在21世紀(jì)，會(huì)展業(yè)隨著經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)而增長(zhǎng)，現(xiàn)今，中國(guó)已經(jīng)成為了全球發(fā)展最快速的展覽會(huì)議市場(chǎng)。

雖然不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)猖獗、市場(chǎng)化程度低、誠(chéng)信不夠、缺乏品牌會(huì)展等問題都會(huì)在會(huì)展行業(yè)中發(fā)生，但是經(jīng)過政府以及行業(yè)協(xié)會(huì)的規(guī)范中，中國(guó)會(huì)展業(yè)的發(fā)展取得了一定的上升點(diǎn)。

伍方會(huì)議服務(wù)在做一個(gè)會(huì)議的接待方案時(shí)，會(huì)有相應(yīng)的規(guī)范與知識(shí)去撰寫的：

一、含義

會(huì)展接待方案是辦展單位針對(duì)參展人員、參展觀眾、新聞?dòng)浾叩扰c會(huì)人員的接待工作而創(chuàng)作的文本文案。并且是數(shù)以會(huì)議專題的策劃方案。

二、基本內(nèi)容

1、接待的對(duì)象和接待的緣由

參會(huì)的接待對(duì)象也會(huì)是多種多樣的，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、參會(huì)人員、客商、參展單位、媒體記者以及普通觀眾等等，有以政府代表團(tuán)名義來訪的，也有聯(lián)合組團(tuán)參加的，還有的是以個(gè)人身份參會(huì)、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對(duì)象。同時(shí)還要簡(jiǎn)要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。

2、接待的內(nèi)容

接待的內(nèi)容也要根據(jù)與會(huì)人員的一些要求去做的，一般都會(huì)有接站、餐飲、住宿、宴請(qǐng)、翻譯、參觀、娛樂、票務(wù)等。

3、接待的方針

會(huì)議接待工作的指導(dǎo)思想和總原則。

這個(gè)會(huì)根據(jù)會(huì)議的主題、目標(biāo)以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的要求去定。

4、接待的日程

對(duì)于接待的日程安排一定要清楚列出，哪項(xiàng)工作，誰負(fù)責(zé)，哪項(xiàng)工作重要，哪項(xiàng)工作必須先做等等。在這個(gè)上面也不能出錯(cuò)。

5、接待的規(guī)格

接待規(guī)格包括的就規(guī)范了，可以包括迎接、看望、陪同、宴請(qǐng)等時(shí)要出事人員的身份證或者能證明身份的證件，并且還要主辦方安排一定的食宿標(biāo)準(zhǔn)等等。

6、接待的責(zé)任

每個(gè)任務(wù)或者是接待流程，都是要明確一個(gè)負(fù)責(zé)人的，具體要有一定的職責(zé)。如會(huì)議活動(dòng)中的報(bào)道、簽到、票務(wù)等的工作職責(zé)，以及與會(huì)者的接站、觀光旅游等的聯(lián)系工作職責(zé)。

7、接待費(fèi)用

要明確寫出參會(huì)人員的食宿和交通的費(fèi)用安排，而且要包含安排觀看文藝演出、游覽等的支出，并且還要涉及的一些禮品以及一些不可預(yù)計(jì)的費(fèi)用。

三、會(huì)議接待方案的結(jié)構(gòu)和寫法

1、標(biāo)題

主要是由會(huì)議活動(dòng)的名稱、主題，再加上接待方案去組成的，主辦方一般還會(huì)加上時(shí)間去寫（年份或?qū)脭?shù)）。

2、主送機(jī)關(guān)

接待方案在成立之后還要上報(bào)上去，并且應(yīng)該會(huì)注明上級(jí)的機(jī)關(guān)名稱。

3、征文

接待方案的具體內(nèi)容是一般采用序號(hào)再加小標(biāo)題機(jī)構(gòu)。在開頭也要寫明一些接待的對(duì)象、緣由、意義、目的等；主體部分還要寫明內(nèi)容、日程安排、責(zé)任、主體、規(guī)格大小、預(yù)算經(jīng)費(fèi)等等。

4、落款

要正確的寫出接待方案的制作部門名稱或者說是負(fù)責(zé)人名字。

5、時(shí)間

伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)在方案最后明確寫出接待方案完成時(shí)候的具體年月日。以便后面觀看或者審查的人員能夠更清楚得知道一些細(xì)節(jié)問題。

資料整理：小燴