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會議的目標(biāo)和任務(wù)會議的目標(biāo)和任務(wù)是決定會議形式的主要因素。目標(biāo)、任務(wù)不同，會議的形式也就不同。
會議的功能不同形式的會議，其功能也各有側(cè)重。有的會議側(cè)重于交流信息，有的會議側(cè)重于聯(lián)絡(luò)感情，有的會議側(cè)重于決策，等等。會議的組織者應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的目標(biāo)，并在考察各種類型的會議功能的基礎(chǔ)上，選擇合適的會議類型。
會場座位格局會場的座位格局也就是與會者座位的擺放形式。不同形式的座位格局會產(chǎn)生不同的會場效果。會場的座位格局可分為上下相對式、全圍式、半圍式、分散式和并列式。
上下相對式座位格局的主要特點(diǎn)是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，突出主席臺的位置，會場氣氛比較嚴(yán)肅和莊重。這種格局適合召開大中型報(bào)告會、總結(jié)表彰會、代表大會等。
全圍式座位格局的主要特點(diǎn)是不設(shè)專門的主席臺，會議的領(lǐng)導(dǎo)、主持人和其他與會者圍坐在一起，形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，有助于與會者之間相互熟悉了解和不拘形式地發(fā)言，使與會者暢所欲言、充分交流。全圍式座位格局適用于召開小型和特小型會議以及座談性、協(xié)商性等類型的會議。
半圍式座位格局介于上下相對式和全圍式之問，即在主席臺的正面或兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛，適用于中小型的工作會議等。
分散式座位格局是將會場座位分解成由若干個(gè)會議桌組成的格局，每一個(gè)會議桌形成一個(gè)談話交流中心，與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，其中領(lǐng)導(dǎo)人和會議主席就座的桌席稱作“主桌”。
這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同時(shí)也給與會者提供了多個(gè)談話交流的中心，使會議的氣氛更加輕松、和諧，適合召開規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團(tuán)拜會等。
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