近期、伍方會(huì)議服務(wù)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理必不可少，但是難度很大，它能讓會(huì)議策劃者遠(yuǎn)離吃官司的危險(xiǎn)，而風(fēng)險(xiǎn)管理又往往被忽視。

根據(jù)《成功會(huì)議》的姊妹出版物《會(huì)議資訊》的最新研究結(jié)果，在350名被調(diào)查的會(huì)議策劃者中只有16%的人認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)管理極其重要，55%的策劃者承認(rèn)對(duì)于處理緊急事件他們毫無(wú)正規(guī)的對(duì)策。

雖然遭受恐怖襲擊、傳染性疾病或自然災(zāi)害的概率很小，但是會(huì)議策劃者遭遇其它危急情況的可能性非常高，因此風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略很有必要。比如喝醉酒的參會(huì)者駕駛高爾夫球車、獲獎(jiǎng)?wù)邚奈枧_(tái)跌落或發(fā)生火災(zāi)時(shí)需要從樓內(nèi)緊急疏散等。在這些情況下，恰當(dāng)?shù)暮贤赡茏屖录Y(jié)果相差萬(wàn)里，其意義可能是一場(chǎng)官司和一個(gè)鬧劇或逸聞趣事的區(qū)別。這里《成功會(huì)議》雜志為會(huì)議策劃者支招，告訴他們應(yīng)當(dāng)如何處理17種潛在的危險(xiǎn)情形。

1、所有人都出去

如果發(fā)生必須撤離酒店的情況，那一定是十萬(wàn)火急必須立即撤離的時(shí)刻。策劃者當(dāng)然知道緊急出口要清楚標(biāo)記、疏散地圖要公開(kāi)張貼、應(yīng)急照明和滅火器要隨時(shí)備用。但是“疏散情況從來(lái)不會(huì)發(fā)生在你準(zhǔn)備就緒的時(shí)候。”Erin Peschel如此說(shuō)道。他是俄亥俄州劉易斯森特Northpointe 會(huì)議中心的市場(chǎng)和營(yíng)銷總監(jiān)。

在發(fā)生緊急情況時(shí)，參會(huì)者不可能有時(shí)間去細(xì)讀貼在墻壁上的疏散說(shuō)明，因此Peschel 建議每天早上增加一項(xiàng)“安全須知一分鐘”的活動(dòng)，讓參會(huì)者快速了解附近應(yīng)急出口、當(dāng)?shù)貝毫犹鞖夂推渌嚓P(guān)信息。“這不是要嚇唬他們，而是讓他們了解情況。” 

Peschel 說(shuō)，“如果我們平時(shí)有了安全教育，發(fā)生需要緊急撤離大樓的情況時(shí)，人們會(huì)更加沉著冷靜。” 

2、地滑與跌到 

如果參會(huì)者不幸滑倒，他的心情馬上會(huì)跌到谷底，這一天都會(huì)過(guò)得很郁悶。如果發(fā)生這種情況，“我們會(huì)馬上實(shí)施我們稱之為‘照顧、關(guān)愛(ài)和共鳴’的計(jì)劃。”休斯敦洲際酒店的安保主任Stan Alexander說(shuō)。如果問(wèn)題嚴(yán)重，參會(huì)者受傷了，應(yīng)當(dāng)立即撥打911 。

“我們也很想找出這類意外發(fā)生的根本原因。我經(jīng)歷的案例中有的是因?yàn)榈厣嫌兴沽耍?nbsp;也有因?yàn)楦吒男撞繘](méi)有橡膠，只有金屬（螺釘）而跌倒的情況。”他還強(qiáng)調(diào)了一個(gè)必須注意的重要情況，就是跌到后參會(huì)者會(huì)很尷尬，他們會(huì)盡快離開(kāi)跌倒現(xiàn)場(chǎng)。如有必要，可以收集證人的陳述和電話號(hào)碼。

3、菜品說(shuō)明要詳細(xì)

