傳播經(jīng)理泰倫斯（Terrence）對(duì)他參加的所有會(huì)議都頗有微詞。當(dāng)別人問(wèn)他職務(wù)時(shí)，他自嘲地說(shuō)："我是職業(yè)參會(huì)者。"泰倫斯的問(wèn)題是，他所參加的會(huì)議大都低效、毫無(wú)重點(diǎn)、浪費(fèi)時(shí)間。更糟的是，真正要完成公司業(yè)務(wù)的會(huì)議卻得不到良好的管理，以確保正確的人員到位。
泰倫斯的難題并不鮮見。"我所聽到的最大的抱怨是會(huì)議沒(méi)成效，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)必要。"從事咨詢和培訓(xùn)工作的弗朗西絲·米凱爾（Frances A. Micale）說(shuō)道。她是《別再開會(huì)了！建立有效會(huì)議的實(shí)踐指南》一書的作者。
糟透了的會(huì)議不僅意味著機(jī)會(huì)的損失，還會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。時(shí)間是有限的，如果把員工在會(huì)議中消磨掉的時(shí)間換算成完成工作的時(shí)間，就可知道企業(yè)所浪費(fèi)的金錢是驚人的。
網(wǎng)站EffectiveMeetings.com提供了一個(gè)會(huì)議成本計(jì)算器，可以幫你根據(jù)一組變量確定會(huì)議的成本。例如，假定管理團(tuán)隊(duì)有5名成員，平均年薪為70,000美元，該會(huì)議持續(xù)約2小時(shí)，那么每周召集一次就要花費(fèi)390美元，每年的花費(fèi)就要超過(guò)20,000美元。除了這個(gè)金額外，還要加上無(wú)休止的會(huì)議、堆積如山的信息及日漸變長(zhǎng)的工作清單給員工所增加的壓力和不滿造成的損失。
咨詢師佩吉·克勞斯（Peggy Klaus）說(shuō)："經(jīng)理人有時(shí)候感到自己必須聽取每個(gè)人的意見，才能做出決定。但這樣做太費(fèi)時(shí)間，著實(shí)荒謬。"
下面這些實(shí)用建議能讓會(huì)議促進(jìn)而不是阻礙組織的成功：
不要?jiǎng)虞m開會(huì)
解決無(wú)效會(huì)議的簡(jiǎn)單辦法也許就是干脆別開。在召集人馬之前，經(jīng)理人應(yīng)該自問(wèn)，是否可以用其他方法實(shí)現(xiàn)這次會(huì)議的目標(biāo)。如果你的重點(diǎn)是分享信息，那么電子郵件、備忘錄和非正式談話可能效果更好。
巴巴拉·史崔貝爾（Barbara Streibel）是一名咨詢師，也是The Manager's Guide to Effective Meetings一書的作者。她認(rèn)為，"開會(huì)的最佳理由是你真正需要參會(huì)人員之間的互動(dòng)。你需要人們分享意見和知識(shí)，并對(duì)手頭事項(xiàng)建立起統(tǒng)一的思路。"只有當(dāng)你需要每個(gè)人都在現(xiàn)場(chǎng)以便于即刻交換信息時(shí)，這樣的會(huì)議才必要。否則，電子郵件或語(yǔ)音郵件就足夠了。
克勞斯說(shuō)："醫(yī)治'開會(huì)狂熱'有時(shí)候需要改變你對(duì)管理的認(rèn)識(shí)。"雖然工作場(chǎng)所氣氛民主更好，但這并不是說(shuō)，所有日常小問(wèn)題都需要集體決策。希望事無(wú)巨細(xì)地審查各份報(bào)告的微觀管理者將需要更多的會(huì)議。而另一方面，把工作有效地授權(quán)給合格的下屬，將大大緩解會(huì)議的需要。"如果授權(quán)得當(dāng)，我就無(wú)須在團(tuán)隊(duì)做出每個(gè)決策時(shí)都到場(chǎng)。我知道張三或是李四已經(jīng)把事情處理好了。"克勞斯說(shuō)。
不要停留于"討論"
"討論"早已不夠。富有成效的會(huì)議依靠的是界定清晰的目標(biāo)，它們是人們努力的方向和衡量進(jìn)度的標(biāo)尺。"如果我來(lái)組織會(huì)議的話，我希望不限于'討論'。"史崔貝爾說(shuō)，"也許是'討論并決策'，或者'討論并制定計(jì)劃'，也可能是'討論并辨識(shí)關(guān)鍵的成功障礙'。我要的是行動(dòng)，而不是上周發(fā)生什么事情的流水簿。"
例如，如果你跟下屬的每周會(huì)談已經(jīng)令大家怨聲載道，就要堅(jiān)決讓每個(gè)人（包括你自己）把報(bào)告縮減到可付諸行動(dòng)的事項(xiàng)。
