近年來，隨著首都現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展、2008年奧運(yùn)會(huì)的籌辦和國際國內(nèi)交往的不斷增加，在北京舉辦的大型會(huì)議活動(dòng)日益增多，并呈現(xiàn)出規(guī)模大、規(guī)格高、政治性強(qiáng)、示范效應(yīng)強(qiáng)、影響深遠(yuǎn)等特點(diǎn)，高質(zhì)高效高標(biāo)準(zhǔn)地做好大型會(huì)議活動(dòng)的組織服務(wù)工作，是黨委辦公廳服務(wù)大局、推動(dòng)大局的必然要求。新形勢下，創(chuàng)新是我們推動(dòng)工作上臺(tái)階、上水平的強(qiáng)大動(dòng)力。

一、理念的創(chuàng)新

以人為本，為會(huì)議活動(dòng)參與者提供個(gè)性化、立體化服務(wù)。我們在提供組織服務(wù)時(shí)，堅(jiān)持換位思考，從會(huì)議活動(dòng)參與者的角度考慮需求，量身提供個(gè)性化服務(wù)，使服務(wù)對象滿意，保證會(huì)議活動(dòng)效果。比如對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，要注意將服務(wù)延伸，提供詳盡的相關(guān)背景資料，在議程和環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)上考慮領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣和便利等；對與會(huì)人員的服務(wù)，要使他們感受到尊重、方便，了解組織者的部署和意圖，積極主動(dòng)地配合；對工作人員的服務(wù)，除提供必要的人力、物力支持外，還要充分體現(xiàn)人文關(guān)懷，為大家解決后顧之

以公眾為導(dǎo)向，為新聞媒體和社會(huì)公眾提供服務(wù)。舉辦大型會(huì)議活動(dòng)不是唱堂會(huì)、搞形式，而是要切實(shí)發(fā)揮其政治、經(jīng)濟(jì)、文化風(fēng)向標(biāo)的作用，爭取廣大人民群眾對黨和國家政策和決策的理解和支持。由于參加活動(dòng)的人數(shù)有限，大多數(shù)人只能通過電視、廣播、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)等渠道來了解有關(guān)情況。媒體在公眾和活動(dòng)現(xiàn)場之間搭起了橋梁，為媒體服務(wù)也是更好地為公眾服務(wù)。一方面，我們在會(huì)議活動(dòng)籌備階段邀請新聞媒體提前介入，統(tǒng)籌考慮現(xiàn)場效果和新聞報(bào)道效果，為媒體提供機(jī)位、電力、照明等設(shè)施的便利，并根據(jù)其需要對某些環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整。另一方面，我們站在公眾的角度考慮，采取什么形式、達(dá)到什么效果，才能得到群眾的理解和擁護(hù)。例如：我們在安排領(lǐng)導(dǎo)同志出席某重點(diǎn)工程開工典禮并慰問建設(shè)者代表的活動(dòng)中，現(xiàn)場不鋪紅地毯、不請軍樂團(tuán)、不擺鮮花、不搞列隊(duì)歡迎，力求自然、簡樸、隆重。一位市民在看完電視新聞后，致信市委說，通過這件小事看到了一屆求真務(wù)實(shí)、勤廉高效的政府，我們的政府與市民的距離更近了。

以打造精品為目標(biāo)，借鑒現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)精細(xì)化管理?，F(xiàn)代企業(yè)管理中的全面質(zhì)量管理、成本收益分析和精細(xì)化管理等經(jīng)驗(yàn)和做法，對大型會(huì)議活動(dòng)組織服務(wù)工作也有很好的借鑒作用。工作中，我們按照設(shè)計(jì)產(chǎn)品說明書的要求來制訂工作預(yù)案，按照設(shè)計(jì)流水生產(chǎn)線的要求來細(xì)化流程，按照管理規(guī)?；a(chǎn)的要求進(jìn)行統(tǒng)籌，確保每一個(gè)參與的工作人員都了解所有的環(huán)節(jié)和程序，通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化作業(yè)，把每一場會(huì)議和活動(dòng)都打造成精品。有效避免了因工作人員經(jīng)驗(yàn)和能力上的差異導(dǎo)致工作質(zhì)效出現(xiàn)差異的問題。

