展覽公司自己擁有展覽場(chǎng)館的不多。因此，大多需要租用展覽場(chǎng)館舉辦展覽會(huì)。租用展覽場(chǎng)館需要簽訂合同。該合同一般須在對(duì)外公布展覽會(huì)舉辦信息和開始展位銷售之前簽訂。

在簽訂租館合同之前，展覽公司應(yīng)對(duì)展覽場(chǎng)館進(jìn)行全面的考察。

考察的重點(diǎn)是展覽場(chǎng)館的服務(wù)設(shè)施及服務(wù)能力，包括展覽場(chǎng)地是否適用、展品運(yùn)輸、儲(chǔ)存是否方便、標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、展品運(yùn)輸物流、展覽現(xiàn)場(chǎng)工作餐供應(yīng)是否自理、展覽現(xiàn)場(chǎng)水、電、汽源接駁是否方便、展覽現(xiàn)場(chǎng)接待參展報(bào)到和觀眾參觀的設(shè)施是否具備、展覽場(chǎng)館管理水平和員工素質(zhì)是否專業(yè)等方面。還應(yīng)考察展覽會(huì)展期的前后三個(gè)月內(nèi)有無相同題材的展覽會(huì)。

如果長(zhǎng)期在某一場(chǎng)館做展覽，簽訂合同前一般是不需要考察的。

經(jīng)過考察，如有意租用該展覽場(chǎng)館舉辦展覽會(huì)，則進(jìn)入商業(yè)談判環(huán)節(jié)。

租用展覽場(chǎng)館商的業(yè)談判，應(yīng)把握五個(gè)重點(diǎn)：

（1）確定展覽會(huì)的具體展期；

（2）確定展覽會(huì)所租用的展覽面積；

（3）確定所租用的展覽面積的租金標(biāo)準(zhǔn)；

（4）確定標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、展品運(yùn)輸物流、展覽現(xiàn)場(chǎng)工作餐供應(yīng)等服務(wù)的提供形式，如明確由展覽場(chǎng)館提供，則需要確定服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；

（5）確定展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)與展覽場(chǎng)館雙方的責(zé)任與義務(wù)，包括違反合同的處罰。

在商業(yè)談判中，展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)努力維護(hù)自身權(quán)益。這些權(quán)益具體包括：場(chǎng)租及服務(wù)費(fèi)價(jià)格是否合理；由展覽場(chǎng)館提供的服務(wù)（如標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、展品運(yùn)輸物流、展覽現(xiàn)場(chǎng)工作餐供應(yīng)等）是否達(dá)到舉辦要求；能否避免相同題材展覽會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)；能否爭(zhēng)取免費(fèi)的增值服務(wù)；能否爭(zhēng)取支付場(chǎng)租及服務(wù)費(fèi)的優(yōu)惠條件；能否在違反合同的處罰上爭(zhēng)取有利于自身的條款等等。

對(duì)于場(chǎng)租及服務(wù)費(fèi)價(jià)格是否合理的問題，首次在該展覽場(chǎng)館舉辦展覽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)，應(yīng)事先收集其他組織機(jī)構(gòu)在同一展覽場(chǎng)館場(chǎng)租及服務(wù)費(fèi)價(jià)格的信息，以免在信息不對(duì)稱的情況下接受不合理的價(jià)格。而經(jīng)常在該展覽場(chǎng)館舉辦展覽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)，則可根據(jù)過往經(jīng)驗(yàn)或雙方利益關(guān)聯(lián)程度，要求價(jià)格優(yōu)惠。

對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、展品運(yùn)輸物流、展覽現(xiàn)場(chǎng)工作餐供應(yīng)等問題，如協(xié)商由展覽場(chǎng)館提供，則需要逐一考察服務(wù)質(zhì)量并商洽價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。展覽場(chǎng)館如負(fù)責(zé)搭建標(biāo)準(zhǔn)展位，要了解其展架數(shù)量和質(zhì)量有無保證，其價(jià)格是否合適。如展覽場(chǎng)館不負(fù)責(zé)提供標(biāo)準(zhǔn)展位搭建、展品運(yùn)輸物流、展覽現(xiàn)場(chǎng)工作餐供應(yīng)等服務(wù)（或者不負(fù)責(zé)提供其中的某一、兩項(xiàng)），則展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)需要自行尋求其他服務(wù)商提供。

對(duì)于避免相同題材展覽會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的問題，按展覽業(yè)慣例，同一展覽場(chǎng)館不能在三個(gè)月內(nèi)接待兩個(gè)及其以上的同一題材的展覽會(huì)。展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)明確提出要求，并將此寫入租館合同，作為展覽場(chǎng)館的承諾。

對(duì)于爭(zhēng)取免費(fèi)的增值服務(wù)問題，一般指展覽場(chǎng)館對(duì)可收費(fèi)的附加服務(wù)項(xiàng)目同意免于收費(fèi)，如免收展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)中心的場(chǎng)租、免收布展期間夜間的延時(shí)加班費(fèi)、免收展覽會(huì)主會(huì)標(biāo)語制作費(fèi)等。

對(duì)于爭(zhēng)取支付場(chǎng)租及服務(wù)費(fèi)優(yōu)惠條件的問題，主要指支付場(chǎng)租的訂金數(shù)額較少、支付場(chǎng)租的時(shí)間較為寬松，以及相關(guān)服務(wù)費(fèi)的價(jià)格較為便宜等。

總之，由于場(chǎng)租及相關(guān)服務(wù)費(fèi)在展覽會(huì)經(jīng)營(yíng)性成本中所占比例較大，展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)應(yīng)力爭(zhēng)使其相對(duì)便宜，或更加有利于自己。就商業(yè)關(guān)系而言，展覽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)是展覽場(chǎng)館的客戶，在談判中具有較為有利的地位，尤其是在展覽場(chǎng)館較多的城市、以及展覽市場(chǎng)偏冷的地方。

但實(shí)際情況是，展覽市場(chǎng)興旺的地方，如中國東部地區(qū)的大城市，尤其是北京、上海、廣州三市，其展覽場(chǎng)館的年利用率高達(dá)85%以上，其大型展覽場(chǎng)館如北京國際展覽中心、上海國際展覽中心、廣州進(jìn)出口交易會(huì)展覽館，已被各種展覽會(huì)排滿展期，因而，這些地方的大型展覽場(chǎng)館在商業(yè)談判中，往往處于強(qiáng)勢(shì)地位。對(duì)于展覽會(huì)的組織機(jī)構(gòu)而言，在與這些地方大型展覽場(chǎng)館的商業(yè)談判中，獲得較為理想的展期和較高質(zhì)量的服務(wù)，是主要議題。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/181c5b4469eae009581bec11.html