會(huì)議質(zhì)量的高低主要取決于下列因素：會(huì)議的召開是否必要；召集會(huì)議的單位是否具備必要的行政權(quán)力；會(huì)議準(zhǔn)備是否充分；與會(huì)人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息交流；會(huì)議期間能否排除各種相關(guān)的干擾；主持人、與會(huì)者的學(xué)識(shí)、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、心理狀態(tài)等條件；環(huán)境衛(wèi)生條件；技術(shù)設(shè)備條件；議程是否合理科學(xué)；對會(huì)議決議的執(zhí)行是否實(shí)施有效的監(jiān)督等。
要做好會(huì)議的質(zhì)量控制，應(yīng)該注意下列幾個(gè)方面的問題。
1．注意會(huì)議的人員構(gòu)成
與會(huì)者應(yīng)組成合理的知識(shí)和智能結(jié)構(gòu)。據(jù)說有這樣一件事：一家大公司決策層開會(huì)討論一些事情，第一個(gè)議題是關(guān)于購買一項(xiàng)新技術(shù)的事，由于大部分人對這項(xiàng)技術(shù)根本不懂，聽了職能部門的匯報(bào)后，只有一個(gè)人提出價(jià)格高了些，別人都不發(fā)言，這個(gè)議題只好不了了之。第二個(gè)議題是討論公司遷址問題，大家發(fā)言異常踴躍，氣氛非常熱烈，討論效果很好，提出了不少積極的建議。兩個(gè)議題討論的不同結(jié)果說明：會(huì)議成員的群體結(jié)構(gòu)對會(huì)議質(zhì)量影響很大。選擇與會(huì)人員應(yīng)多考慮那些具備相應(yīng)專長、有能力發(fā)表見解的人。
2．嚴(yán)格控制參加會(huì)議的人數(shù)
會(huì)議效率與參加會(huì)議人員的數(shù)量成反比，即在實(shí)現(xiàn)相同的會(huì)議效果的前提下，參加會(huì)議的人越少，會(huì)議效率就越高，所以開會(huì)往往不是規(guī)模越大越好。人員增多，不僅表現(xiàn)為會(huì)議效率降低，而且必然帶來溝通的困難和協(xié)調(diào)的問題。所以會(huì)議人數(shù)應(yīng)盡量控制在能有效交流信息，并形成有效決議的限度內(nèi)。
3．不開可開可不開的會(huì)
要樹立效率觀念，就應(yīng)該在處理每個(gè)會(huì)的時(shí)候先來3個(gè)自問：一問能不能取消?可開可不開的會(huì)應(yīng)該堅(jiān)決不開。二問能不能與其他會(huì)合并起來開?合并將意味著時(shí)間的節(jié)省和效率的提高。三問能不能以更有效的途徑、更簡便的方法達(dá)到同樣的目的?遇事?lián)駜?yōu)是生活和工作中的一般常識(shí)。
4．做好充分的會(huì)前準(zhǔn)備
要做到讓大家有備而來，注意使每一位與會(huì)者在會(huì)前明確會(huì)議的目的、議題和要求，掌握有關(guān)的文件材料，并做好發(fā)言的準(zhǔn)備，不開“空手會(huì)”、無準(zhǔn)備之會(huì)或準(zhǔn)備不足之會(huì)。倉促行事是最容易出問題的。
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