二、細(xì)節(jié)的創(chuàng)新

在信息化時(shí)代背景下，信息傳遞的速度越來越快、范圍越來越廣，各種工作在戰(zhàn)略層面和框架模式上越來越趨同。在這種情況下，大型會(huì)議活動(dòng)組織服務(wù)工作的質(zhì)量和水平更多地體現(xiàn)在對細(xì)節(jié)的把握和處理上，以及對現(xiàn)有工作方法的不斷優(yōu)化和創(chuàng)新上。

“千里之堤，潰于蟻穴”，從新高度認(rèn)識(shí)細(xì)節(jié)。美國“哥倫比亞”號航天飛機(jī)失事，其直接誘因是外部燃料箱脫落的一小塊泡沫絕緣材料擊中飛機(jī)左翼造成的小裂紋。1972年，德國慕尼黑奧運(yùn)會(huì)發(fā)生“黑九月事件”，11名以色列運(yùn)動(dòng)員遇害，原因是忽視了在其住地周圍采取安保措施。這些慘痛的教訓(xùn)反復(fù)印證了一句話“細(xì)節(jié)決定成敗”。大型會(huì)議活動(dòng)組織服務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，往往包含了成百上千個(gè)細(xì)節(jié)，某個(gè)環(huán)節(jié)或細(xì)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)就可能釀成嚴(yán)重后果或造成難以挽回的不良影響，對細(xì)節(jié)的重視必須提高到與戰(zhàn)略相同的高度。

“工欲善其事，必先利其器”，用新方法捕捉細(xì)節(jié)。漁民為了捕捉江海里的魚蝦，編織了細(xì)密的魚網(wǎng)；科學(xué)家為了觀察微觀世界，發(fā)明了各種顯微鏡。可見要想捕捉細(xì)節(jié)，沒有得力的工具是不行的。大型會(huì)議活動(dòng)組織服務(wù)工作包含眾多細(xì)節(jié)，這些細(xì)節(jié)彼此相互聯(lián)系、相互作用并依附于環(huán)節(jié)之上，如同圖書館里的圖書，雖看似雜亂但實(shí)際上是有綱有目、有種有屬、有輕有重、有緩有急的，只要方法得當(dāng)，是可以捕捉的。

編制預(yù)案時(shí)，通過“全過程預(yù)想法”來明確細(xì)節(jié)并進(jìn)行統(tǒng)籌。首先以任務(wù)為導(dǎo)向進(jìn)行推演，遵循由大到小、由簡到繁的順序“化整為零”，把活動(dòng)從始至終分為若干大環(huán)節(jié)，每個(gè)大環(huán)節(jié)分為若干小環(huán)節(jié)，小環(huán)節(jié)再逐級細(xì)分直至枝端的細(xì)節(jié)。同時(shí)，充分考慮自然條件、政治環(huán)境、人為因素、社會(huì)矛盾等可能影響活動(dòng)進(jìn)行的外部因素，力求將所有細(xì)節(jié)一網(wǎng)打盡。然后以進(jìn)程為主線進(jìn)行整合，按照時(shí)間順序和邏輯順序“合零為整”，將分散的要素和環(huán)節(jié)銜接起來，形成周密細(xì)致的方案體系。
具體實(shí)施時(shí)，針對不同類型會(huì)議活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律，提前“踩點(diǎn)”摸清情況，加強(qiáng)對進(jìn)展情況的控制和反饋，提高對關(guān)鍵細(xì)節(jié)的敏感性，對工作中暴露出來的任何細(xì)小的問題都不輕易放過，見一葉而知秋，窺一斑而知全豹，努力查找在統(tǒng)籌階段沒有考慮到的細(xì)節(jié)。

“千里之行，始于足下”，用新機(jī)制落實(shí)細(xì)節(jié)。小學(xué)語文課本中有則寓言，講的是兄弟兩人看見一只大雁飛過，哥哥準(zhǔn)備引弓射雁時(shí)，二人卻在吃法上起了爭執(zhí)，等爭論平息而欲再射時(shí)，大雁已飛走了。盡管這則故事的初衷是告訴讀者做事要注意抓住時(shí)機(jī)，但同時(shí)也從另一個(gè)側(cè)面說明了抓好落實(shí)的重要性，如果做事僅停留在口頭和想法上，則只能是鏡花水月，空中樓閣。捕捉細(xì)節(jié)僅是明確了工作的重點(diǎn)和努力的方向，但更重要的是建立有效機(jī)制，把細(xì)節(jié)抓牢、抓實(shí)、銜接好。