 “我們見(jiàn)過(guò)太多的花生、海鮮過(guò)敏癥參會(huì)者，且過(guò)敏反應(yīng)的嚴(yán)重程度正在上升。”Peschel說(shuō)。雖然有嚴(yán)重過(guò)敏反應(yīng)的客人一般會(huì)提前告訴酒店，Peschel建議會(huì)議策劃者提前向參會(huì)者了解此事，讓酒店知道某些必須特別注意的事項(xiàng)。
    對(duì)于那些沒(méi)有提前告知其有過(guò)敏癥的客人，一定要將食物的所有原材料成分寫在標(biāo)簽上——不能只寫主要原料。Peschel說(shuō)，由于現(xiàn)在的主廚越來(lái)越追求宴會(huì)中食物制作的新意，他們要使用各種各樣的原料，其中很多原料的用量非常少，但是也足以引起過(guò)敏反應(yīng)。
    Matt Bencivenga是一名行政主廚，是Wolfgang Puck餐廳的合伙人，他補(bǔ)充說(shuō)：“讓員工知道對(duì)食品原材料都有所了解也很重要，這樣他們知道每樣菜品該如何分類。我們的做法是把菜單打印出來(lái)，重點(diǎn)標(biāo)出那些含有過(guò)敏性原料，如花生、花生油、牛奶和谷蛋白的菜品。” 

4、氣味過(guò)敏癥

氣味過(guò)敏癥如何處理呢？“有些員工對(duì)氣味過(guò)敏，我們必須加倍小心。”Peschel 說(shuō)，“我們?cè)诖筇煤推渌胤椒捧r花時(shí)要有所限制。”她建議策劃者向參會(huì)者詢問(wèn)有無(wú)過(guò)敏癥，將獲得的所有信息傳遞給酒店，一定要是未經(jīng)修改的參會(huì)者的原話。如有必要，酒店可以索要特殊客人的聯(lián)系方式。

會(huì)議策劃者還可以關(guān)注一下防過(guò)敏客過(guò)濾房，這種專用房間經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的流程，消除或最大程度減少了過(guò)敏原，包括膜孢、酵母、塵螨、氯以及過(guò)敏原散發(fā)的氣味。提供過(guò)濾客房的酒店有邁阿密康拉德酒店、波士頓四季酒店、華盛頓東方文華酒店和比佛利半島酒店等。

5、魚類食品

如果菜品中有生食貝、生魚片壽司或其他未經(jīng)煮過(guò)的魚類，這些生食很容易造成災(zāi)難性的事件。“首先必須選用非常新鮮的魚和貝類，”Wolfgang Puck餐廳的主廚Bencivenga提醒說(shuō)，“對(duì)于貝類，我們使用的原料要求食用前在酒店的儲(chǔ)貨時(shí)間不超過(guò)兩天。”他補(bǔ)充說(shuō)，“收到送貨時(shí)要仔細(xì)察看、驗(yàn)收，再妥善保存。”

“到做菜那天，我們會(huì)最后做海鮮，上菜前菜品放在由冰雕或冰塊做成的展示盤里，海鮮必須直接放在冰塊上并用濕的涼紗布蓋在上面，等客人進(jìn)入房間后才能拿掉紗布。為了隨時(shí)添加食物，我們把大淺盤放在冷凍箱里，當(dāng)服務(wù)員需要從廚房取食物時(shí)，我們就把海鮮裝在盤子里，然后放在冰塊上。”

6、沒(méi)有人想吃生雞肉

干的、煮得太老的肉和家禽不能激起人們的食欲，但是沒(méi)煮熟的肉制品會(huì)讓人望而生畏。

“這方面只有依靠培訓(xùn)，還要給員工提供合適的溫度計(jì)。”Bencivenga說(shuō)，“我們喜歡用即讀式溫度計(jì)。你只要用溫度計(jì)測(cè)量一下每個(gè)部位的溫度，看看是否達(dá)到了這個(gè)部位要求的內(nèi)部熱度就可以做出判斷了。烹煮雞肉時(shí)，肉的內(nèi)部溫度要達(dá)到170度，之后燉煮的溫度保持145度以上。做雞腿更需要技巧，整雞烤制時(shí)，這些部位需要的時(shí)間更長(zhǎng)一些，所以要分部位測(cè)試溫度。牛肉、小牛肉、羊肉要煮到肉的內(nèi)部溫度達(dá)到145度，豬肉應(yīng)達(dá)到160度。”

