伍方會議服務(wù)發(fā)現(xiàn)在會展經(jīng)濟發(fā)達(dá)國家，會議業(yè)往往和旅游業(yè)歸并在一起進行統(tǒng)一管理，特別是捆綁在一起開展宣傳促銷，這種行業(yè)管理模式為會議業(yè)的整體推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。國外會議業(yè)的整體促銷取得了顯著的效果，其基本原理是以一個整體概念向外宣傳某個國家或城市的優(yōu)良環(huán)境，以吸引更多的國際性會議。具體操作方式如下：
 
　　1、政府組織目的地整體營銷 
會議目的地整體促銷歷來受到會展發(fā)達(dá)國家和地區(qū)的重視。例如，香港旅游局、貿(mào)易發(fā)展局和展覽會議業(yè)協(xié)會合作開展了大量的目的地營銷活動，以期共同推進本港旅游業(yè)和會展經(jīng)濟的發(fā)展。在各相關(guān)機構(gòu)的共同努力，每年在香港舉辦的大型會議超過400個，來自世界各地的與會代表近4萬人。再如，早在1974年，新加坡旅游局成立展覽會議署，該機構(gòu)不是管理部門，其主要職責(zé)是協(xié)調(diào)配合會展公司開展工作，而且不收取任何費用。展覽會議署每年都會制定專門的推廣計劃，到全世界各地介紹本國的旅游業(yè)和會展發(fā)展情況，并且舉辦會展經(jīng)濟方面的研討會，向與會者尤其是國際會議或展覽會的組織者宣傳新加坡舉辦會展活動的優(yōu)越條件。 

　　2、充分發(fā)揮國際組織的作用 
開展會議目的地整體推廣離不開國際權(quán)威組織的支持和認(rèn)可。這里的“國際組織”可以分成兩種類型，一類是專業(yè)會議組織，另一類是各個具體行業(yè)的國際性協(xié)會或組織，前者能為會議舉辦地或會議策劃公司提供指導(dǎo)、評估、推薦等服務(wù)，后者則直接創(chuàng)造更多的會議機會。正是出于上述原因，國外有條件的城市都十分注重發(fā)揮這兩類組織的作用，以爭取更多的國際性會議。主要體現(xiàn)在兩個方面： 
　 （1）積極爭取推介和支持 
目前，在全球有較大影響的國際性會議組織主要有國際大會與會議協(xié)會（ICCA）、會議中心國際協(xié)會（IACC）、專業(yè)會議管理協(xié)會（PCMA）、目的地管理者協(xié)會（ADME）、獎勵旅游管理學(xué)會（SITE）和國際會議觀光局協(xié)會（IACVB）等。其中，ICCA的規(guī)模和影響最大，該協(xié)會擁有650多個會員，分布在80多個國家，這些會員來自多個行業(yè)，構(gòu)成了龐大的會議資源網(wǎng)絡(luò)。此外，ICCA在對會議進行統(tǒng)計和推薦時也有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。 
　　國外的會議公司、獎勵旅游公司和各個城市的會議觀光局，包括一些旅游院校，都十分注重與ICCA等國際組織保持緊密的聯(lián)系，并積極爭取它們的支持，因為如果能得到這些組織的認(rèn)可和推介，勢必會增強本組織以及所辦會議的權(quán)威性。 
　 （2）積極申辦國際性會議 
會議業(yè)整體推廣的另一個層面是積極爭辦國際會議。事實上，國外眾多城市已經(jīng)將專業(yè)會議組織或國際性行業(yè)協(xié)會視為整體營銷的重要對象。據(jù)2002年ICCA的統(tǒng)計結(jié)果，平均每個國際會議的申辦城市都在10個以上，競爭相當(dāng)激烈。各類國際會議的承辦方式及爭取條件在其國際組織的章程中皆有明確說明，因此，在爭辦一個國際會議之前，首先要了解組織章程的規(guī)定及如何爭取，這樣才能事半功倍。 

　 3、危機事件的預(yù)防和處理 
2003年，鑒于SARS疫情對全球旅游業(yè)的巨大沖擊，世界旅游組織發(fā)布了《旅游業(yè)危機管理指南》(Crisis Guidelines for the Tourism Industry)，以指導(dǎo)成員的危機應(yīng)對和管理工作。該行動指南中提出的若干建議同樣也適合會議業(yè)。世界旅游組織認(rèn)為，旅游業(yè)危機管理的主要途徑有四種，即溝通、宣傳、安全保障和市場研究。其中，基于誠實和透明基礎(chǔ)之上的良好溝通是成功危機管理的關(guān)鍵。《指南》針對危機之前、危機期間和危機過后三個階段分別提出了行動建議。從該行動建議中，會議界（包括政府、行業(yè)協(xié)會和企業(yè)）可以獲得很多啟示。事實上，長期以來，國外的眾多會議業(yè)發(fā)達(dá)城市一直強調(diào)從如下四個方面入手來預(yù)防和處理危機事件： 
　　——建立暢通、統(tǒng)一的溝通系統(tǒng)，讓會議策劃和組織者充分了解會議目的地的真實情況，尤其是要及時消除他們對本城市的負(fù)面印象； 
　　——建設(shè)和維護目的地營銷系統(tǒng)（DMS），大力推進城市的整體宣傳促銷，并及時傳達(dá)城市的最新動態(tài)； 
　　——做好會展市場調(diào)研和日常統(tǒng)計工作，并盡早將信息反饋給有關(guān)企業(yè)，同時為會議營銷活動提供依據(jù)； 
　    ——努力營造安全的辦會環(huán)境，可以預(yù)見，安全工作將是未來城市申辦大型會展活動的重要競爭因素之一。

資料整理：伍方會議服務(wù)