舒乾文化系列
——煩惱
當(dāng)企業(yè)發(fā)展到二三百人時(shí)，企業(yè)的制度化建設(shè)基本上也會(huì)跟上。由于部門多，人員也多，盡管規(guī)章制度建立起來(lái)了，企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率卻慢了下來(lái)。為此，大會(huì)小會(huì)開了不少，三令五審，高層干部們費(fèi)勁了心思，但公司的運(yùn)轉(zhuǎn)效率卻并沒提高多少。
運(yùn)轉(zhuǎn)效率降低的主要原因主要有以下這幾個(gè)：
1、制度建設(shè)不完善。當(dāng)制度建設(shè)不完善時(shí)，沒事情時(shí)還好，一旦有事情，往往會(huì)出現(xiàn)相互扯皮的現(xiàn)象。部門內(nèi)部有，部門之間有，幾個(gè)部門相互推委的也有，如此，整個(gè)系統(tǒng)的效率自然降了下來(lái)。此外，制度建設(shè)不完善時(shí)，還會(huì)出現(xiàn)一種情況，具體事務(wù)時(shí)，無(wú)法確定責(zé)任人，自然就沒有職員關(guān)心，事情到高層領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注時(shí)，才能得到有效解決。
傳說(shuō)中的廁所下水道不通事故，經(jīng)過一個(gè)月的大小會(huì)議，依然得不到解決，正是這種表現(xiàn)的經(jīng)典。
2、職員相互不熟悉，溝通協(xié)調(diào)有障礙。公司大了后，各部門相應(yīng)的都制定了自己部門的行為操守，而在中國(guó)的經(jīng)濟(jì)企業(yè)界，向領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)是企業(yè)里通常的做法。除了相關(guān)對(duì)口單元，部門職員之間的走動(dòng)并不是很大，相互不熟悉是很普遍的事情。當(dāng)一件事情需要多部門協(xié)調(diào)時(shí)，往往需要多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)出面協(xié)調(diào)，或者更高層的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)協(xié)調(diào)，一旦出現(xiàn)某要害部門領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，事情往往無(wú)法得到及時(shí)解決。
3、體系推行緩慢，影響企業(yè)下步運(yùn)行。像汽車制造行業(yè)企業(yè)，在制度化建設(shè)完成后，往往會(huì)推行QS體系或ERP等相關(guān)管理體系。在體系推行過程中，因?yàn)槁殕T之間的不熟悉，在很多需要協(xié)調(diào)的事情上，往往出現(xiàn)很多周折。自然，體系的運(yùn)轉(zhuǎn)速度也不由自主的緩慢下來(lái)，嚴(yán)重影響了企業(yè)下一步的計(jì)劃。
4、精神面貌不足，職員企業(yè)形象差。由于各部門自行其事，各執(zhí)其法，各部門內(nèi)部的規(guī)章制度往往不盡相同，導(dǎo)致的部門職員精神面貌差異非常大。企業(yè)，是作為一個(gè)整體形象存在的，當(dāng)客人來(lái)到企業(yè)時(shí)，只要客人認(rèn)定一個(gè)部門的職員精神面貌不足，就會(huì)認(rèn)為整個(gè)企業(yè)的精神面貌不夠，這種評(píng)價(jià)與看法，對(duì)企業(yè)的生存是相當(dāng)不利的。
5、辦事拖拉，紀(jì)律性差。這種情況很是普遍，最常見的現(xiàn)象是，早已通知的會(huì)議，不但是職員，甚至干部，甚至總經(jīng)理、老板，都習(xí)慣性的遲到，開個(gè)會(huì)議本來(lái)定好10：30，拖到10：45開的，并非個(gè)例。
這些是企業(yè)里最常見的效率降低現(xiàn)象，并不僅僅是這些，還有很多現(xiàn)象，這里不一一列足。
怎么解決這些問題，提高企業(yè)的運(yùn)作效率呢？時(shí)碩科技無(wú)錫公司，這方面的作為，很是值得推廣。
——實(shí)例
每與朋友談?wù)摰揭陨蠁栴}時(shí)，我往往會(huì)將時(shí)碩科技的做法，說(shuō)給朋友聽。時(shí)碩科技的做法中，最重要的是把會(huì)議變成企業(yè)培訓(xùn)文化，使得會(huì)議變成了公司職員學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。時(shí)碩科技公司的會(huì)議，最重要的有兩種。
