幾乎與其他所有的商人一樣，會(huì)議的策劃者們也十分重視節(jié)省開銷，而且我們也都知道一些相同的、傳統(tǒng)的省錢技巧，例如：善于談判、避開旺季、選擇花銷較低的城市、爭取每一筆交易都對自己有利等。然而，只知道這些還不夠。

　　在您為了削減預(yù)算而非要將盥洗室的紙巾拿來當(dāng)餐巾紙之前，我們找到了可以為您的下次會(huì)議節(jié)省開支的新方法。當(dāng)然，這些方法的成功與否，也取決于您的客戶或公司、您開會(huì)的地方、會(huì)議的類型、會(huì)場的種類以及其他一些因素，并非所有技巧都適用于所有情況。無論如何，每一位有頭腦的策劃者都清楚，節(jié)省下來的每一分錢都是實(shí)實(shí)在在的，而當(dāng)您能夠節(jié)省幾百或者幾千美元的時(shí)候，您的公司或客戶就會(huì)興高采烈。

　　當(dāng)您在為下次會(huì)議尋找省錢良機(jī)時(shí)，一定要有創(chuàng)新意識(shí)。將每一個(gè)步驟詳細(xì)列出，并和團(tuán)隊(duì)開展頭腦風(fēng)暴。問問自己，怎樣才能既辦成事兒又花很少的錢？怎樣才能在保證質(zhì)量的前提下減少成本？

　　幾乎所有的會(huì)議都能夠找到省錢的地方——關(guān)鍵是要發(fā)現(xiàn)它們在哪兒，并且勇敢地進(jìn)行變革。

　　重新策劃

　　有些員工也許寧愿辭職也不愿被派去尋找廢棄物。但是位于杭州的會(huì)議策劃公司的負(fù)責(zé)人騰卻派她的助手去找廢棄物：在海邊呆上一天。騰的員工們在海邊去撿貝殼和浮木，而這些東西可以在公司為客戶組織的烤肉野餐上作為主要飾物或裝飾品。“這些撿來的東西都是無需花錢的，這就為客戶節(jié)省了數(shù)百美元的餐桌裝飾費(fèi)用”

　　騰也為了淘到簡易床（大約15元一個(gè)）而走遍了舊貨商店，她把這些床運(yùn)到空置的會(huì)議場館，搭建一個(gè)休息區(qū)，這樣就節(jié)省了租賃家具的費(fèi)用。錯(cuò)配的盤子也是她所特別喜歡的，大家都知道她經(jīng)常從跳蚤市場和舊貨商店淘來餐具，并進(jìn)行精致而錯(cuò)落有致的設(shè)計(jì)，從而節(jié)省了租賃瓷器、玻璃器皿以及刀、叉、勺等餐具的成本。

　　走綠色環(huán)保路線

　　“用一張簡單的卡片或通知，讓人們了解，為了減少會(huì)議中產(chǎn)生的碳排放量且更好地利用資源，您將不再發(fā)給他們那些裝滿他們不需要的產(chǎn)品的飾品袋或贈(zèng)品袋。” 騰經(jīng)理說，“這樣既可以讓企業(yè)獲得好的聲譽(yù)，又可以節(jié)省資金。”

　　同樣，不再使用瓶裝水，改用大水罐或冷藏器，從而減少塑料廢棄物并削減成本。騰經(jīng)理說，為了降低交通成本，您還可以事前確定好出發(fā)時(shí)間，用班車來取代個(gè)性化的接送方式——同樣以綠色環(huán)保的名義。

　　場地省錢法

　　騰經(jīng)理建議，根據(jù)所開會(huì)議類型的不同，您也許想將“省錢”作為主題的一部分?？梢詫顟B(tài)良好的空倉庫和辦公樓用來舉辦精彩的產(chǎn)業(yè)會(huì)議和活動(dòng)。她建議，與其花錢鋪地毯、貼壁紙，不如用幻燈機(jī)將有趣的或有特定主題的影像投射到墻壁或地板上，這樣能因?yàn)闀?huì)場的大小不同而省去數(shù)百美元或更多。如果條件允許，也可以在地板上繪畫或者貼上可揭去的花紙。這樣做可以將腳下的空間裝飾得既有趣又省錢。

　也有對社會(huì)開放的、真正便宜或提供免費(fèi)項(xiàng)目的地方，比如公園等。根據(jù)所舉辦的會(huì)議類型的不同，省錢的方法確實(shí)很多。”

　　在傳統(tǒng)會(huì)議場所的現(xiàn)場尋找省錢的機(jī)會(huì)

　　到您即將開會(huì)的會(huì)議現(xiàn)場，看看您前面的這個(gè)活動(dòng)能否為您的會(huì)議留下地毯和壁紙。雖然使用這些舊東西仍會(huì)有一些開支，但如果您要自己訂貨，這個(gè)花費(fèi)就是“小巫見大巫”了，“特別是您所選擇的這家會(huì)議場所需要工會(huì)工人來干活代價(jià)就更大了”，甘經(jīng)理。他還建議，如果是在一個(gè)工會(huì)工人工作的會(huì)議場所舉辦會(huì)議，就設(shè)法調(diào)整一下視聽設(shè)備、裝飾物等的送貨時(shí)間，尤其是這家會(huì)議場所有“最低兩個(gè)人”和“最少四小時(shí)”的工作要求時(shí)。這種策略可以使他最大限度地利用人工成本，從而在一個(gè)費(fèi)用為50萬元的會(huì)議中，為客戶節(jié)省5萬元。

