在舉辦一個具有一定規(guī)模和大型的伍方會議服務(wù)來說，運(yùn)用怎樣的方法去讓更多的參會人員在每一個環(huán)節(jié)過程中相應(yīng)得到他們自己想要的東西，一定的計劃以及嚴(yán)格的現(xiàn)場管理都是必須要會議組織者去制定的，還有就是要有一定的危機(jī)處理方案和處理危機(jī)人員的能力等。作為一個專業(yè)性的會議公司，伍方會議服務(wù)提出以下建議：

一、確立明確的開會目標(biāo)

緊急事務(wù)擠走了重要議題。

大約有60%的高管人員說，他們常常就重要議題達(dá)成共識之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力；而有22%的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒有時間了。只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會議一直能夠針對重要的戰(zhàn)略問題做出決策；而53%的人對這樣的效率存有疑問。

對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。

通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、完善信息的采集與分析以追求創(chuàng)新

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

無論怎樣的活動策劃，領(lǐng)導(dǎo)者都會要求兩個字：“創(chuàng)新”。每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

三、制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

四、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

五、 總結(jié)

成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。

六、了解會議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

七、 服務(wù)要專業(yè)性，顧客永遠(yuǎn)是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的！

八、合理控制預(yù)算

要學(xué)會更多的要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

九、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會議包裝”）

十、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

伍方會議服務(wù)會根據(jù)與會者的需求，提供給與會者更多更有用的價值，為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

資料整理：小燴