開展一個(gè)電話會(huì)議就猶如開展任何其他會(huì)議一樣，除非你不能看到有人準(zhǔn)備發(fā)言。你不能分辨會(huì)議是否開展順利。你不能依賴于肢體語言來溝通投入方式，也不能夠閱讀其他人的肢體語言。你實(shí)際需要的是你日常的領(lǐng)導(dǎo)模式，略微帶一點(diǎn)額外的注意。
如果你平時(shí)比較隨心所欲，請(qǐng)比平時(shí)多一些專注。如果你平時(shí)陽光開朗，請(qǐng)多一些沉穩(wěn)冷靜。如果你通常傾向于詢問每位在場的人周末過得怎么樣，或許試著不做這些。事實(shí)上，你最好再也不做這個(gè)。為了整個(gè)電話會(huì)議的順利進(jìn)行，務(wù)必嚴(yán)格按照規(guī)定。
既然你需要嚴(yán)格按照規(guī)定，那么你就需要要求準(zhǔn)時(shí)。電話會(huì)議的第一條準(zhǔn)則就是準(zhǔn)時(shí)，特別是你是召集者時(shí)。例如，你需要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間接入。如果電話會(huì)議在2:30，你需要在2:29:52時(shí)在線。8秒的肖邦樂曲或者伊帕內(nèi)瑪?shù)墓媚飿非?，其他人將?huì)加入的同時(shí)你將會(huì)離線。電話會(huì)議中總會(huì)有某些人遲到。如果你遲到了，你必須打消對(duì)開始時(shí)間的可變性的肯定態(tài)度。你必須要保證準(zhǔn)時(shí)。
提前做一些準(zhǔn)備好的筆記將會(huì)有很大的幫助。當(dāng)然，不要照著你的筆記念。你很容易能夠辨別電話那頭是否在照著預(yù)備好的稿件念。照著念的話，語調(diào)不會(huì)跟上說話內(nèi)容的節(jié)奏。緊張的電臺(tái)呼叫員才會(huì)這樣做，CEO發(fā)布財(cái)務(wù)結(jié)果時(shí)才會(huì)這樣做，我六年級(jí)的女朋友跟我提分手時(shí)才會(huì)這樣做（她對(duì)此否認(rèn)，但我十分確定當(dāng)時(shí)確實(shí)如此）。你的筆記應(yīng)當(dāng)僅僅包含一些關(guān)鍵字和短語，應(yīng)當(dāng)類似于一份線路圖一樣，把你要說的話穿起來。
下一項(xiàng)你需要做的只是一件小事，不是什么大事。你需要做的是融入一個(gè)全新的人物角色。比如，一位新聞節(jié)目主播和該領(lǐng)域的記者們開一個(gè)圓桌會(huì)議。如果你不是召開會(huì)議的人，你必須融入一位通過衛(wèi)星連線和主播連線的記者的角色。同時(shí)還有其他記者加入。當(dāng)輪到你發(fā)表意見時(shí)，你必須要及時(shí)的接入和下線。
另一個(gè)重要的部分就是你必須要保持嚴(yán)肅。面對(duì)面的會(huì)議可以開很多玩笑，但是對(duì)于電話會(huì)議而言，玩笑卻開不得。由于電話會(huì)議的內(nèi)在形式，玩笑時(shí)間自然而然的要被禁止，因?yàn)殡娫挄?huì)議缺少面對(duì)面的會(huì)議能夠帶來的視覺和情感的感觸。沒有人能夠在電話會(huì)議中讀懂你的肢體語言，而肢體語言是幽默的很重要的一部分。每個(gè)與會(huì)者只是想完成已知的內(nèi)容。所以，不要開玩笑。
然后……絕對(duì)保持專注。當(dāng)我們參會(huì)時(shí)，我們要保證雙眼睜開，不要摳指甲，不要打哈欠，不要在桌子上用兩個(gè)指頭模仿Rockettes風(fēng)格的抬腿。（最后一個(gè)是在說我嗎？可能也就只有我會(huì)這樣做。）在電話會(huì)議時(shí)，這一切都是允許的，因?yàn)樗腥硕荚陔娫捘穷^。但是這樣的自由會(huì)讓我們沾沾自喜，讓人們跟不上會(huì)議的進(jìn)程，讓人們問一些沒有預(yù)備好答案的問題，使得舉辦者十分丟人，也不禮貌。注意要在電話會(huì)議中保持像一般的會(huì)議那樣的注意力。