7、蘋果有毒

即使你把所有危險(xiǎn)都考慮到了，參會(huì)者仍然有可能因?yàn)檠鐣?huì)的食物而吃出毛病來(lái)。如果發(fā)生了這樣的事情，最重要的是采取主動(dòng)，不要寄希望于問(wèn)題會(huì)自己解決或想當(dāng)然地認(rèn)為參會(huì)者是因?yàn)榍疤焱砩瞎渚瓢沙圆〉摹?ldquo;會(huì)議策劃者一旦發(fā)現(xiàn)可能是食物中毒的情況，在安排好病人就醫(yī)后要立即聯(lián)系食品供應(yīng)商。”Bencivenga說(shuō)，“食品供應(yīng)商接到電話后，他們應(yīng)當(dāng)立即聯(lián)系衛(wèi)生管理部門。這個(gè)過(guò)程越快越好，如果真的是因?yàn)槭澄镏卸緦?dǎo)致疾病，要找出疾病的源頭就要容易很多。然后衛(wèi)生部門會(huì)展開(kāi)調(diào)查，包括檢查員工衛(wèi)生、廚房衛(wèi)生和食品儲(chǔ)藏情況。” 

8、提供低酒精度的飲料

讓參會(huì)者不要因?yàn)閼倬贫鹊悯笞淼囊粋€(gè)方法是提供酒精含量低的特殊飲品。Brigitte Liebowitz是紐約哥倫比亞大學(xué)調(diào)酒藝術(shù)學(xué)院和哥倫比亞酒吧接待機(jī)構(gòu)的公關(guān)經(jīng)理，他最喜歡的調(diào)酒方式是：“燒酒雞尾酒（主要由清酒、色李酒、橙皮甜酒和汽水調(diào)制而成）經(jīng)過(guò)‘改良’后可以變成極佳的低度飲料：雞尾酒/色李酒和汽水或雪碧兌在一起，就變成了典型的蘇打白酒。你還可以將味兒調(diào)得再淡一些，因?yàn)樯罹频奈兜篮芴貏e，喝起來(lái)讓人感覺(jué)酒精度反而更高了。如果你用蘇打水取代雪碧，也能兌出酒精度極低的飲料。” 

9、謹(jǐn)防醉酒駕車

“從別人手里拿走車鑰匙是一件需要技巧才能完成的事情，特別是當(dāng)這個(gè)‘別人’是和你沒(méi)有個(gè)人交往的上司或同事時(shí)會(huì)更加棘手。”Liebowitz說(shuō)，“其實(shí)只要一句簡(jiǎn)單的‘我正好和你同路，我們可以做個(gè)伴兒，你搭我的便車吧？’這個(gè)方法通常管用。” 

Julia Rutherford Silvers是《會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)管理》一書的作者，他的建議是：“在活動(dòng)前要和主辦方討論風(fēng)險(xiǎn)情況以及醉酒責(zé)任劃分的問(wèn)題，另外還需獲得酒品供應(yīng)商的協(xié)助，讓舉辦方同意指定一個(gè)專人來(lái)監(jiān)督和干預(yù)參加活動(dòng)的客人。但是態(tài)度要禮貌、誠(chéng)懇，這樣才能讓場(chǎng)面不尷尬、不生硬。避免只在旁邊當(dāng)看客，讓客人的朋友說(shuō)服客人把車鑰匙交給別人。” 

10、謹(jǐn)防醉酒駕高爾夫球車

雖然很多高爾夫球手是“酒”中豪杰，也是駕駛高爾夫球車的老手，但是如果這兩個(gè)身份同出現(xiàn)，卻是一件非常危險(xiǎn)的事情。奧蘭多Rosen Shingle Creek酒店的高爾夫活動(dòng)總監(jiān)Dave Scott先生建議說(shuō)：“免費(fèi)贈(zèng)送的酒加上酒品消費(fèi)沒(méi)有限額，客人喝得忘乎所以的可能性更大了，所以會(huì)議策劃者要想方設(shè)法限制客人喝酒的量，提供給高爾夫客人的酒券要適量限制。” 

