一、記載會(huì)展信息

會(huì)展活動(dòng)是會(huì)議、展覽、節(jié)事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相互融合的產(chǎn)物，是人們交流和信息互動(dòng)的重要平臺(tái)，需要運(yùn)用會(huì)展文案來記錄信息，并在記錄的基礎(chǔ)上發(fā)布、溝通、交流和保存，發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)和歷史的效用。因此，會(huì)展文案的根本作用就是記載會(huì)展信息，其他的作用都是由此派生的。

二、 實(shí)施會(huì)展管理

會(huì)展作為一種以追求經(jīng)濟(jì)消息為主要目的，以市場(chǎng)化運(yùn)作提供社會(huì)化服務(wù)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，具有高度的組織性和前瞻性，任何一次會(huì)展活動(dòng)的成功舉行無不需要依靠一系列的會(huì)展文案才能完成策劃、立項(xiàng)、實(shí)施、總結(jié)等工作環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)展活動(dòng)流程的領(lǐng)導(dǎo)與管理。同事，會(huì)展記錄、會(huì)展簡(jiǎn)報(bào)等會(huì)展文案還向會(huì)展活動(dòng)的主辦機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)提供會(huì)展活動(dòng)的動(dòng)態(tài)信息，以便發(fā)現(xiàn)問題、分析趨勢(shì)、作出判斷、采取有效措施，保證會(huì)展活動(dòng)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

三、 保障會(huì)展服務(wù)

會(huì)展服務(wù)是指在會(huì)展舉辦過程中，由主辦方或承辦方以及其他服務(wù)商向與會(huì)者、參會(huì)者、客商、觀眾以及記者所提供的各項(xiàng)服務(wù)，服務(wù)的內(nèi)容包括策劃、信息、接待、翻譯、記錄、廣告、觀光、考察、禮儀、金融、布展、撤展、物流、通關(guān)等諸多方面。會(huì)展文案則提供各種會(huì)展服務(wù)的文本規(guī)劃，以便于參加對(duì)象了解有關(guān)會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)、主題、背景、方式、服務(wù)項(xiàng)目等重要信息，決定是否參會(huì)、參展，或者選擇自己需要的服務(wù)項(xiàng)目。

四、 促進(jìn)交流和溝通

會(huì)展是一種信息密集的交流活動(dòng)，會(huì)展文案則是促進(jìn)會(huì)展參加對(duì)象信息交流與溝通的媒介。會(huì)議議案、會(huì)展簡(jiǎn)報(bào)、大會(huì)報(bào)告、展品介紹等會(huì)展文案能使信息以最快的速度在參加對(duì)象之間相互交流，從而發(fā)揮溝通思想、交換意見、彌合分歧、促進(jìn)知識(shí)、協(xié)調(diào)關(guān)系、宣傳品牌、達(dá)成交易等作用。

五、 體現(xiàn)過程和成果

會(huì)展文案是會(huì)展活動(dòng)的縮影，既全面反映會(huì)展活動(dòng)的過程，又集中體現(xiàn)會(huì)展活動(dòng)的成果。比如，會(huì)議記錄、會(huì)談?dòng)涗浀任陌甘菍?duì)會(huì)展活動(dòng)真實(shí)情況的客觀記載；決定、決議、宣傳、意向書、協(xié)議書等文案，體現(xiàn)了會(huì)展活動(dòng)的成果，標(biāo)志著會(huì)展活動(dòng)取得了圓滿的成功。

六、 提供參考和利用

會(huì)展活動(dòng)中形成的各種文案，反映了會(huì)展管理過程以及相關(guān)組織參與會(huì)展活動(dòng)的情況。再起完成現(xiàn)實(shí)使命后，其中有保存價(jià)值的部分經(jīng)過立卷、歸檔，便轉(zhuǎn)化為檔案，稱為會(huì)展活動(dòng)的歷史見證，以供別人參考、研究和利用，為別人實(shí)施會(huì)展管理、舉辦會(huì)展活動(dòng)提供借鑒。

 參考資料：http://wenku.baidu.com/view/89ab508f6529647d272852a3.html