1、若是伍方會(huì)議服務(wù)主辦一場(chǎng)培訓(xùn)會(huì)，一般都會(huì)確認(rèn)會(huì)議的報(bào)到日期、會(huì)議名稱、會(huì)議用水牌和布標(biāo)、到會(huì)的大致人數(shù)、使用會(huì)議室的日期和會(huì)議室擺設(shè)方式、會(huì)務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會(huì)務(wù)組的會(huì)議要求（會(huì)議主辦單位內(nèi)容， 到會(huì)講課老師的安排和待遇、接送問(wèn)題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會(huì)議安排的細(xì)節(jié)問(wèn)題、會(huì)后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會(huì)議的老師以供其參考，在推薦酒店的過(guò)程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會(huì)議要求的范圍內(nèi)。

2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會(huì)議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會(huì)議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會(huì)后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。

3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書(shū)面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場(chǎng)或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會(huì)議主辦方；同時(shí)可再次與對(duì)方確認(rèn)會(huì)議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無(wú)變化或是更改。

4、第三項(xiàng)工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對(duì)準(zhǔn)確的答復(fù)，以便對(duì)方作出相應(yīng)的安排和接會(huì)準(zhǔn)備。

5、準(zhǔn)備會(huì)議所用相關(guān)用具（會(huì)議在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識(shí)、簽到登記的表格、文具用品、學(xué)習(xí)資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會(huì)后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知會(huì)議用酒店此次會(huì)議的名稱和對(duì)于提前到達(dá)的學(xué)員如何安排住宿。

6、通知酒店，會(huì)務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會(huì)人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會(huì)務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會(huì)議所在酒店和會(huì)務(wù)組房間號(hào)；同時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系告知會(huì)務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會(huì)議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會(huì)務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員

7、入住酒店的工作人員須將會(huì)務(wù)組房間布置好以便會(huì)議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會(huì)議細(xì)節(jié)問(wèn)題（如：會(huì)議用布標(biāo)、水牌、會(huì)議室、餐廳的情況）；將會(huì)務(wù)組標(biāo)識(shí)張貼好在容易看到的地方。

8、詳細(xì)了解本會(huì)議所用場(chǎng)所的位置【如: 餐廳、會(huì)議室、會(huì)務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。

9、相關(guān)會(huì)議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會(huì)場(chǎng)布置情況、多媒體投影儀】。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)