當(dāng)經(jīng)濟衰退時，許多組織都試圖通過裁員及減少領(lǐng)導(dǎo)層在公司之外的地方舉辦會議的數(shù)量來達(dá)到縮減預(yù)算的目的。近幾年年，越來越多的組織開始審視他們的會議日程，并重新思考活動的先后次序、每場會議的參會人員及會議議程，而非取消某些會議。
人們現(xiàn)在開始從整個組織的角度審視會議，并對參會人員、會議時間及會議目標(biāo)進行適當(dāng)修改，而不是取消整個會議。越來越多的組織選擇在距離其總部較近的位置召開務(wù)虛會。提前確定會議目標(biāo)的重要性并沒有發(fā)生改變。
伍方會議服務(wù)認(rèn)為：“你必須明確會議的目的，否則不可能取得成功。”也就是說，你需要回答這樣一個問題，“當(dāng)會議結(jié)束時，我們討論并解決了什么問題？”這也意味著，一切可以在其它會議上解決的問題都不應(yīng)該出現(xiàn)在此次會議的議程之上，如工作人員會議所探討的問題等。還有，應(yīng)該最大限度地減少PPT的演示時間，增加對話和戰(zhàn)略討論的時間。

下面將介紹一些舉行此類會議的重要規(guī)則：

1、考慮參會人數(shù)。如果會議的目標(biāo)是交流思想或集思廣益，那么參會人數(shù)應(yīng)該控制在25~30人之間，但是如果會議目的是制定決策，參會人數(shù)則不宜過多。
2、平衡時間。實事求是的計算會議的時間分配狀況，確定領(lǐng)導(dǎo)小組花費在觀看PPT展示、與團隊同伴相處以及討論戰(zhàn)略方向的時間分別是多少。
“如果三天的會議，僅有四到五個小時花在討論戰(zhàn)略問題上，那么這個會議實際上并不是一個戰(zhàn)略會議”。“它只能算是一系列活動中的一個對話而已”。
但這并不意味著，來自于全國乃至全球的參會人員不可以在參會過程中有社交活動，而僅把注意力集中在領(lǐng)導(dǎo)層活動上。當(dāng)然不應(yīng)該錯過這樣一個擴大社會交往和建立人脈網(wǎng)絡(luò)的機會，但是必須要有一個正確的平衡點。
3.落實會議決策。通常情況下，阻礙領(lǐng)導(dǎo)務(wù)虛會取得有效結(jié)果的常見障礙是，各機構(gòu)并沒有對參會人員返回工作崗位之后的情況做足夠的計劃。當(dāng)參會人員離開之后，明確下一步的方案至關(guān)重要。
會議結(jié)束后，應(yīng)該對于會議期間的決策項目進行整理，并確定之后誰在什么時間應(yīng)該做什么，“盡管這項工作聽起來微不足道，但它確實非常重要，因為通常改進的都是這些項目。”
4、溝通效果。“我們通常喜歡問與會者，當(dāng)他們返回總部時，將如何向下屬傳遞會議精神。對會議主題以及會議的結(jié)果有一致的認(rèn)識是至關(guān)重要的。”，“這并非是對講稿的反饋，而是要明確會議結(jié)果以及會議的討論要點。”
伍方會議服務(wù)的觀點：成功的會議建立在良好的設(shè)計之上。它不僅僅與會議內(nèi)容有關(guān)，更為重要的是對會議決策的規(guī)劃和有效執(zhí)行。