當(dāng)找到了合適的會(huì)場，確認(rèn)好會(huì)場后，并不意味著作為會(huì)議執(zhí)行方?jīng)]別的事情了，根據(jù)伍方會(huì)議服務(wù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為還需要主辦方深入把握更多會(huì)議細(xì)節(jié)工作，這樣才能使會(huì)議能夠順利進(jìn)行。主要的注意的細(xì)節(jié)有以下幾點(diǎn)：

1、在會(huì)議開始之前，做出全局性的總體策劃，以及做出會(huì)議進(jìn)程“會(huì)議時(shí)間進(jìn)度表”。

2、 一般情況下以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會(huì)議，并確認(rèn)各單位與會(huì)代表人數(shù)。

3、如果會(huì)議形式比較正式，除電話聯(lián)系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系，并取得明確答復(fù)（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協(xié)商處理）。

4、 取得會(huì)議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

5、必須自己制定出會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告之會(huì)議承辦方，請他們協(xié)助制定。

6、在有了會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)“時(shí)間進(jìn)度表”進(jìn)行及時(shí)的詢問，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

7、會(huì)議開始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，同時(shí)可以認(rèn)識新朋友，加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，您還得負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。

8、 會(huì)議報(bào)到結(jié)束后，及時(shí)通知會(huì)議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

9、正式會(huì)議開始之前，檢查會(huì)場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備），確保會(huì)場萬無一失。

10、與會(huì)議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會(huì)時(shí)間。

11、 作好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)工作。

12、制定與公司和此會(huì)議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會(huì)議結(jié)束時(shí)一并解清。

13、會(huì)議結(jié)束后，伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況做出此次會(huì)議的總結(jié)報(bào)告并備檔。

資料整理：旭芳