存在很多問題，組織運(yùn)行反饋的目的就是為了妥善解決這些問題。在此存在兩種可能：一種可能是選擇的職能企業(yè)達(dá)不到虛擬會展企業(yè)的要求，所以需要進(jìn)行合作企業(yè)的再重組甚至進(jìn)行合作企業(yè)的重新選擇。另一種可能是虛擬會展企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)或者運(yùn)行模式存在缺陷，需要進(jìn)行調(diào)整。
