在以往的會議團(tuán)隊開會過程中，沒有發(fā)生過客戶縮減開支或者縮減人員的現(xiàn)象，不過我們伍方會議發(fā)現(xiàn)，最近幾年，客房入住率和使用費(fèi)用的猛烈增長，消除了很多會議團(tuán)隊客房違約金和其他額外費(fèi)用的煩惱。而當(dāng)休閑活動和商務(wù)旅行驟減的時候，這種狀況恐怕就要改變了。
　　形勢已經(jīng)發(fā)生變化了。09年直到2011年，很多會議團(tuán)隊預(yù)期他們的客房預(yù)訂量將會下降10%或15%，甚至更多。有很多因素將會影響到客房的預(yù)訂量，包括：
　　·旅行計劃減少——各個公司都會減少參加展覽和會議的參會代表數(shù)量，或者干脆取消會議旅行計劃。
　　·行程縮短——參會代表會考慮是否有必要放棄最后半日的行程，以節(jié)省相關(guān)費(fèi)用。
　　·降低消費(fèi)——去年的時候，會議團(tuán)隊可能會選擇在萬豪酒店開會，而今年就可能跑到庭院里召開了。
　　·供求關(guān)系——收益管理專家建議酒店應(yīng)設(shè)法保持目前的費(fèi)用水平，而事實情況是，當(dāng)其中一個競爭者降低了費(fèi)用，其他的酒店也會紛紛效仿。
　　下面是一些幫助大家減少或是避免違約金損失的良策：
　　·早日作出調(diào)整：無論你們簽訂的合同中是否準(zhǔn)許客房數(shù)量調(diào)整，你給酒店留出轉(zhuǎn)售客房的時間越長，他們轉(zhuǎn)售成功的希望就越大。
　　·對費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)督：不妨在Google上搜索一下你所預(yù)訂的酒店其他團(tuán)隊客戶的費(fèi)用情況。這樣的數(shù)據(jù)搜索引擎上留意一下該酒店給于普通大眾客戶的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。這樣做是為了確保團(tuán)隊的費(fèi)用價格是有競爭力的。我個人并不注重合同條款上的約定，如果一家飯店不按照目前市場行情來定價，它將會失去客房預(yù)訂的競爭優(yōu)勢，并會丟掉好的客戶。大多數(shù)的協(xié)會現(xiàn)在都有博客或者是在線交流工具。當(dāng)一個會議代表發(fā)現(xiàn)了酒店提供過更低的價位，那么一半的成員在24小時內(nèi)都會知道這個信息。團(tuán)隊就會失去公眾的信任和聲譽(yù)。這樣的情況一發(fā)生，酒店業(yè)就要失去那些客戶了。
　　·提供一站式采購服務(wù)：你可以通過將注冊程序和酒店預(yù)訂程序合并的方式來提高客房入住量。
　　·最先進(jìn)的酒店技術(shù)能把眾多的注冊平臺整合到一起，幫助確認(rèn)哪些客戶已經(jīng)注冊而客房卻沒有預(yù)訂。這時，你的注冊系統(tǒng)將會發(fā)送信息，強(qiáng)烈建議這樣的客戶預(yù)訂團(tuán)隊旅館。
　　·加強(qiáng)交流：通常的情況下，參會代表和展覽商并不會意識到由于不參加團(tuán)隊客房預(yù)訂，就應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，增強(qiáng)他們的意識，并請求他們給予合作支持是十分必要的?？梢钥紤]進(jìn)行一場電話攻勢，特別是對你的展商要給予格外的關(guān)注。
　　·作出適當(dāng)?shù)淖尣剑涸谀壳暗氖袌鲂蝿菹?，對于實力較強(qiáng)的合作伙伴應(yīng)該給予一定的優(yōu)惠。如果會議策劃者努力提高客房的預(yù)訂量，應(yīng)該給予他們?nèi)缦陋剟睿?br /> 　　    1. 無論合同上是怎么約定的，僅對客房利潤損失那部分收取違約金。
　　    2. 對于會議團(tuán)隊的所有預(yù)約都給予信任，不管費(fèi)用的多少和分配的渠道是什么樣的。
　　    3. 允許會議團(tuán)隊通過提升餐飲質(zhì)量或者其它方式來彌補(bǔ)客房入住量不足的損失。

參考資料：杭州伍方會議服務(wù)有限公司