會(huì)務(wù)服務(wù)是什么？對(duì)于會(huì)議我們應(yīng)該不陌生，就算平時(shí)沒(méi)參加過(guò)，或多或少也聽(tīng)說(shuō)過(guò)，或則在我們所在的城市就會(huì)舉行大型會(huì)議活動(dòng)。會(huì)務(wù)服務(wù)一般是指“為各類(lèi)大、中型會(huì)議，展覽或團(tuán)隊(duì)活動(dòng)提供全程策劃執(zhí)行的一個(gè)綜合性服務(wù)項(xiàng)目。會(huì)務(wù)服務(wù)包括：會(huì)務(wù)旅游、會(huì)務(wù)設(shè)備租賃、會(huì)場(chǎng)搭建布置、演出服務(wù)、會(huì)務(wù)禮品、出國(guó)考察、拓展活動(dòng)、公共關(guān)系、會(huì)務(wù)策劃、禮儀服務(wù)”等眾多服務(wù)項(xiàng)目。在了解了會(huì)務(wù)服務(wù)的一些具體服務(wù)類(lèi)型之后，對(duì)于會(huì)務(wù)的具體流程是什么樣子的，涉及到哪些環(huán)節(jié)，以及一些具體的流程，想必大家還是沒(méi)有一個(gè)清晰的概念。下面杭州會(huì)務(wù)公司小編就給大家介紹一下會(huì)務(wù)的流程有哪些，主要會(huì)涉及到的會(huì)務(wù)環(huán)節(jié)及相應(yīng)流程，大家一起來(lái)看看吧！

 

會(huì)務(wù)流程

 

一、主要環(huán)節(jié)

總結(jié)我們提供會(huì)議服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，一般而言，會(huì)議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

1、策劃

提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮?huì)議回執(zhí)，我們過(guò)去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會(huì)議的基礎(chǔ)。

2、咨詢(xún)

在此階段，主辦方需求的了解，將與主辦方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會(huì)議型場(chǎng)地、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)議交通流程、接待流程等。

3、考察

在雙方進(jìn)一步取得互信后，會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频?、?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車(chē)輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

4、確定

這個(gè)確定的時(shí)間需要耐心與細(xì)致，得一一推敲設(shè)想出流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

5、執(zhí)行

嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿(mǎn)結(jié)束為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算

雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類(lèi)單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

 

二、會(huì)議的相應(yīng)流程

 

會(huì)前服務(wù)

1、與會(huì)議主辦方洽談。

2、提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車(chē)票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書(shū)給會(huì)議方。

3、派專(zhuān)人協(xié)助客戶(hù)實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂(lè)等相關(guān)方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

 

會(huì)中服務(wù)

1、會(huì)議接待：專(zhuān)人負(fù)責(zé)接機(jī)，車(chē)站的禮儀、火車(chē)站接站等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、紅毯等。

 

▲會(huì)議接待簽到處

2、會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。

3、會(huì)議場(chǎng)所：專(zhuān)人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

 

▲會(huì)場(chǎng)燈光調(diào)試

4、會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢(xún)問(wèn)是否有特殊要求。

5、會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（少數(shù)民族）的確認(rèn)。

6、會(huì)議旅游：旅游線(xiàn)路行程、用車(chē)、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。

7、會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。

8、會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

 

▲會(huì)議代表合影留念

 

會(huì)后服務(wù)

1、活動(dòng)結(jié)束后的撤場(chǎng)流程

2、會(huì)后的嘉賓旅行及吉他行程

3、活動(dòng)結(jié)帳：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，專(zhuān)人與客戶(hù)進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳

4、客戶(hù)資料收集回訪(fǎng)：會(huì)議后的資料收集，根據(jù)客戶(hù)要求制作會(huì)議通訊錄或花名冊(cè)。

5、會(huì)后總結(jié)

6、復(fù)盤(pán)