——體系運(yùn)行前的培訓(xùn)。
還沒有開展QS9000，公司各部門的骨干，就接到來(lái)自品質(zhì)部的通知，需要參加品質(zhì)部主導(dǎo)的QS體系的培訓(xùn)。公司每日例會(huì)上，廠領(lǐng)導(dǎo)特別提到，各部門的骨干干部和抽選職員，都需要參加培訓(xùn)，包括部門經(jīng)理，均需無(wú)條件服從。
——每日例會(huì)的素養(yǎng)培訓(xùn)。
最讓干部頭疼的，是公司每天舉行的半小時(shí)每日例會(huì)。即不管你手頭的工作是否完成，都必須參加每天中午前11：00的半小時(shí)統(tǒng)一會(huì)議，公司所有在廠干部以及各部門重要職員均需參加，干部不在的，需要指定代理人參加。每日例會(huì)的工作內(nèi)容是，各部門干部在例會(huì)上向其他部門干部，匯報(bào)上一天例會(huì)中事件處理的進(jìn)度，而手頭沒有任務(wù)、等待新任務(wù)分配的干部，也需列席參加。
——實(shí)例的推行
企業(yè)中，很多制度體系的推行，都是夭折在執(zhí)行過程中。要希望執(zhí)行過程中不發(fā)生問題，或者少發(fā)生問題，就需要認(rèn)真作好制度體系的推行工作。
不管策劃有多好，計(jì)劃有多妙，如果推行不力的話，再好的策劃、計(jì)劃也是零。
——品質(zhì)部主導(dǎo)的QS9000體系培訓(xùn)
一開始，品質(zhì)部給每位參加培訓(xùn)的同事都發(fā)了課程通知，一周兩次，共參加n課時(shí)，課程培訓(xùn)過程中進(jìn)行中期效果考試，課程培訓(xùn)結(jié)束也需要考試?？荚嚦煽?jī)優(yōu)異者，予以獎(jiǎng)勵(lì)，并負(fù)責(zé)部門內(nèi)部推行計(jì)劃；中期考試不及格的職員，會(huì)收到掛名警告，兩次考試均不及格的職員，則扣除績(jī)效點(diǎn)數(shù)。課程培訓(xùn)期間，參加培訓(xùn)的各部門骨干、職員，均需在各部門內(nèi)部開展類似的培訓(xùn)活動(dòng)，定期由其他部門干職員進(jìn)行監(jiān)督考核打分。
——每日例會(huì)的素養(yǎng)培訓(xùn)。
不管有事每事，均需列席參加的每日例會(huì)，成了每個(gè)參加例會(huì)成員最頭疼的事情。廠長(zhǎng)會(huì)遭到來(lái)自業(yè)務(wù)員的工作盤查，生產(chǎn)經(jīng)理會(huì)受到品檢巡查員的質(zhì)問。凡是工作，只要沒有完成，要么給個(gè)完成期限，要么給個(gè)理由。生產(chǎn)經(jīng)理事務(wù)是最多的，受到的詰難也是最多的，以至于生產(chǎn)經(jīng)理例會(huì)前，不得不將所有問題全部過問，以便在會(huì)議中回答各部門所提出的工作問題。
在每日例會(huì)中，有事沒事必須列席參加的干部，不得不聽廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、工程、品質(zhì)、物流等等部門的工作匯報(bào)，以至于所有參加例會(huì)的干部，都能夠準(zhǔn)確的說(shuō)出每個(gè)部門目前所處的工作狀態(tài)，也知道了各部門干職員最為關(guān)心的工作議題，也明白了，假如自己在生產(chǎn)部或其他部門擔(dān)任干部時(shí)，必須優(yōu)先處理的事故以及如何管理該部門。
生產(chǎn)課長(zhǎng)離職時(shí)，公司一紙內(nèi)部調(diào)令，把我從工程部直接調(diào)到生產(chǎn)部擔(dān)任干部，我也順理成章的把工作任務(wù)接下來(lái)。顯然，每日例會(huì)，功不可沒。
——其他培訓(xùn)文化。
還有其他的會(huì)議培訓(xùn)方式，比較常見采用的主要有：
——部門內(nèi)工作會(huì)議。這種國(guó)內(nèi)最常見的會(huì)議，也經(jīng)常被采納。最大的要求是，到點(diǎn)必須參加，以績(jī)效點(diǎn)數(shù)計(jì)算控制。
——無(wú)領(lǐng)導(dǎo)討論小組。這種會(huì)議討論，能夠最大限度的讓職員發(fā)言，也為國(guó)內(nèi)企業(yè)廣泛采納。
