摘要：隨著會(huì)議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，大多數(shù)公司現(xiàn)在開會(huì)都是找會(huì)議公司解決的，因?yàn)樗麄兛梢詭湍惆阉枰捻?xiàng)目全部解決，這樣可以使大家“省錢、省心、省力、省時(shí)”。杭州伍方會(huì)議服務(wù)結(jié)合自己多年來的會(huì)議服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，歸納了幾點(diǎn)會(huì)議善后工作所需注意的：

第一步
　　1、與各方人員包括對(duì)會(huì)議效果發(fā)揮作用的所有供應(yīng)商見面。
　　2、建設(shè)性地評(píng)價(jià)出席各方的表現(xiàn)。
　　3、讓大家對(duì)你的角色以及你的團(tuán)隊(duì)提出建設(shè)性的反饋意見。
　　4、做好筆記，方便下次會(huì)議使用。
　　
　　離開之前
　　1、與審計(jì)經(jīng)理核實(shí)總帳單。
　　2、更正發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤，記錄所有的差異，回到辦公室后一定要跟蹤這些差異。
　　3、給員工發(fā)放贈(zèng)品，費(fèi)用不計(jì)入伙食或音頻／視頻的成本里。
　　4、確認(rèn)所有需要送回辦公室的材料已經(jīng)包裝好并貼有標(biāo)簽。
　　
　　到家之后
　　1、給活動(dòng)中與你直接合作的酒店的員工、供應(yīng)商和你手下的員工發(fā)送感謝信（抄送總經(jīng)理、相關(guān)管理人員。）
　　2、向你自己公司的員工、志愿者、所有的發(fā)言人發(fā)送感謝信，告訴他們?yōu)?a target="_blank">會(huì)議做出了什么貢獻(xiàn)。
　　3、盡快撰寫員工總結(jié)報(bào)告，討論會(huì)議上完成了什么，什么沒有完成。
　　4、思考會(huì)議的后勤供應(yīng)包括客房的設(shè)施是否效果良好。分析哪些方面還有待改善和提升。
　　5、記錄所有對(duì)演講者演示文稿的評(píng)論，給每位演講者發(fā)送對(duì)演示文稿的書面評(píng)價(jià)。
　　
　　錢的問題
　　1、檢查會(huì)議中關(guān)于追加供應(yīng)的食品、飲料和音頻／視頻設(shè)備等的紀(jì)錄。在你的文件中詳細(xì)記錄這些信息。
　　2、核對(duì)總帳單、員工和演講者的賬單以及所有相關(guān)花銷的憑證。
　　3、編制所有花銷的明細(xì)帳，將其放在綜合檔案中，方便下次會(huì)議使用。
　　4、檢查合同，如果出現(xiàn)與會(huì)議實(shí)際情況不一致的條款，則打電話聯(lián)系他們重新商議。
　　5、收到發(fā)票后的３０天內(nèi)向酒店支付錢款，減去所有有爭(zhēng)議的費(fèi)用。
　　6、跟蹤內(nèi)部應(yīng)收帳款，確保到帳。
　　7、對(duì)于有問題的費(fèi)用，要立即和廠家對(duì)帳，但是必須確保問題解決后的３０天內(nèi)支付完所有賬單。
　　
　　總結(jié)報(bào)告
　　1、編制書面會(huì)后總結(jié)報(bào)告。不同活動(dòng)中參加者的詳細(xì)情況、每頓飯有多少參會(huì)者用餐等信息要加入報(bào)告中。把報(bào)告發(fā)送給與會(huì)議有關(guān)的內(nèi)部員工。
　　2、寫上你自己對(duì)于會(huì)議的想法，如何改進(jìn)和提升。
　　3、計(jì)算會(huì)議的投資回報(bào)率和目標(biāo)回報(bào)率。
　　4、比較RFP(意見反饋) 和實(shí)際結(jié)果，包括客房的感應(yīng)器、伙食和飲料花費(fèi)等等。以后的RFP中要加入需要修改的地方。
　　5、為會(huì)議做一個(gè)詳細(xì)的時(shí)間表，包括支付日期和結(jié)束日期，存檔作為日后用的參考資料。

一場(chǎng)會(huì)議的結(jié)束并不代表這場(chǎng)會(huì)議已經(jīng)成功完成，會(huì)后工作也是很重要的，杭州伍方希望上面幾點(diǎn)對(duì)大家都有所幫助。