杭州伍方會議認(rèn)為在從事會議規(guī)劃時，不能以嘉賓的方便以及與會者的方便來作為選擇開會地點(diǎn)的最先依據(jù)，這樣做是不妥當(dāng)?shù)?，這只能當(dāng)做其中的一個小小因素。

會議地點(diǎn)選擇，至少應(yīng)顧及下列七個條件：

第一：場地必須有空檔且可供使用。

在確定會場之前，場地必須有空檔且可供使用，場地必須夠大容納與會者（燈光、照明、空調(diào)、音響、字幕、背景、會場布局、桌排擺放、攝影攝像）；然后才能更好地確定就餐場所（核定人數(shù)、實(shí)物數(shù)量、就餐時間、菜單等）以及接送安排，如有需要確定會議休息期間的休閑、娛樂場所、酒店住宿等

第二：必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。

會議時間愈長，所使用的桌椅愈應(yīng)讓與會者感到舒服。不過，卻不應(yīng)該讓與會者舒服到無心開會的地步。

第三：場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。

我們再預(yù)定場所之前的話要明確了解與會人員的人數(shù)以及相關(guān)的一些器材的使用，還有就是相關(guān)活動的一些形式，比如說一個啟動儀式也會有不同的形式。

有人認(rèn)為平均每一位與會者若能擁有1.5m2的空間，才算最理想。

第四：必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。

在一個會議中，如果在一定的時間內(nèi)有不同的聲音干擾，不僅僅是在下面的與會者會感覺到煩心，對于嘉賓而言的話也會有一個壞的映象。

不管是在什么樣的情況下開的會，會議就是應(yīng)該有一定的制度的。

第五：必須擁有充足的照明工具及通風(fēng)設(shè)備。

在一個會議中，總會有那么多多少少的與會人員在會場，如果說沒有充足的照明工具，會一定程度的影響會議的質(zhì)量。

會場的良好通風(fēng)設(shè)備給予與會者一個舒服的心情。

第六：必須令嘉賓及與會者大致方便。

會議是指集合三人以上相與議事，并遵循一定的議程，所舉行的一種集會。

會議沒有與會者就談不上會議，一個會議地點(diǎn)的選擇能考慮到嘉賓以及與會者所在地等因素會使與會人員對此次會議更加有積極性。

第七：成本必須低廉。

 現(xiàn)在倡導(dǎo)低廉的價格，做出不一樣的會議。做一個會議要考慮到公司對此項(xiàng)目的相應(yīng)支持程度。要用更低廉的價格做一件高效率的事情，這是每個工作人員都必須必須去考慮的。

在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數(shù)參加者旅途最短的地方。如果會期較長，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常去的地方重要。

伍方會議服務(wù)發(fā)覺機(jī)構(gòu)外的會址能增加會議成功的機(jī)會。有些企業(yè)報(bào)告說，多樣化的會議地點(diǎn)能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且，它為會議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項(xiàng)目提供更為廣泛的范圍。