摘要：我想大家都知道，從古到今，人們一直都在不間斷地組織各種會議，小到家庭會議，大到國際會議。就說我們杭州伍方會議服務，每年也要承接很多會議，但是最重要的是策劃組織會議，很多時候很簡單，連小孩都會，可是很多時候，它又很復雜、很困難，復雜到了很多人一起想辦法，都未必能考慮得很周全。

有時候，公司的會議策劃組織團隊付出了大量的勞動和心血，可會議的效果還是不能盡如人意。也許是“會議”這個詞太過普通，以至于人們往往會忽略其“策劃”的重要性。“年會”（convention）作為國際國內(nèi)會議市場一個重要的會議類型，有規(guī)模大、影響力強等特點，進行縝密的前期策劃和組織，當然也是必不可少的一個重要環(huán)節(jié)。
　　據(jù)杭州伍方會議服務的了解美國每年舉辦13700多個這類年會，單個會議的與會人數(shù)多達數(shù)萬人，甚至十幾萬人。但是大家有沒有想過為何美國的年會市場能夠運作得如此成功呢？

可以很明確的告訴大家這與會議組織機構(gòu)及其合作伙伴（會議管理公司等）強大的策劃組織能力是分不開的。下面就是杭州伍方結(jié)合自己做年會的經(jīng)驗以及總結(jié)發(fā)達國家年會市場成功運作經(jīng)驗，得出以下值得借鑒的幾點：

　　其一，與專業(yè)機構(gòu)合作。年會多為協(xié)會類機構(gòu)主辦，而這類機構(gòu)的人員數(shù)量和會議專業(yè)能力等會有一定的局限性，因此，與專業(yè)會議公司合作是重要的選項之一。專業(yè)公司經(jīng)驗豐富，策劃運作能力很強，有他們的參與，會議往往會增加很多色彩，效果也會大大提升；
　　其二，加強與政府機構(gòu)的合作。無論是全國性的年會還是國際性的年會，一般來說在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力，因此年會對各地政府甚至是國家政府有關部門都會有很強的吸引力。現(xiàn)在，我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區(qū)召開，而我們講的一般意義上的國際會議，指的主要就是國際協(xié)會類機構(gòu)的年會。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止，我國已經(jīng)有數(shù)十個城市出臺了會議產(chǎn)業(yè)扶持政策，每年的扶持資金多達數(shù)億元之多；
　　其三，加強市場調(diào)研并提出針對性解決方案。發(fā)達國家很多行業(yè)年會都已經(jīng)舉辦過數(shù)十屆甚至上百屆，已經(jīng)成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議幾十年甚至上百年來一直受到業(yè)界追捧，如果會議組織機構(gòu)不重視市場調(diào)研，不重視會議代表的感受和要求，那是根本不可想象的。發(fā)達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容——不同類型、不同職務、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)——與會家屬也不例外；
　　其四，注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排。根據(jù)美國會議市場的調(diào)查，在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”排序中，“會議地點”和“會議附加活動”已經(jīng)超過“會議內(nèi)容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多，合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化非常重要；
　　最后，注重細節(jié)服務。常辦會議的人都會認為辦好一個會議很難，其中一難就是把每個細節(jié)都做好。會議，就是由無數(shù)個細節(jié)組成的，會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節(jié)相加而成的。因此，做好會議細節(jié)工作，是所有會議組織機構(gòu)、會議工作者必須練好的一項基本功。

以上五點的解說，杭州伍方相信大家對會議策劃一定有了更深的了解，希望這些對大家在策劃和組織年會方面有所幫助。