會(huì)展管理包括會(huì)展流程管理、人力資源管理、展館及設(shè)施管理、物流管理、項(xiàng)目管理和會(huì)展風(fēng)險(xiǎn)管理。會(huì)展作為企業(yè)一種重要的營(yíng)銷方式，是企業(yè)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查、建立貿(mào)易聯(lián)系、宣傳產(chǎn)品的重要手段。但會(huì)展作為一個(gè)產(chǎn)業(yè)，其參與主體眾多，產(chǎn)業(yè)鏈復(fù)雜，任何會(huì)展的成功舉辦都需要每一個(gè)參與主體的密切配合，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)上的工作。因此，了解會(huì)展管理運(yùn)作的基本流程和每一個(gè)參與主體的基本職責(zé)是會(huì)展管理的首要前提。

從整個(gè)會(huì)展運(yùn)作流程上來(lái)看，大體上可以把會(huì)展歷程分為三個(gè)階段：會(huì)展前期準(zhǔn)備工作，會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作和會(huì)展后續(xù)工作。在會(huì)展流程的每一個(gè)階段，都是由組展商和參展商兩個(gè)主體相互作用共同推進(jìn)的。所以在每個(gè)階段，我們都以組展商和參展商兩個(gè)主體為線索，分別講述兩者在每個(gè)階段的管理流程和職責(zé)分工。

(1)展覽前期準(zhǔn)備工作

是展覽流程中的重中之重，它關(guān)系到展覽會(huì)的類型、規(guī)模、參展商以及專業(yè)觀眾的數(shù)量和質(zhì)量，是展覽成敗的關(guān)鍵。一般來(lái)說(shuō)，在會(huì)展前期準(zhǔn)備工作中，是由組展商或組展單位根據(jù)展出目標(biāo)、所掌握的資源情況以及行業(yè)特點(diǎn)和市場(chǎng)狀況等決定舉辦什么類型的展覽。展覽類型確定之后，組展商就可以運(yùn)用自身的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，以各種方式來(lái)招展，并盡可能地使參展商的質(zhì)量和數(shù)量符合所舉辦展會(huì)的檔次和規(guī)模。這是組展商的重要工作，同時(shí)也是會(huì)展業(yè)務(wù)流程中的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于參展商來(lái)說(shuō)，在會(huì)展前期準(zhǔn)備中最主要的工作也有兩項(xiàng)：一是根據(jù)自己的營(yíng)銷需要、市場(chǎng)條件、營(yíng)銷方式和內(nèi)部條件決定是否需要展覽這種營(yíng)銷方式，并根據(jù)展會(huì)性質(zhì)、知名度和展會(huì)的受眾對(duì)象來(lái)確定參加何種類型的展會(huì)和具體某個(gè)展會(huì)；二是在確定參加展會(huì)之后，加強(qiáng)對(duì)展會(huì)的宣傳，這是參展商能否在展會(huì)上獲得滿意展覽結(jié)果的關(guān)鍵因素。其實(shí)，在很多情況下，企業(yè)既是參展商，也是組展商，即企業(yè)根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)情況和發(fā)展戰(zhàn)略決定選擇會(huì)展這種營(yíng)銷方式，并通過(guò)各種關(guān)系和手段組織其他廠商參展，從而擴(kuò)大展覽的影響，并使展會(huì)能夠真正起到市場(chǎng)調(diào)研、貿(mào)易洽談的作用。這時(shí)，組展商和參展商是合二為一的。

(2)會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理工作

會(huì)展流程的重要環(huán)節(jié)，它是一個(gè)展會(huì)是否成功的直觀體現(xiàn)。即使會(huì)展前期準(zhǔn)備工作做得非常充分，但如果沒(méi)有一個(gè)好的現(xiàn)場(chǎng)管理，展會(huì)也不可能辦得成功。作為組展商來(lái)說(shuō)，其最終目的是在為參展商提供良好服務(wù)的同時(shí)使自己的利潤(rùn)最大化。而要為參展商提供良好服務(wù)就要處處為參展商著想，了解他們需要，比如為參展商提供合適的攤位、舉行盛大的開(kāi)幕式以擴(kuò)大展覽會(huì)的影響、選擇合適的承包商、提供各種運(yùn)輸、裝卸、設(shè)計(jì)、施工、餐飲等服務(wù)，提供必要的配套設(shè)備和良好的參展環(huán)境，對(duì)突發(fā)事件的及時(shí)處理等，而作為參展商，則是盡最大努力在展覽現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行推介、宣傳，從而能夠與更多的客戶建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行貿(mào)易洽談，實(shí)現(xiàn)展覽的最終目的。會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的關(guān)鍵因素在于人的管理和人力資源的分配使用，因此人力資源是否分配合理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的關(guān)鍵。

(3)會(huì)展后續(xù)工作

雖說(shuō)已在會(huì)展結(jié)束之后，但它的重要性絲毫不亞于會(huì)展的前期準(zhǔn)備工作和會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理，會(huì)展后續(xù)工作中所要做的評(píng)估工作以及收集信息和資料的工作都是一個(gè)成功展會(huì)的重要組成部分。許多展會(huì)之所以發(fā)展缺乏后勁，不能持續(xù)辦展與展會(huì)的組織者和參展商不重視會(huì)展后續(xù)工作有直接的關(guān)系。因此，無(wú)論對(duì)于組展商還是參展商都應(yīng)該非常重視會(huì)展后續(xù)工作，及時(shí)收集參展商和觀眾對(duì)所舉辦展會(huì)的評(píng)價(jià)，并將在展會(huì)上所建立起來(lái)的客戶關(guān)系及時(shí)建立數(shù)據(jù)厙，以便為以后的展會(huì)提供信息。理和人力資源的分配使用，因此人力資源是否分配合理，是否能把最適合的人才分配到最合適的崗位上，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性是會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)管理的關(guān)鍵。

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