　　自力更生

　　一般來說，您在公司內(nèi)部解決的事情越多，您節(jié)省的經(jīng)費(fèi)就越多。甘經(jīng)理建議會(huì)議公司自己不要打印太多的證章、桌卡及類似的東西。就很多工作來說，它們會(huì)占用太多雇員的有價(jià)值的時(shí)間。使用本地區(qū)的打印商，就比互聯(lián)網(wǎng)上的打印公司更快更便宜，而且還省去了運(yùn)費(fèi)。通過“自力更生”而節(jié)省經(jīng)費(fèi)的另一重要方面是用自己的音響系統(tǒng)。甘經(jīng)理說：“很多會(huì)議場所要為額外增加音響設(shè)備而收費(fèi)，如果你有視頻文件、音樂或者任何其他文件需要增加播放的效果的話，額外增加音響設(shè)備也就變得十分有必要。通常情況下，一套小的音響系統(tǒng)或者音箱就足以滿足需要，比會(huì)議場所增添的音響系統(tǒng)以及支付操作員的費(fèi)用要便宜。”

　　那將意味著，即使你不得不租用室內(nèi)麥克風(fēng)，也可以節(jié)省數(shù)百或數(shù)千元。

　　食品

　　在食品方面省錢是很費(fèi)腦筋的。薯?xiàng)l和沙司大概不太可能省多少錢。為了讓較少的食品看上去更多，騰經(jīng)理喜歡用日式盒飯。這種方式可以用少量的魚和米飯做出看起來豐盛的盒飯。

　　“日式盒飯小巧而精美，而且當(dāng)你將食物放進(jìn)去的時(shí)候，效果令人吃驚，使人覺得飯盒中的食物的量看起來比在盤子里要多。”

　　甘經(jīng)理表示，如果您必須購買貴重的食品，則應(yīng)學(xué)著控制食物的量，而且要設(shè)法讓供應(yīng)商把食品送到可以批量采購的地方。他還建議與負(fù)責(zé)食品和飲料的員工、視聽設(shè)備提供商以及其他商戶進(jìn)行溝通，看看有沒有同時(shí)召開的會(huì)議能夠“沾光”。采用相同的菜單，或使用同一個(gè)會(huì)議場所、供應(yīng)商、服務(wù)商等，也許能讓您趁機(jī)節(jié)省大筆的經(jīng)費(fèi)。

　　回到學(xué)校

　　學(xué)生是會(huì)議省錢最大的秘訣之一。他最近聘請了當(dāng)?shù)匾凰鶎W(xué)院的合唱團(tuán)為一家企業(yè)的假日party表演。她說：“很多大學(xué)音樂系的表演都很棒很專業(yè)” 。

　　盡管她本打算拿出1500到2500元的經(jīng)費(fèi)用于聘請專業(yè)的合唱團(tuán)，但學(xué)生們只需要500美元和一頓美餐就可以了。她還聘請了當(dāng)?shù)貙W(xué)院傳播學(xué)系的學(xué)生來操作視聽設(shè)備。唯一需要提醒的是，務(wù)必確定這些學(xué)生是負(fù)責(zé)而可靠的，會(huì)在約定的時(shí)間到場她說，盡管如此，她還從沒遇到此類（學(xué)生違約的）麻煩。

　　他也建議將注意力轉(zhuǎn)向當(dāng)?shù)氐呐腼儗W(xué)校，從而以極少的資金來換取美食。雖然這些學(xué)生可能是貿(mào)易學(xué)校的，也可能是當(dāng)?shù)貙W(xué)院或大學(xué)的某個(gè)系的，但他們都有一個(gè)共同點(diǎn)：這些學(xué)生需要為大型團(tuán)體服務(wù)的經(jīng)歷。而且，在烹飪學(xué)校預(yù)訂一頓飯比正宗的飯店要便宜得多。在一場慈善基金募集會(huì)上，他通過讓學(xué)生們?yōu)槊孔揽腿酥谱饕粋€(gè)奢侈的甜點(diǎn)（有足夠10個(gè)人吃的糖果）來讓烹飪學(xué)校獲得收益，并以此作為其捐款。然后，每桌的客人就會(huì)對這個(gè)甜點(diǎn)出價(jià)。這樣一來，這些糕點(diǎn)賣的錢就可以頂上一部分會(huì)議的經(jīng)費(fèi)了。

　　 “后院”中的省錢竅門

　　您也許還可以要求當(dāng)?shù)氐呐c會(huì)者回家住宿，而不是住在酒店，并為由此帶來的不便提供少量的津貼。（盡管大多數(shù)人也許更愿意睡在自家的床上

參考資料：杭州伍方會(huì)議服務(wù)