所謂“特別會(huì)議”是指那些在規(guī)定的時(shí)間而定期召開(kāi)的例行會(huì)議之外，由于非常特別的情況而由主管經(jīng)理臨時(shí)召開(kāi)或指派他人臨時(shí)召開(kāi)的內(nèi)部工作性會(huì)議，是該部門(mén)在管理或商務(wù)活動(dòng)出現(xiàn)特殊情況時(shí)，而采取的一種應(yīng)變措施。

特別會(huì)議雖然是在應(yīng)急的情況下而召開(kāi)的，通常是所遇問(wèn)題突然、會(huì)議準(zhǔn)備的時(shí)間又很短，但對(duì)會(huì)議的安排也仍然要盡可能做得完備、充分，不要倉(cāng)促開(kāi)會(huì)。

當(dāng)主宇航局經(jīng)理吩咐秘書(shū)人員就特定的問(wèn)題臨時(shí)召集一個(gè)會(huì)議時(shí)，如果經(jīng)理就會(huì)議的背景、目標(biāo)、問(wèn)題和參加會(huì)議的人員做出明確的部署時(shí)，秘書(shū)人員可按照經(jīng)理的要求一一進(jìn)行辦理。

但是，如果秘書(shū)人員被告知就某一或某些事情召集會(huì)議時(shí)，而并沒(méi)有獲得對(duì)此會(huì)議有關(guān)要素的授意，在這種情況下，秘書(shū)人員可征得上司的同意有分寸地就以下六個(gè)方面的問(wèn)題向主管經(jīng)理進(jìn)行探明，并迅速作出準(zhǔn)備。這六個(gè)需探明的問(wèn)題是：

（一）為什么開(kāi)會(huì)

這個(gè)會(huì)議是為什么開(kāi)的？是為了說(shuō)明什么情況，還是為解決問(wèn)題而獲得結(jié)論呢？是為了交換情報(bào)，還是為了出謀劃策？明確會(huì)議目的是使一些為突發(fā)情況而召開(kāi)的會(huì)議獲得成功的必要條件。

（二）議題是什么

會(huì)議的議題是什么，并獲得最簡(jiǎn)潔，最明確的表述，這是確定會(huì)議進(jìn)行的方式和出席會(huì)議人員的基礎(chǔ)。

（三）誰(shuí)參加會(huì)議

會(huì)議由誰(shuí)主持？要有哪些人參加？其中關(guān)鍵的、尤其不可缺少的人是哪些？有因故不能到會(huì)的是否可找人代理？

（四）什么時(shí)間開(kāi)會(huì)

會(huì)議什么時(shí)間開(kāi)始？預(yù)計(jì)什么時(shí)間結(jié)束？

（五）在什么地方開(kāi)會(huì)

會(huì)場(chǎng)安排在哪里？對(duì)會(huì)場(chǎng)有什么特別的要求？是否需要安裝特別的視聽(tīng)設(shè)備？

會(huì)議怎么開(kāi)

會(huì)議采取什么方式進(jìn)行？是否要求與會(huì)者在前來(lái)參加會(huì)議時(shí)攜帶什么特別的資料？有什么需要特別注意的事項(xiàng)？

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