伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為會(huì)議時(shí)間的策劃主要解決兩個(gè)問題：什么時(shí)間開會(huì)；會(huì)議時(shí)間的長短。

（1）會(huì)議時(shí)間的策劃原則

時(shí)機(jī)原則：選擇成熟時(shí)機(jī)舉行會(huì)議。會(huì)議的目的是為了解決問題，解決問題的世紀(jì)成熟與否是決定會(huì)議能否成功的因素。所選時(shí)間富有意義，能烘托會(huì)議的主題，時(shí)機(jī)成熟的會(huì)議應(yīng)及時(shí)召開。

合理原則：符合人的心理和生理規(guī)律，勞逸結(jié)合，利用推動(dòng)工作，如周一與周五這兩天都緊貼每周例行的假日，與會(huì)者可能會(huì)受假日活動(dòng)的影響，不容易集中注意力，因此不適合舉行會(huì)議；另外上午8：30—10：30，下午3：00—5：00是會(huì)議最可能取得高效率的時(shí)間段，午飯以后的時(shí)間是任何人都不容易懈怠的時(shí)間段。

可操作性原則：根據(jù)行業(yè)特征或與會(huì)者的時(shí)間情況來恰當(dāng)安排，盡量不要由于時(shí)間上安排不妥的問題而造成與會(huì)者的缺席。例如，每年的旅游交易會(huì)多安排在旅游淡季舉行。有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，需要特別注意協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間參加會(huì)議的時(shí)間，以免相互沖突。

（2）會(huì)議時(shí)間的長短                      

會(huì)議時(shí)間的長短需要從以下兩方面來考慮：

一是實(shí)際需要。會(huì)議時(shí)間的長短應(yīng)根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要來確定，主要考慮因素包括會(huì)議的各項(xiàng)議程是否能夠完成；會(huì)議的發(fā)言是否充分，與會(huì)者能否充分表達(dá)意見；是否需要留出一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間，以應(yīng)不測。

通常，會(huì)期在一天以上（含一天）的會(huì)議都包括很多儀式和社交活動(dòng)，所以在會(huì)議長度上要給予較寬的時(shí)間安排。對(duì)會(huì)議具體長度的安排，要根據(jù)會(huì)議上所需議程和儀式等各項(xiàng)內(nèi)容的多少來確定。

二是會(huì)議的成本和效率。會(huì)議的時(shí)間越短，成本越低，效率越高。伍方會(huì)議服務(wù)經(jīng)過多年的經(jīng)驗(yàn)會(huì)考慮到與會(huì)者的生理特點(diǎn)，一般會(huì)期超過一天的會(huì)議，必然需要安排成幾個(gè)小會(huì)，每個(gè)小會(huì)應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)以內(nèi)，會(huì)議一旦超過了一個(gè)半小時(shí)，就會(huì)造成與會(huì)者的疲精神不集中以及抱怨，效率就會(huì)降低。

資料整理：旭芳