首先是要準(zhǔn)確把握會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、議程、會(huì)議的主要任務(wù)，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)務(wù)實(shí)際需要，選擇較為適宜的會(huì)場(chǎng)。其次是先行打印、校對(duì)參會(huì)人員席卡，初步安排座次表報(bào)相關(guān)市領(lǐng)導(dǎo)審定。再次是根據(jù)會(huì)議需要，提前準(zhǔn)備有關(guān)展板、投影儀、熒幕或多媒體播放設(shè)施設(shè)備等會(huì)議輔助工具。最后是要提前檢查會(huì)場(chǎng)其它相關(guān)設(shè)施，確保一切均可正常使用。根據(jù)多年的會(huì)務(wù)接待經(jīng)驗(yàn)，會(huì)務(wù)工作安排是公務(wù)接待的重要環(huán)節(jié)之一。具體服務(wù)中，伍方會(huì)議服務(wù)都會(huì)緊緊圍繞“會(huì)議布置”這一關(guān)鍵，按接待禮儀的要求，切實(shí)做好相關(guān)系列工作。

對(duì)會(huì)場(chǎng)外的環(huán)境：視具體情況，提前在會(huì)場(chǎng)外安排好有關(guān)標(biāo)語(yǔ)、橫幅、鮮花、彩虹門、氫氣球等，突出會(huì)議主題，積極營(yíng)造氛圍。此外，還要確保會(huì)議室周邊環(huán)境衛(wèi)生，且無(wú)噪音無(wú)干擾。參會(huì)人員較多時(shí)，要在會(huì)場(chǎng)入口處，醒目放置《會(huì)議座次表》。

     會(huì)場(chǎng)內(nèi)一是要精心布置會(huì)標(biāo)。要根據(jù)會(huì)議實(shí)際，選擇橫幅式會(huì)標(biāo)或幕墻式會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)字體應(yīng)大小適中，排列整齊，看起來(lái)美觀、大方、嚴(yán)肅。重要會(huì)議，應(yīng)先拿出會(huì)標(biāo)樣稿，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可具體實(shí)施?？茖W(xué)布置桌椅。要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的不同來(lái)選擇課桌式或回字形等方式排放桌椅。設(shè)置主席臺(tái)、講臺(tái)的，還應(yīng)兼顧主席臺(tái)、講臺(tái)與其他坐席整體協(xié)調(diào)。此外，根據(jù)需要，會(huì)議桌上還要擺上話筒、蓋杯茶水、小毛巾以及會(huì)議材料、記錄用筆紙等。

     要規(guī)范擺放席卡。嚴(yán)格遵循公務(wù)禮儀的要求，整齊擺放席卡。堅(jiān)決避免席卡中錯(cuò)別字的出現(xiàn)。同時(shí)還要依據(jù)客情變化，隨時(shí)調(diào)整席卡位次。合理安排草植。會(huì)場(chǎng)上的綠色植物及鮮花應(yīng)排列整齊或錯(cuò)落有致，顏色、高低要協(xié)調(diào)搭配，做到疏密得當(dāng)、美觀大方、突出主題，以達(dá)到美化會(huì)場(chǎng)、烘托氣氛的作用。

     要協(xié)助調(diào)試多媒體。多媒體的直觀形象性強(qiáng)，越來(lái)越廣泛地被運(yùn)用于各種會(huì)議。接待服務(wù)人員要積極協(xié)調(diào)各方，協(xié)助做好多媒體等設(shè)施設(shè)備的調(diào)試工作，確保在會(huì)議中能夠正常使用。還應(yīng)協(xié)助新聞部門，做好會(huì)議錄音錄像工作。必要時(shí)，要主動(dòng)收集會(huì)議有關(guān)影音資料，以便存檔備用。提醒做好其它會(huì)場(chǎng)服務(wù)。如會(huì)前幫助組織會(huì)議簽到、分發(fā)會(huì)議材料，會(huì)時(shí)督促會(huì)場(chǎng)服務(wù)員及時(shí)添加茶水，提醒會(huì)場(chǎng)值機(jī)員及時(shí)處理機(jī)器故障，協(xié)調(diào)各方及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)臨場(chǎng)交辦的各項(xiàng)工作等。

最后的收尾工作主要有：一是提前銜接好下一環(huán)節(jié)活動(dòng)安排，做好領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓的提醒、引導(dǎo)工作。二是安排有關(guān)方面及時(shí)撤除會(huì)場(chǎng)的相關(guān)布置，以免造成浪費(fèi)或影響其他會(huì)務(wù)工作。三是及時(shí)做好當(dāng)次工作小結(jié)，分析、解決存在的問(wèn)題，梳理、推廣好的做法和經(jīng)驗(yàn)。做好收尾工作不代表整場(chǎng)會(huì)議就結(jié)束了，伍方會(huì)議服務(wù)更注重的是會(huì)后的溝通和聯(lián)系，維護(hù)與客戶之間的關(guān)系。

資料整理：小艷