在一篇名為《哈佛沒有教我的》的文章中，作者說到：在哈佛攻讀MBA期間，從沒有哪位教授講授過會議管理的內(nèi)容。但是，會議在管理中關(guān)系成敗。

　　自亞當和夏娃就是否偷吃禁果而召開人類歷史上第一個會議開始，會議始終都是社會管理活動的基本形式和手段。經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)的廣泛應用使得提高會議效率成為一種必須，也具備了必要的條件。對于追求經(jīng)濟效率的企業(yè)組織而言，尤其如此。

　　伍方會議服務發(fā)現(xiàn)，由于會議召集人缺乏必要的會議管理技巧，造成了很多的會議不但無助于問題的解決，反而使得有待解決的問題越趨復雜；需要解決問題的人整日沉溺于文山會海中不能自拔不論；頻繁的會議與主管層的隨意決策成為員工新的夢魘；太多的時間花費在無效率的會議上，不僅增加了企業(yè)運營成本，還造成了工作效率低下。

　　橫看會議

　　會議是一個集思廣益的渠道，會議是一個思維集合的載體。

　　隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、會議電視等多種形式進行溝通。但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

　　達成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下六個步驟，通過這六個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。

　　會議可以資源共享，開發(fā)創(chuàng)意，激勵士氣，鞏固主管地位，適度的會議更有效。

　　☆ 固定的部門會議應當至少每月進行一次

　　既然是例會就應當風雨無阻，會議召集人應當將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。

　　☆ 組織全體會議至少每兩月召開一次

　　會議召集人可以利用全體大會通報組織政策并進行針對員工的吹風動員。但是，召開全員大會動作比較大，應當堅持有內(nèi)容、有需要的原則，切忌頻繁，否則會給組織和員工造成沉重負擔。

　　☆ 處理突發(fā)事件的會議可以隨時舉行

　　但是會議召集人絕對不能將突發(fā)變例行，忌諱緊急會議開得過于頻繁，不然輕則參會人員應激過度、麻木應付，重則會使員工感覺天天有危機，讓組織陷入做事無條理的可怕境地。

　　☆ 一對一會議按需要安排

　　可以按需要天天發(fā)生，但是要控制好時間和節(jié)奏，一般不要超過一個小時。

　　會議成本的經(jīng)濟分析

　　會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本三種，實踐證明，會議成本是非常可觀的一筆數(shù)目。

　　☆ 會議的時間成本

　　時間成本的計算方法是：

　　時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準備時間+與會者的旅行時間+會議秘書的工作時間+會議服務人員的工作時間）

　　對于時間成本簡單而直觀的計算方式是將時間轉(zhuǎn)換成工資成本：金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時工資。

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　　☆ 直接的會議成本

　　直接的會議成本是各種會議支付費用的總和，它包括了會議設(shè)施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準備費以及水電暖費等各種通過票據(jù)體現(xiàn)的直觀費用。

　　☆效率損失成本

　　開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下三種情況：

　?。?） 因為不能及時接聽重要客戶的電話而可能損失的一筆業(yè)務；

　?。?） 因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶；

　　（3） 因為不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)時間而可能造成的停工停產(chǎn)。

　　通常，會議召集人對于各種直接的會議成本比較關(guān)注，而對時間成本、效率成本不大敏感，經(jīng)常出現(xiàn)某些組織內(nèi)部會議一旦確定會務預算，就鼓勵參會人員能來多少就來多少的情況，在不經(jīng)意間導致無形成本大大增加。

　　會議效率低下的原因

　　經(jīng)驗證明，造成會議效率不高的原因通常只有兩個，一個是會議組織效率不高，另一個則是開會效率不高。比如說，很多公司往往由于以下原因而致使他們開會的效率低下：

　?。?） 公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務繁忙的周一開。

　?。?） 許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。

　?。?） 有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準備不充分或者根本來不及準備。

　　高效會議的特征

　　與低效率會議相對的就是高效會議，相比較低效率會議的諸多原因，高效會議具有顯著的八個特征：

　　☆ 只在必要時才召集開會

　　☆ 只在認真籌劃過后才召集開會

　　☆ 提前擬訂和分發(fā)會議程序表

　　☆ 所有人都必須遵守時間

　　☆ 一切準備工作都就緒了

　　☆ 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席

　　☆ 會議作出了評論和歸納

　　☆ 記錄了所有決議、建議和負責人

　　建議在正式召開會議之前，會議召集人將高效會議的八大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性管理，使即將召開的會議能夠按部就班的進行。

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　　高效會議的三種規(guī)范

　　能夠保證會議有效進行的規(guī)范包含三個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

　　1. 會議時間安排的規(guī)范

　　如果正常工作時間是8AM—5PM，那么：

　　8AM—9AM期間，與會人員發(fā)言的欲望還沒有被喚醒，與會者不大會對會議提案產(chǎn)生太多回應，不適宜進行業(yè)務分析；

　　9AM—10AM期間，比較適合進行1對1會談，這個時間也是進行業(yè)務會談的最佳時間；

　　10AM—12AM或1PM—3PM這個時間段比較適合集思廣益；

　　3PM—5PM，員工開始進入一天當中的倦怠期，不宜安排會議。

　　2. 會議程序應當規(guī)范

　?。?） 所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

　　（2） 超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關(guān)資料。

　　（3） 所有與會者都要準備在會上發(fā)言。

　?。?） 準時開始，準時結(jié)束。

　　（5） 各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

　　（6） 所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。

　?。?） 意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。

　?。?） 會議結(jié)束二至三天后，所有與會者應拿到會議記錄。

　?。?） 所有與會者應承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。

　　（10） 必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

　　3. 固定的會議流程規(guī)范

　　固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。

　　一個中心是指整個會議的議程。明確的議程幫助會議有序進行。

　　兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，伍方會議服務認為它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。