盡力不要笑。我知道這聽上去像是一個(gè)很冷的建議，但是笑聲在電話會(huì)議中會(huì)聽著像是來自地獄的咆哮一般。偷偷笑一下無傷大雅，小聲笑一下也沒有問題，但是不要咯咯地大笑。
開對(duì)方玩笑同樣也不要出現(xiàn)在電話會(huì)議中，特別是超過三個(gè)人同時(shí)在線時(shí)。四種意見、但是毫無眼神交流的情況下，會(huì)議會(huì)顯得十分復(fù)雜，思維錯(cuò)亂。
不要隨意結(jié)束話題。當(dāng)你把話題帶入了一條死胡同，說出完結(jié)的話后，整個(gè)會(huì)議就將變?yōu)橐黄讌^(qū)。任何話都將讓會(huì)議停頓下來。電話會(huì)議需要發(fā)表意見、報(bào)告進(jìn)展、修改問題和游說他人，而不需要頭腦風(fēng)暴或者無事閑聊。所以，發(fā)表一些長的話題。當(dāng)其他人發(fā)表意見時(shí)，讓他/她擁有比你更長的準(zhǔn)備時(shí)間。不要打斷別人的發(fā)言。除非對(duì)方已經(jīng)說了太長時(shí)間，盡量讓他們暢抒己見。
電話會(huì)議應(yīng)當(dāng)是唯一能夠包含信息傳遞的方式。對(duì)于細(xì)節(jié)、玩笑、幽默和旁白多一些理解，否則它將會(huì)讓簡單的事情多一份不必要的困難。
聲音課程
過去十年有許許多多的關(guān)于肢體語言的研究。我們現(xiàn)在知道長時(shí)間的凝視給人有力、執(zhí)著、自信和智慧的印象。環(huán)抱雙手代表默守陳規(guī)，拒絕改變。從椅子上滑下來代表喪失興趣。這些在一般的會(huì)議中不能看出來結(jié)果。研究證明簡單通過肢體語言來試圖了解對(duì)方的想法是十分不可行的（這是另一篇專欄中寫的）。但是在電話會(huì)議中，這些蹤跡都全部消失了。
聲音的重要性一直被低估，但其實(shí)聲音在電話會(huì)議中十分重要。你聲音的質(zhì)量包括清晰度、音量和可信度。說話盡量帶著一點(diǎn)緊促的情緒。讓你的聲音領(lǐng)著會(huì)議盡可能多的按照你預(yù)想的進(jìn)行。用聲音彌補(bǔ)視覺上不能提供的情緒和內(nèi)容。
朋友，準(zhǔn)備好了嗎？
各位？
大家好？
很好，我們都已經(jīng)上線了。
你需要考慮的：
是否應(yīng)該召開電話會(huì)議？
是要講重要的事項(xiàng)嗎？
真的重要嗎？
真的，真的重要嗎？
真的我們所有三到七個(gè)人都必須嗎？
這次會(huì)議少于七個(gè)人嗎？
這次會(huì)議的目標(biāo)可以不通過頭腦風(fēng)暴實(shí)現(xiàn)嗎？
如果你的答案中有No出現(xiàn)，那么電話會(huì)議建議不要召開。
其它注意事項(xiàng)：
不要閑聊。一旦你卻確認(rèn)所有人都在線，立刻開門見山講業(yè)務(wù)。
永遠(yuǎn)在其他人講完話后等2秒鐘，確保意見的完整。
當(dāng)有質(zhì)疑時(shí)，不要提出自己的意見。
當(dāng)你發(fā)現(xiàn)和其他人交流時(shí)，如果你打算強(qiáng)硬回復(fù)或者忍讓，迅速結(jié)束對(duì)話。
如果你打算忍讓，立刻停止說話，讓其他人有時(shí)間準(zhǔn)備。
如果你打算強(qiáng)硬回復(fù)，那么強(qiáng)硬回復(fù)，并將他們拿下。
想象所有人都能看到你。像你和他們?cè)谕粋€(gè)房間一樣保持專注。
坐直坐正，留意說的每一個(gè)字。
你知道嗎？放松；這不是什么大事，只要留意就好。
好的，有點(diǎn)太放松了。稍微再坐正一點(diǎn)。
作者Ross McCammon是Esquire的資深編輯。他的書《與他人合作愉快》將會(huì)由Dutton于今年秋天出版。
400-0571-361