會(huì)議策劃者應(yīng)當(dāng)向負(fù)責(zé)接待的服務(wù)員請(qǐng)教。Scott在談到他酒店的服務(wù)員所受到的培訓(xùn)時(shí)說(shuō)：“酒吧里的所有人和高爾夫球車服務(wù)員都參加過(guò)服務(wù)培訓(xùn)，他們訓(xùn)練有素，知道如何辨別哪些人喝酒是需要‘被管制’的——而且也必須這樣做。”

11、避開(kāi)危險(xiǎn)

打高爾夫的人中通常也有經(jīng)驗(yàn)不足的新手，這些新手造成球場(chǎng)意外（例如不小心把球打到同伴的頭上）或受傷（例如在球棒揮舞的區(qū)域走路）的幾率更大，對(duì)此會(huì)議策劃者該如何處理？

“告訴他們要打有準(zhǔn)備的球。有人打球時(shí)，千萬(wàn)不要站在球手的正前方。”Scott說(shuō)。所謂要打有準(zhǔn)備的球是球手擊球時(shí)要心中有數(shù)，準(zhǔn)備就緒了才打球，而不是聽(tīng)從于一時(shí)的口令擊球。他還建議會(huì)議策劃者“讓球手擊球時(shí)將角度拉開(kāi)，注意周邊人員的安全。有人打球時(shí)，不要站在球手的前方位置，要和球手并排站立。”策劃者也可以要求高爾夫球場(chǎng)在每輛球車上貼上提醒語(yǔ)。

12、提示語(yǔ)的作用

對(duì)酒店現(xiàn)場(chǎng)檢查時(shí)，要特別留意酒店里各個(gè)地方提示語(yǔ)的使用。

“從會(huì)議策劃者的角度來(lái)說(shuō)，你在做現(xiàn)場(chǎng)考察時(shí)，應(yīng)該把那些提示語(yǔ)當(dāng)成是酒店設(shè)施應(yīng)有的一部分，不用問(wèn)就能感覺(jué)到它們的存在。”Peschel補(bǔ)充說(shuō)道，“在所有應(yīng)該有的地方，你應(yīng)該都能看到。”同時(shí)，如果酒店員工在工作中使用了不適當(dāng)?shù)墓ぞ?，也要一一記錄下?lái)——例如站在椅子上貼海報(bào)。如果員工工作中使用的不是最安全、最合適的工具，那么可以看出這個(gè)酒店沒(méi)有把安全放在第一位。

13、小心絆倒

不安全的電線、繩索是所有策劃者和參會(huì)者最大的安全隱患。為了避免因絆倒引起的風(fēng)險(xiǎn)，要仔細(xì)察看當(dāng)?shù)氐姆ㄒ?guī)制度，會(huì)議或活動(dòng)前要進(jìn)行一次全面的排練。“由于不同地方法規(guī)對(duì)電線外粘膠布或覆蓋物的方法、種類和厚度要求不同，所以在活動(dòng)開(kāi)始前要和功放供應(yīng)商協(xié)商。”Rutherford Silvers說(shuō)道，“在開(kāi)門前進(jìn)行一次排練，確保電線安裝沒(méi)有問(wèn)題，無(wú)電線外露或可能導(dǎo)致絆倒的隱患。”

休斯敦洲際酒店的亞歷山大先生甚至建議策劃者要指定專門的安全負(fù)責(zé)人，該負(fù)責(zé)人在活動(dòng)開(kāi)始前進(jìn)入房間，檢查電線問(wèn)題以及是否符合消防法規(guī)的要求，舞池是否運(yùn)轉(zhuǎn)正常，有無(wú)安全隱患。

14、舞池的隱患

說(shuō)到舞池，亞歷山大提醒會(huì)議中心年久失修的舞池地板存在很大的安全隱患。他建議策劃者要以挑剔的眼光看待舞池的設(shè)施，尤其是木地板之間的間隙，如果間隙過(guò)大，可能會(huì)把高跟鞋卡住，從而扭傷參會(huì)者的腳踝。