——部門內(nèi)學(xué)習(xí)會(huì)議。各部門并非所有時(shí)間段均忙碌，總有空閑的時(shí)候?？臻e的時(shí)間段內(nèi)，舉行部門內(nèi)部學(xué)習(xí)，以及進(jìn)行工作總結(jié)，這也是比較常見的做法。
——部門間交叉培訓(xùn)。這種培訓(xùn)方式，能夠讓工程人員最大限度的理解品質(zhì)部的工作意圖和流程，也能最大限度的讓品質(zhì)人員了解工程部門的工作。當(dāng)然，其他部門也是如此。
——效果
時(shí)碩科技無(wú)錫公司，在這方面的做法，效果是非常明顯的，主要表現(xiàn)在：
1、體系運(yùn)行無(wú)障礙。像QS體系的課程培訓(xùn)，明顯能夠讓QS體系在實(shí)際試運(yùn)行過程中，減少不必要的麻煩，使得體系的推行，得到了最大限度的安全保障。這樣，在預(yù)計(jì)時(shí)間段內(nèi)，體系的運(yùn)作能夠順利完成。
2、職員紀(jì)律有保障。每日例會(huì)和部門內(nèi)工作、學(xué)習(xí)會(huì)議，不管你在干什么，都得準(zhǔn)點(diǎn)參加，天長(zhǎng)日久，每位職員都曉得，會(huì)議是需要準(zhǔn)時(shí)參加的。長(zhǎng)期的固化效果，職員們往往都培養(yǎng)出準(zhǔn)時(shí)的習(xí)慣，當(dāng)然，這種習(xí)慣肯定能夠反映到實(shí)際工作中。
3、職員關(guān)系的融洽。多部門經(jīng)常性的交叉培訓(xùn)，讓各部門的干職員彼此熟悉了解，時(shí)間一久，大家都了解到對(duì)方的困難所在以及難點(diǎn)所在，彼此同理心，工作自然變得容易解決。
4、跨部門干部素養(yǎng)提升。在企業(yè)里，最為頭疼的是，一旦某崗位的人才流失，內(nèi)部沒有職員及時(shí)頂上來(lái)。每日例會(huì)的機(jī)制，讓更多的干部得到了全面的素養(yǎng)提升，也部分解決了企業(yè)人才流失的難題。
5、認(rèn)真而負(fù)責(zé)的精神。每日例會(huì)中沒有職別高低上的刁難，每位干部都明白，只有工作完成，才能避免當(dāng)眾出丑，做好本職工作才是解決的通途。
——難點(diǎn)
像這樣的會(huì)議組織，在國(guó)內(nèi)也是普遍采納的，但效果往往截然不同，主要的問題難點(diǎn)是：
1、領(lǐng)導(dǎo)不重視。最致命的因素，上梁不正，下梁也很難正起來(lái)。作為企業(yè)的高層干部，都無(wú)法表率工作時(shí)，就不應(yīng)該指望部屬做的更好。
領(lǐng)導(dǎo)，最重要的事情是，凡事做出表率來(lái)。最經(jīng)典的，以色列軍人干部的“跟我來(lái)”。
2、堅(jiān)持不下去。不管什么規(guī)章制度，一旦成為習(xí)慣，往往容易執(zhí)行。最忌諱的就是三天打魚兩天曬網(wǎng)，不形成制度化，不會(huì)產(chǎn)生好效果。
3、誰(shuí)都可以講。很多干部的官僚家長(zhǎng)作風(fēng)，讓部屬不敢高聲說(shuō)話，說(shuō)起來(lái)還沾沾自喜。如果是這樣，那么，低職別干部，是很難在會(huì)議中自在發(fā)揮的，自然起不到應(yīng)該的效果了。
——普及
會(huì)議，其實(shí)也是企業(yè)的一種文化。企業(yè)文化的形成，本身就是多種文化的融合。如何讓會(huì)議在企業(yè)發(fā)展過程中，起到最佳效果，是每個(gè)企業(yè)家、領(lǐng)導(dǎo)都在思考的事情。把會(huì)議的功效發(fā)揮最大化，建立起有利于企業(yè)的布局，就能獲得最佳收獲。
很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，碰到開篇提到的問題時(shí)，往往變得無(wú)可奈何。常見的做法是更換經(jīng)理人，希望通過引進(jìn)經(jīng)理人，來(lái)解決企業(yè)內(nèi)部的問題。引進(jìn)經(jīng)理人固然可以解決問題，但經(jīng)理人的引進(jìn)，往往也帶來(lái)其他的問題，甚至更加嚴(yán)重。事實(shí)上，經(jīng)理人并不是萬(wàn)能藥。
如何在既有團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)上，引導(dǎo)發(fā)揮某些功能的最大效益，才是企業(yè)的最佳選擇。比如時(shí)碩科技無(wú)錫公司的會(huì)議。
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