在會議策劃人的期望表中，排名最高的三項是費用、日期和會議場地。如今，價格問題決定著大多數(shù)談判的成敗。當(dāng)會議策劃人把費用問題當(dāng)做最重要的問題來考慮時，會議中心的業(yè)務(wù)就會變得更加困難。杭州伍方會議服務(wù)在策劃中也發(fā)現(xiàn)了這些問題。
     那原因是什么呢？國際會議中心協(xié)會（IACC）是這樣描述“會議中心”的：會議中心的特點是，一個價格包含所有的服務(wù)內(nèi)容，即“完全會議打包價”或稱CMP（不要和“會議專業(yè)人員認證”的CMP相混淆），這種服務(wù)是IACC所有成員都需要提供的。因此，當(dāng)會議策劃者只拿費用作對比時，會議中心就可能不會被納入考慮的范圍之內(nèi)，因為他們的費用在紙面上看起來顯得更高。
　　但典型的情況是，會議中心一天一夜的費用所包含的服務(wù)內(nèi)容，要比酒店多很多：全部會議空間、一日三餐、會間休息時不間斷的咖啡供應(yīng)、基本的A/V (包括LCD放映機)以及額外的贈送等等。會議中心的各種設(shè)施，都要符合IACC嚴格的標準，即“通用標準”的要求。這些標準涵蓋了眾多的細節(jié)，包括會議有關(guān)業(yè)務(wù)占酒店整個業(yè)務(wù)的百分比(60%，每個會議的平均與會人數(shù)為75或更少等)、椅子的形制、隔墻的厚度、照明設(shè)備的方式、可使用的技術(shù)以及餐飲安排等。
杭州伍方會議策劃經(jīng)理指出，會議策劃人必須知道這些標準是什么。“知道在會議完全打包方案中應(yīng)該得到什么，并且確定所得到的服務(wù)中，哪些是打包標準范圍內(nèi)的，哪些是被強烈建議的，特別是涉及A/V和家具方面的服務(wù)內(nèi)容。”她說。
　　要留住客戶，會議中心應(yīng)該再次強調(diào)他們是專門為會議而建造的，其工作人員也都是經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的，他們可以幫助會議客戶在這里舉辦效果最好的會議。
IACC一直在努力證明會議的嚴肅性與創(chuàng)造完美會議環(huán)境的價值。“因為他們已經(jīng)成長起來了，在和酒店和度假村競爭中，我們已經(jīng)具備了一定的優(yōu)勢，這也是我們應(yīng)該做到的?？梢哉f，你在這兒既可以舉辦嚴肅的會議，還可以享受四星級酒店或度假村的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但人們對此并不清楚，會議中心有必要重申：會議中心建設(shè)的最開始也是最重要的目的，就是為了舉辦嚴肅會議，而且這此舉辦會議，可以最大限度地保持高層次。
　　杭州伍方會議認為，會議策劃人在為今年晚些時候舉辦的會議摸底，但還沒有真正采購?？蛻纛A(yù)訂會議的時間一般在會前60～90天。“我們正在預(yù)定2月份的會議，可現(xiàn)在已經(jīng)是2月了。”她說。“我們也在預(yù)訂3月和4月的會議，但5月的會議還是空白。我們6月份有一個會議計劃，這是迄今為止最讓人興奮的事兒。”
　　既然會議中心的報價是整體打包的，伍方強調(diào)會議策劃者應(yīng)當(dāng)關(guān)注會議的總費用。“如果策劃者要求會議中心將其報價與其它會議場地做比較，他們很可能會發(fā)現(xiàn)會議中心更省錢，而且提供的環(huán)境更好。”
很顯然，整體打包價格讓會議中心沒有很大的回旋余地，但是他們可以調(diào)整打包方案的內(nèi)容，這就是可以商量的余地。但就是這一點，很多會議中心在制定整體打包方案時已經(jīng)考慮到了客戶提得最多的請求：允許參會人員有一個晚上可以外出用晚餐。傳統(tǒng)的打包方案讓參會人員全程呆在會議中心里，這樣在會議中心里購物的人算起帳來更準確，知道會議中心應(yīng)該提供幾頓飯。

杭州伍方認為中國以后的發(fā)展趨勢也可能會這樣，所以我們可以采取一種新的模式，跟省內(nèi)的會議中心談合作，然后去接單來組織，類似杭州金海岸文化傳播有限公司的模式，只不過他們要的是劇院，我們要的是會議會展中心。