策劃者還應(yīng)當(dāng)讓舞池的主持人提醒客人不要將玻璃杯帶進(jìn)舞池。一旦被子打碎，在酒店沒(méi)來(lái)得及清理碎片前，玻璃碎片和地板上的水就會(huì)傷到舞池里的客人。

15、點(diǎn)名的技巧

你有過(guò)多少次這樣不堪的經(jīng)歷：會(huì)議結(jié)束了，可是你發(fā)現(xiàn)還是找不到名字標(biāo)簽上的那個(gè)人？這種情況除了一點(diǎn)點(diǎn)尷尬之外，還可能成為其他麻煩事的起因。（“嗨！你好嗎？”你絞盡腦汁想這個(gè)人是誰(shuí)，就在你不注意的時(shí)候發(fā)現(xiàn)你的錢包不翼而飛了。）

“名字標(biāo)簽確實(shí)是一個(gè)大問(wèn)題，尤其是會(huì)議地點(diǎn)選在熱門景點(diǎn)時(shí)更是如此。”亞歷山大說(shuō)。他見(jiàn)過(guò)的一個(gè)行之有效的策略是“在入口處放一個(gè)盒子，要求參會(huì)者‘請(qǐng)?zhí)舫鲎约旱拿謽?biāo)簽，這樣我們就知道你來(lái)參加會(huì)議了，會(huì)后請(qǐng)將標(biāo)簽放回這里’。”

16、近在眼前的危險(xiǎn)

如果會(huì)議地點(diǎn)存在安全隱患或位于安全不好的城市，最好的方法是提前做好安全調(diào)研，提醒參會(huì)者倍加小心。亞歷山大的建議是，策劃者如果發(fā)現(xiàn)一個(gè)酒店提供7×24小時(shí)的內(nèi)部安保服務(wù)，這證明酒店服務(wù)質(zhì)量好，但“很多情況下酒店安保經(jīng)理在你面前出現(xiàn)的時(shí)候往往不是你需要他們的時(shí)候（酒店提供安保人員是養(yǎng)兵千日用兵一時(shí)的投資）。”

Rutherford Silvers補(bǔ)充說(shuō)，”策劃者應(yīng)當(dāng)與當(dāng)?shù)氐膱?zhí)法部門和會(huì)議地點(diǎn)管理機(jī)構(gòu)協(xié)商，確定需要高度警惕和預(yù)防的具體事情。給參會(huì)者提供一些具體的建議：什么事情不可以做，哪些地方不可以去（或者不能單獨(dú)去）；如果他們想做某件事情或要去某個(gè)地方，我們可以提供哪些服務(wù)，應(yīng)當(dāng)尋求哪些服務(wù)等。提建議的方式可以是‘您也許已經(jīng)知道這些，但是作為溫馨提示…。’”

17、為時(shí)已晚

如果會(huì)議期間發(fā)生了最糟糕的事情——參會(huì)者死亡，亞歷山大說(shuō)，酒店應(yīng)當(dāng)“立即保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，直到緊急醫(yī)療救護(hù)和消防人員趕到。”亞歷山大說(shuō)，應(yīng)當(dāng)通知會(huì)議策劃者，然后策劃者通知他所在的公司，因?yàn)槊總€(gè)公司處理這類事情的方法和流程不同。

伍方會(huì)議服務(wù)建議策劃者應(yīng)當(dāng)從參會(huì)者那里收集緊急情況時(shí)的聯(lián)系人信息，如果這一工作提前做了，那么公司辦公室可以從人力資源部的緊急聯(lián)系信息檔案中查找到聯(lián)系方式。亞歷山大在這個(gè)行業(yè)中干了30多年，一共經(jīng)歷了4起亡事故，盡管發(fā)生幾率非常少，但顯然是需要“有所準(zhǔn)備”的事情。根據(jù)《會(huì)議資訊》做的相關(guān)調(diào)研，策劃者中制定詳細(xì)的應(yīng)急計(jì)劃且收集緊急聯(lián)系人信息的策劃者人數(shù)不到三分之一。