試想在一個沒有會議的世界里，你再也不會忍受某部門經(jīng)理邊用手指叩桌子，邊為預算問題激昂陳詞２０分鐘；也不用因為毫無收獲的會議沒完沒了，你不得不熬夜加班干活；更無須為被迫參加與己無關的會議而生悶氣。盡管我們如此抱怨會議，我們還是不能馬上撇棄會議。畢竟通過會議，我們可以解決問題，醞釀良策，分享信息和做出重大決策。沒有會議，我們的工作就會陷入停頓。
3M Meeting Network（編者譯：3M會議網(wǎng)絡公司）的調查表明了會議的 3個主要趨勢：
如今會議空前頻繁。由于企業(yè)的決策權下放更多，人們意識到做好決策需要同事提供信息，而會議則不失為達此目的的上策。
會議越來越強調協(xié)作。“工作”會議注重協(xié)作和反饋，而不是單向地傳達信息。在所有會議中，這種會議所占比例越來越高。
會議經(jīng)常包括遠程參與者。１０年前，名副其實的全球企業(yè)少而又少，幾乎沒人聽說過遠程通訊，更沒參加過遠程會議。而今形勢大變，多數(shù)人參加會議時，會發(fā)現(xiàn)經(jīng)常會有人用電話或視頻方式參加會議。
選擇眾多
上述趨勢說明，未來的會議成功與否，一定程度上取決于會議中技術的應用。3M會議網(wǎng)絡公司經(jīng)理Michael Begeman（貝格曼）認為，現(xiàn)在有很多技術可用于開會。
為了理清各種技術選擇，貝格曼設計了一個矩陣，將各種會議室技術與其最適用的會議類型一一匹配起來。貝格曼說，“多數(shù)人認為開會就是開會。這個矩陣會給大家一些不同的啟發(fā)。”
這種矩陣將信息傳達型會議與協(xié)作型會議區(qū)分開來。前者旨在向人們報告信息，后者則強調腦力激蕩，達成共識并做出決策。同時它也將本地會議和遠程會議區(qū)分開來。
“人們可以根據(jù)矩陣圖來分配會議室設備的花費，”貝格曼說，“如果會議內容的８０％是做報告，就應該用幾臺多媒體投影儀。如果８０％的內容是與不同地點的與會人員進行遠程討論，那就該花錢買數(shù)據(jù)會議工具。”
傳統(tǒng)的白板和掛圖是協(xié)作型會議中兩種最常用的工具。盡管它們的作用巨大，但傳統(tǒng)白板存在一個致命缺陷。你很快就會寫滿它，想要繼續(xù)的話，必須要等人們把上面的內容抄下來，否則擦掉后上面講的信息全部丟失。
而電子白板可以省卻煩瑣的抄寫任務，讓你按著會議的節(jié)奏順利進行下去。而且，電子白板因型號的不同，可以將白板上的筆記當場打印或在旁邊的電腦中存檔，以便以后打印和分發(fā)。在所有的會議室高科技工具中，電子白板應屬于最實用、最方便的工具。
增加的功能
盡管協(xié)作型會議工具日顯重要，但仍將有很多會議要你去講故事，以說服或啟發(fā)聽眾。
貝格曼指出，在這些會議中使用視覺輔助設備，聽眾則能記住更多的信息。“你應隨時利用視覺輔助工具，而不光是站著說話”。
這類工具包括簡單的講義、錄像帶、投影膠片、35毫米幻燈片，或電腦多媒體演示，用投影儀或大屏幕顯示。但這些技術并非都適用于每次會議或每個演講者。
“技術應能增強演講人的信心，而不能讓他感到緊張不安，”貝格曼說，“如果利用技術的效果適得其反，那就得不償失。”
缺少技術的話，要舉行遠程會議難如登天。對于小規(guī)模協(xié)作型會議，使用電話和視頻會議系統(tǒng)是最常見的選擇。其中尤以電話會議最常用，因為電話會議系統(tǒng)使用簡便，且成本較低。最新的電話會議系統(tǒng)還能達到讓遠程會議參加者如臨其境的效果。
不過視頻會議系統(tǒng)另有一個重要功能，那就是能讓與會人員看到非言語信息。它還能加快決策過程。如果與會者需要建立某種聯(lián)系，或處理沖突或爭議時，面對面的視頻會議便顯得價值無比。
主要衡量標準
多媒體投影儀、視頻會議系統(tǒng)等會議設備意味著巨額投資。所以要避免它們成為華而不實的裝飾品，惟一方法就是謹慎規(guī)劃和產(chǎn)品研究。
3M公司有一種試驗標準，可以檢測會議室工具是否合用。這種標準就是 技術必須簡單實用。
“Cyber Meeting: How to Link People and Technology in Your Organization”（網(wǎng)絡會議：企業(yè)中人和技術的聯(lián)系）一書的作者之一James Creighton（克雷頓）則更進一步，他認為，會議室技術只有在發(fā)展到象電話或投影儀一樣人們可以隨意使用時，才能被人們廣為接受。
“我們的一位朋友曾為一家日本公司設計了一間未來會議室，”他回憶道，“每個座位前面的桌子上都安有一部電腦。每個人都有一支紅外線筆，可以在自己的位子上往白板上寫字。但當大家真的很激動時，就會抓著水筆跑到白板或卡片薄前寫個不停。原因是他們根本忘記了技術的存在，一心只在想點子。”
會議顧問、主持人和演說家Jana Kemp（凱潔娜）補充說，會議室技術的一個最大誤區(qū)就是裝備的技術超出自己的需要。
她的建議是：“使用能幫你達到會議目的的工具，數(shù)量不在多，只需必要的工具就可以。”
克雷頓補充說，“如果連如何開會的基本培訓都沒參加過，就斥巨資購置這些技術，那是非常愚蠢的。”
我們正進入一個協(xié)作型會議的時代。正如Breakthrough Business Meetings（商務會議突破）一書的作者Robert Levasseur（萊弗索）所說，“技術本身力量無比，但如果人們不懂如何召開協(xié)作型會議，也不會給他們帶來多大益處。”
原文摘自 Presentations雜志，１９９８年７月號。Bill Communications, Inc.公司１９９８年登記版權。沈浩云譯。
作者Jon Hanke是Presentations雜志的高級編輯。
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