會(huì)展文案的分發(fā)與發(fā)布

發(fā)布時(shí)間：2010-08-28 內(nèi)容來源：杭州年會(huì)策劃公司 http://www.xawljx.com

(一)會(huì)展文案的分發(fā)：會(huì)展文案的分發(fā)有以下幾種方式：

1．郵局寄發(fā)。用于傳遞普通會(huì)展文案。

2．機(jī)要傳遞。即通過專門的機(jī)要文件傳遞系統(tǒng)來分發(fā)文件，用于傳遞保密文件。

3．當(dāng)面交接。企業(yè)內(nèi)部的會(huì)展文案，如果方便，可采取送文上門或通知前來領(lǐng)取的方法當(dāng)面交接。

4．電信發(fā)送。即用電報(bào)、傳真和計(jì)算機(jī)傳遞文件。電信發(fā)送會(huì)展文案要注意以下幾點(diǎn)：

(1)重要而緊急的文件在用傳真和計(jì)算機(jī)傳遞之后，還應(yīng)發(fā)送紙質(zhì)文件,以便收文單位永久保存。

(2)用電報(bào)、傳真和計(jì)算機(jī)傳遞密件應(yīng)采取加密措施，但傳真和計(jì)算機(jī)不得傳遞絕密級(jí)文件。

(3)用傳真發(fā)送會(huì)展文案要注意格式的規(guī)范。用傳真機(jī)發(fā)送的會(huì)展文案有兩種：一種是有原來標(biāo)印格式的會(huì)展文案，如會(huì)展公文、申請表、登記表等，這類會(huì)展文案可按原有標(biāo)印格式直接用傳真機(jī)發(fā)送。另一種是單位之間相互往來的事務(wù)性會(huì)展文案。這類文案具有告知、備忘、確認(rèn)的作用，可以作為法律憑證，格式應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一規(guī)范，項(xiàng)目設(shè)置要便于雙方對(duì)傳真件進(jìn)行管理和將來的查考利用。一般應(yīng)設(shè)置下列項(xiàng)目：

第一，標(biāo)題。單位名稱+“傳真”(傳真件)字樣，如“北京××會(huì)展公司傳真文件”。“傳真”二字一定要標(biāo)注，以區(qū)別于其他文件。

第二，編號(hào)?？蓞⒄展牡陌l(fā)文字號(hào)編號(hào)方法，機(jī)關(guān)代字+年份+流水號(hào)。

第三，收件單位法定名稱、收件人(即對(duì)方經(jīng)辦人)、傳真和電話號(hào)碼。對(duì)方經(jīng)辦人明確的，一定要寫明其姓名。

第四，發(fā)送單位法定名稱、發(fā)送人、傳真和電話號(hào)碼、地址和郵編，便于與對(duì)方通過傳真以外的方式聯(lián)系。

第五，發(fā)送日期，急件還要注明發(fā)送的具體時(shí)間。

第六，總頁數(shù)和頁號(hào)。為了防止傳送過程中出現(xiàn)掉頁故障，必須寫明總頁數(shù)和頁號(hào)。

第七，標(biāo)題或事由。

此外，還可根據(jù)每個(gè)單位的具體情況設(shè)置其他相關(guān)的項(xiàng)目。

5.現(xiàn)場分發(fā)。會(huì)展活動(dòng)舉辦期間使用的文件大多是在會(huì)場、展館和報(bào)到地點(diǎn)現(xiàn)場分發(fā)?，F(xiàn)場分發(fā)會(huì)展文案要注意以下幾點(diǎn)：

(1)會(huì)展活動(dòng)的主要文件及會(huì)展展務(wù)管理性文件，如工作報(bào)告、議程、日程安排、作息時(shí)間表、會(huì)議或展覽須知等，要盡可能在參加對(duì)象報(bào)到時(shí)分
發(fā)。

(2)重要文件及保密文件要履行簽收手續(xù)。會(huì)議期間臨時(shí)分發(fā)的文件，應(yīng)做好記錄。

(3)事先做好分發(fā)文件的各項(xiàng)準(zhǔn)備。比如，將需要分發(fā)的文件按正式代表、列席代表、參展商、客商、記者等不同身份分裝，便于分發(fā)；準(zhǔn)備好簽字用的桌椅、筆墨、登記簿(表)等。