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會議簽到

參加會議人員在進入會場一般要簽到，會議簽到是為了及時、準確地統(tǒng)計到會人數(shù)，便于安排會議工作。有些會議只有達到一定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席也是會中任務的重要內容之一。會議簽到一般以下幾種方法：

1.簿式簽到

與會人員在會議工作人員預先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內容一般有姓名、職務、所代表的單位等，與會人員必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議，參加會議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。

2.證卡簽到

會議工作員將印好的簽到證事先發(fā)給每們與會人員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證瞳交給會議工作人員，表示到會。其優(yōu)點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。

3.會議工作人員代為簽到

會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規(guī)定的記號表示。例如：“√”表示到會，用“×”表示缺席，用“0”表示請假等。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會議工作人員必須認識絕大部分與會人員，所以這種方法只適宜于小型會議和一些常規(guī)性會議。對于一些大型會議，與會人員很多，會議工作人員不能認識大部分人，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜采用這種方法。

4.座次表簽到方法

會議工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會人員姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印制座次表，與會人員座次安排要求有一定規(guī)律，如從×號到號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便于與會者查找自己的座次號。采用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己的座次號。采用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時就知道了自己座位的排數(shù)和座號，起到引導的效果。

5.電腦簽到

電腦簽到快速、準確、簡便，參加會議的人員進入會場時，只要把特制的卡片放到簽到機內，簽到機就將與會人員的姓名、號碼傳到中心，與會者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘即辦完，將簽到卡退還本人，參加會議人員到會結果由計算機準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都是采用電腦簽到。

會場服務

會場服務是保證會議順利進行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，會場服務工作內容很多，一般包括以下幾點：

1.引導座位

大多數(shù)會議，與會者的座位都是事先安排的，與會者應該對號入座，或者將會場劃分為若干部分，以部門為單位集中就座。參加會議的人員事先可能不熟悉會場，因此，會議工作人員要引導座位。這樣，既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參加會議的人數(shù)也很多，更需要引導座位。為減輕會議工作人員的負擔，可以采用印刷“座次表”，在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導與會者順利地找到自己的座次。

2.分發(fā)會議文件的材料

會議中所需要的文件材料，會議工作人員應及時、準確地分發(fā)到每位與會者手中。分發(fā)會議文件和材料有兩種形式。會前分發(fā)文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者，也可以在開會之前按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。會中分發(fā)文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

3.內外聯(lián)系、傳遞信息

會議進行中，不是與外界隔絕的，需要會議工作人員進行內外聯(lián)系，傳遞信息。如有關部門的緊急情況要轉達與會者，傳遞信件、電報、接電話等。在內外聯(lián)系、傳遞信息中，會議工作人員應該注意會議內容的保密，任何保密的會議內容不可泄露出去。

4.維持會場秩序

如制止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點安全。會議進行時如發(fā)生混亂，會議工作人員要及時制作和調停。特別是重要的密級較高的會議，防止在混亂中發(fā)生意外情況。

5.處理臨時交辦事項

會議進程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時變動，會議工作人員應及時向領導請示，并對領導的指示采取應急措施，妥善處理。

6.其他服務工作

及時準備好會議期間所需的物品，如筆、墨、紙張等。保證會場光線，保持會場清潔衛(wèi)生，會場攝影留念等等。時間較長的會議還要準備好茶水。 

會議提案改善方案

第一條為激勵各單位主管踴躍提供其有利于營運改進的意見，借此提高經營的效率，并使會議能達成一致意見，避免會而不議，議而不決，決而不行的弊病，特定本方案。

第二條 提案建議書，其內容如下：1.有關管理改進事項。2.提案規(guī)章的修訂。3.有關制造技術及品質的改良，操作方法或程序及機械配置的改進事項。4.有關設備的設計或修改事項。5.有關新產品的創(chuàng)意或包裝的改良事項。6.有關成本的減低事項。7.有關物料的節(jié)省及廢料的利用事項。8.有關工廠安全或機械、工具的保養(yǎng)事項。9.部門間的協(xié)調事項。10.有關業(yè)務的調整方案。11.其他有利于本公司改革發(fā)展事項。

第三條 提案手續(xù)如下：1.應使用的規(guī)定提案建議書用紙(略)。2.提案建議書記載下列事項：(1)提案人。(2)所屬單位。(3)案由。(4)具體內容說明(必要時添附改善前后的數(shù)值比較、圖片或說明資料)。(5)研議事項(由總經理填寫)。

第四條 為順利處理提案，請照規(guī)定時間送達總經理室以便匯編處理。

第五條 本方案經呈準后通知實施，修改時亦同。

構思、制定完善的會議計劃

明確職責任務：會議有多種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計劃。制訂完善的會議計劃確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議預期目標。會議主持人簽署之后，送交其他與會者。  

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/6859ba1ca76e58fafab003a6.html