良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制是加強(qiáng)協(xié)作、落實(shí)既定方案并應(yīng)對突發(fā)情況的有效手段。在組織規(guī)格高、規(guī)模大、籌備周期長的大型會(huì)議活動(dòng)時(shí)，通過建立暢通的信息傳遞渠道和指揮協(xié)調(diào)規(guī)則，加強(qiáng)橫向和縱向間的協(xié)調(diào)配合，相互提醒、相互補(bǔ)充、形成合力；通過實(shí)行集中辦公，有效消除中間環(huán)節(jié)和空間距離，確保信息指令快速傳遞；通過定期召開聯(lián)席會(huì)并編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，通報(bào)工作進(jìn)展情況，保證步調(diào)協(xié)調(diào)一致；通過編制指揮系統(tǒng)圖和工作人員通訊錄，為各部門明確職責(zé)、相互協(xié)調(diào)配合提供便利。

完善的督促落實(shí)機(jī)制是確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作抓細(xì)、抓實(shí)的重要手段。一是要細(xì)化工作方案，將任務(wù)分解落實(shí)到人，做到定崗、定人、定責(zé)；二是要細(xì)化工作流程，明確每項(xiàng)工作的啟動(dòng)時(shí)間和完成時(shí)限，保證各環(huán)節(jié)有序銜接；三是要建立明確的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，保證督促落實(shí)的力度。通過編制“倒排期進(jìn)度表”、“每日工作進(jìn)度表”和“活動(dòng)工作流程”，為各部門開展工作、把握進(jìn)度提供依據(jù)；通過自查與督查相結(jié)合的方式，對未按要求完成的事項(xiàng)通過發(fā)送督查通知的方式進(jìn)行督辦；通過提高落實(shí)的精度，力求消除所有不確定因素，確保各項(xiàng)工作齊頭并進(jìn)、精確制導(dǎo)、緊密銜接。

“天下大事，必做于細(xì)”，用新思維創(chuàng)新細(xì)節(jié)。創(chuàng)新的源頭在繼承，在于對以往經(jīng)驗(yàn)的不斷總結(jié)和升華，而起點(diǎn)則在細(xì)節(jié)，在于對細(xì)節(jié)人性化和精細(xì)化的改進(jìn)。例如：在組織某次治喪活動(dòng)時(shí)，出席的領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)多、規(guī)格高、到達(dá)時(shí)間比較集中，為方便領(lǐng)導(dǎo)同志佩帶黑紗和白花，我們將使用別針的傳統(tǒng)方法改進(jìn)為用環(huán)保型雙面膠的方法，只要輕輕一按就能將黑紗粘在衣服上而且不會(huì)留下污漬，既節(jié)省了時(shí)間又避免扎傷；在組織某次大型紀(jì)念活動(dòng)時(shí)，我們把以往在主持人身后安排一位工作人員提醒的方式，改為在遠(yuǎn)處用旗語進(jìn)行提示的方式，保證了莊嚴(yán)肅穆的現(xiàn)場效果；為保證群眾代表列隊(duì)齊整，用不同顏色的不干膠貼紙?jiān)诂F(xiàn)場粘貼上萬個(gè)站位點(diǎn)，活動(dòng)結(jié)束后將貼紙揭下，做到人去場凈；組織大型會(huì)議，在簽到時(shí)發(fā)放用彩色標(biāo)注具體位置的座次圖，方便與會(huì)人員快速、準(zhǔn)確地找到自己的位置；在文件袋上標(biāo)明姓名、分組、會(huì)場、房號、就餐地點(diǎn)等相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)服務(wù)“一袋通”。這些細(xì)節(jié)看似微不足道，卻折射出思維的轉(zhuǎn)變、方法的創(chuàng)新和以人為本、爭創(chuàng)一流的理念。

三、手段的創(chuàng)新

在會(huì)議活動(dòng)組織服務(wù)工作中，我們還注意大量引入現(xiàn)代科技手段。例如：使用無線集群通信系統(tǒng)為指揮協(xié)調(diào)提供通信支持，保證信息、指令及時(shí)傳達(dá)和相互溝通協(xié)調(diào)；使用繪圖軟件繪制現(xiàn)場立體、平面效果圖和工作部署圖，把圖紙研討和現(xiàn)場部署有機(jī)結(jié)合起來；利用計(jì)算機(jī)仿真模擬和專家評估相結(jié)合的方式對方案進(jìn)行優(yōu)化和論證等，極大地提高了工作效率和落實(shí)精度，同時(shí)還節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/efe4307302768e9951e738ec.html