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展覽會是一個系統(tǒng)工程，從組展到展品運(yùn)輸，再到展臺搭建，直到展覽本身，環(huán)環(huán)相扣，任何一環(huán)脫節(jié)，展會便無法順利進(jìn)行。在整個展覽流程中，展覽運(yùn)輸是一個打前戰(zhàn)的工作。
運(yùn)前：事無巨細(xì)做準(zhǔn)備
一些大型展覽會，組展商通常會指定一個運(yùn)輸商作為其展覽會的運(yùn)輸代理。品牌展覽會指定的往往也是服務(wù)好、信譽(yù)佳的運(yùn)輸商。一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。國際展商通常由一些國際性的運(yùn)輸公司代理運(yùn)輸。組展商申請展會批文在海關(guān)備案時，會同時將運(yùn)輸代理在海關(guān)備案。組展商委托了哪家運(yùn)輸公司，海關(guān)才受理哪家公司的報關(guān)業(yè)務(wù)。
將貨物詳情告訴運(yùn)輸商
參展商在確定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運(yùn)輸公司做展覽會的運(yùn)輸代理。參展商也可以主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司來做運(yùn)輸業(yè)務(wù)。與此同時，運(yùn)輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡(luò)，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項(xiàng)目列出，參展商應(yīng)該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。要將貨物的詳細(xì)情況告訴運(yùn)輸商，比如有沒有超長、超大型的和特別要求的貨物。
包裝箱的標(biāo)簽要細(xì)致入微
在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝一定要做到細(xì)致入微，要在貨物的包裝箱上將標(biāo)簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細(xì)節(jié)都要寫清楚。
這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運(yùn)輸。比如北京國際展覽中心很大，經(jīng)常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運(yùn)輸商就不知道該將展品送到哪個館。
企業(yè)名稱和日期也應(yīng)明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會遇到這樣的情況，企業(yè)找的運(yùn)輸商常常為了壓低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去。展品經(jīng)常會被幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運(yùn)輸實(shí)力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標(biāo)簽上公司名稱不清楚，展覽會的運(yùn)輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運(yùn)輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運(yùn)輸時標(biāo)簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進(jìn)錯場館的情況。
一些大件設(shè)備，比如紡織機(jī)械等，基本都是大廠商生產(chǎn)的，他們參展通常會自己派車將貨物運(yùn)到展覽會。如果不是自己運(yùn)輸，展品包裝外的標(biāo)識更要全面。這些方面，歐美國家比較規(guī)范。比如在較大設(shè)備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣，展品進(jìn)場時工人搬運(yùn)操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標(biāo)志。如果展品不能倒放，也應(yīng)該標(biāo)明清楚。因?yàn)樵诤娇者\(yùn)輸貨物進(jìn)不去艙門時，運(yùn)輸人員如果看到不能倒放的標(biāo)志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機(jī)或者采取其他的運(yùn)輸方式。
國際展商不能隨意選擇運(yùn)輸商
一個展覽會有國際展商，也有國內(nèi)展商。一些國際性的運(yùn)輸公司，國際展商通常由其代理去與其聯(lián)絡(luò)。國際展商雖然可以選擇運(yùn)輸商，但需要注意的是：對于普通商品來說，參展商可以任意選擇一個運(yùn)輸公司來承運(yùn)，但是對屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品的運(yùn)輸，則不是任何公司都能被選擇的。按海關(guān)的規(guī)定，展品進(jìn)來時暫時不收稅，因?yàn)檎褂[會閉幕后還要出境，在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨不會在國內(nèi)隨便賣掉，產(chǎn)生一些逃稅問題。而在眾多運(yùn)輸公司中，目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運(yùn)輸?shù)臉I(yè)務(wù)。因此，海外參展商在參加展會時要特別注意這個問題。