開會(huì)前充分準(zhǔn)備
如果公司對(duì)會(huì)議做更好的準(zhǔn)備和溝通，上文例子中的泰倫斯是不會(huì)錯(cuò)過(guò)自己真正關(guān)心的會(huì)議的，而且他的參加也會(huì)使會(huì)議更有效果。如果總裁的執(zhí)行助理仔細(xì)思考并為每周高級(jí)職員會(huì)議準(zhǔn)備了良好的議程，她可能會(huì)想到，要對(duì)所提議的社區(qū)通訊做出明智的決策，就需要泰倫斯到場(chǎng)。（他正好有促使人們做出相反決定的成本數(shù)據(jù)和調(diào)查結(jié)果。）
就算她忘了邀請(qǐng)?zhí)﹤愃?，只要她按常?guī)事先把議程分發(fā)給所有經(jīng)理人，泰倫斯也會(huì)知道將發(fā)生什么。這樣，他就能自薦參會(huì)，或者至少可以發(fā)一封帶有重要信息的電子郵件給自己的上司。
根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，史崔貝爾建議花費(fèi)30-60分鐘時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備你負(fù)責(zé)組織或主持的會(huì)議。分發(fā)準(zhǔn)確的議程，并召集合適的人員。當(dāng)會(huì)議涉及到跟某些參會(huì)者無(wú)關(guān)的事項(xiàng)時(shí)，要允許他們離場(chǎng)。
細(xì)致的預(yù)先工作能產(chǎn)生令人驚訝、受人歡迎的決定。米凱爾說(shuō)："預(yù)先辨識(shí)想要的結(jié)果并準(zhǔn)備議程，你可能發(fā)現(xiàn)并不需要開會(huì)。"
"停泊"離題想法
有效引導(dǎo)會(huì)議本身就是一大課題，但專家提出了幾條簡(jiǎn)單的概念，它們將使會(huì)議盡可能簡(jiǎn)短且有成效。
克勞斯等專家建議說(shuō)，將會(huì)議迅速拉回正軌且不傷害感情的一個(gè)有用而巧妙的方法是：將離題想法放入"停車場(chǎng)"。"停車場(chǎng)"可以是一塊白板，上面列出可以在更恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間探討（或不需探討）的想法和主意。
好為人師與喋喋不休者也會(huì)破壞會(huì)議的成功，即使他們遵守議程。他們不僅消耗時(shí)間，還會(huì)讓可能擁有最佳想法，但不如他們那樣伶牙俐齒的參會(huì)者沒(méi)有機(jī)會(huì)發(fā)言。會(huì)議主持人有必要禮貌地打斷他們，以縮短冗長(zhǎng)的個(gè)人獨(dú)白。加上提示寡言少語(yǔ)者發(fā)表意見，就可以保持每個(gè)人的參與。
史崔貝爾還指出，在某些會(huì)議中，好像每個(gè)人都需要做5到10分鐘的"開場(chǎng)白"。如果這成為了會(huì)議的慣例，就要讓人們擺脫這個(gè)習(xí)慣。"如果你聽之任之，而開會(huì)的有10個(gè)人，你就至少讓1小時(shí)付之東流。"
宣布某天為無(wú)會(huì)日
某些公司宣布了無(wú)會(huì)議日。而另一些企業(yè)則讓一天中某些時(shí)段不受會(huì)議打擾。在一些企業(yè)中，通過(guò)運(yùn)用"站立"，來(lái)對(duì)抗會(huì)議的拖拉與蔓延，參會(huì)者三下五除二完成扼要的議程，他們當(dāng)真一直站著，互相提醒開會(huì)時(shí)不可優(yōu)哉游哉。這樣才是真正高效的會(huì)議。
史崔貝爾的建議是：吝惜會(huì)議，并運(yùn)用得當(dāng)。"人們往往覺(jué)得開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間。"她說(shuō)，"但會(huì)議開好了，大家可以一起發(fā)揮創(chuàng)造力，可以綜合每個(gè)人的視角、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。這樣，他們可以提出問(wèn)題的創(chuàng)新解決方案和更新更好的做事方法。誰(shuí)不愿意這樣呢？"
原文經(jīng)許可摘自In Search of the Perfect Meeting一文，HBS Working Knowledge2003年9月發(fā)表并登記版權(quán)。
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