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會(huì)展文案結(jié)構(gòu)的元素是指表現(xiàn)會(huì)展文案主題信息的基本組成單元，包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者名稱或姓名、稱呼、主送機(jī)關(guān)、正文、印章或簽署、成文時(shí)間等。這些結(jié)構(gòu)元素并非每份會(huì)展文案都必須具備，寫(xiě)作時(shí)可根據(jù)會(huì)展文案的性質(zhì)、類型加以選擇，合理組合。
(一)標(biāo)題
標(biāo)題是對(duì)會(huì)展文案內(nèi)容的高度概括與提煉。一個(gè)好的標(biāo)題往往給人深刻印象，能引起人們的閱讀注意和興趣。
1．標(biāo)題組成方式。會(huì)展文案標(biāo)題的組成有下列幾種方式：
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議名稱+事由+文種。這種方式主要用于以機(jī)關(guān)或會(huì)議的名義發(fā)出的文件。比如，《北京市人民政府關(guān)于促進(jìn)會(huì)展業(yè)發(fā)展的若干意見(jiàn)》、《中國(guó)共產(chǎn)黨上海市第七屆委員會(huì)第六次全體會(huì)議關(guān)于市委常委工作會(huì)議的報(bào)告》。
(2)發(fā)文機(jī)關(guān)或會(huì)議名稱+文種。比如，《上海市人民政府令》、《建筑師、工程師注冊(cè)制度研討會(huì)紀(jì)要》。
(3)事由(主題)+文種。比如，《中華人民共和國(guó)加人世界貿(mào)易組織議定書(shū)》、《出國(guó)舉辦經(jīng)濟(jì)貿(mào)易展覽會(huì)審批管理辦法》等。
(4)僅標(biāo)明文種。比如，《新聞公報(bào)》、《聯(lián)合聲明》等。
(5)復(fù)合式標(biāo)題。復(fù)合式標(biāo)題有三種形式：
第一種由主題和副題組成。主題，又稱正題，解釋會(huì)展文案的主題。副題，又稱子題，補(bǔ)充說(shuō)明作者、文種和適用范圍等信息，常常用破折號(hào)引出。會(huì)展簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、會(huì)展總結(jié)、會(huì)展新聞等可采用這種標(biāo)題。
第二種是在主標(biāo)題上增加一個(gè)提示性、渲染性的眉題(或稱肩題、引題)，一般用于會(huì)展新聞寫(xiě)作。
第三種是由引題、正題和子題組成，僅用于會(huì)展新聞寫(xiě)作。
2．標(biāo)題制作要注意的問(wèn)題。
(1)發(fā)文機(jī)關(guān)和會(huì)議名稱要用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
(2)標(biāo)題中的事由或主題部分應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括會(huì)展文案的主要信 息，并注意語(yǔ)法的規(guī)范性和語(yǔ)義的準(zhǔn)確性。
(3)發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)展文案時(shí)，標(biāo)題中對(duì)被發(fā)布、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的會(huì)展文案標(biāo)題外加書(shū)名號(hào)。
(4)為了便于會(huì)展文案的引用、轉(zhuǎn)發(fā)、匯編、歸檔以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)檢索，會(huì)展文案的標(biāo)題應(yīng)盡可能標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由(主題)和文種。會(huì)展公文的標(biāo)題，除會(huì)議紀(jì)要外，不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān)。
(二)稿本性質(zhì)
會(huì)展文案寫(xiě)作和印制時(shí)，除了正本和副本外，其他的稿本形態(tài)都應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題之后或下方注明，以區(qū)別于正本和副本的法定效力。規(guī)范性會(huì)展文案中的暫行本和試行本也必須標(biāo)注，以免同普通正本相混淆。稿本性質(zhì)有兩種標(biāo)注方式：
1．提交會(huì)議討論或?qū)徸h表決，尚未產(chǎn)生法定效力的會(huì)展文案，應(yīng)在標(biāo)題之后或下方居中用括號(hào)標(biāo)明“草案”、“修正草案”、“討論稿”、“征求意見(jiàn)稿”。
2．暫行本和試行本的“暫行”和“試行”兩字既可置于文種之前，限定文種，也可置于文種之后用圓括號(hào)括住。
(三)題注
1．使用題注的范圍。題注是位于標(biāo)題之下，說(shuō)明該文案通過(guò)、簽署、發(fā)布、修訂、生效等有關(guān)信息的結(jié)構(gòu)元素。會(huì)議通過(guò)的文件或者法律、法規(guī)、
規(guī)章等文案，應(yīng)當(dāng)標(biāo)識(shí)題注。
2．題注的標(biāo)注形式。
(1)通過(guò)日期+會(huì)議名稱+“通過(guò)”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標(biāo)明修訂日期。用于在會(huì)議上表決通過(guò)的文件。會(huì)議名稱應(yīng)當(dāng)寫(xiě)全稱，以示莊重。
如
《中華人民共和國(guó)憲法修正案》(1993年3月15日第九屆全國(guó)人民代表大會(huì)第二次會(huì)議通過(guò))
(2)發(fā)布機(jī)關(guān)+發(fā)布日期+“發(fā)布”字樣，如修訂后重新發(fā)布，標(biāo)明修訂日期。用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章。
(3)批準(zhǔn)日期+批準(zhǔn)機(jī)關(guān)+“批準(zhǔn)”字樣；發(fā)布日期+發(fā)布機(jī)關(guān)+“發(fā)布”字樣。用于經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，由本機(jī)關(guān)發(fā)布的公文。
(4)發(fā)布日期+發(fā)布機(jī)關(guān)+令號(hào)+“發(fā)布”字樣。用于以命令形式發(fā)布的法規(guī)和規(guī)章。
(5)簽署日期+簽署地點(diǎn)。主要用于國(guó)際性會(huì)議通過(guò)或共同簽署的公約、宣言、章程等。如
《國(guó)際展覽會(huì)公約》于l928年11月22日在巴黎簽署，并經(jīng)1948年5月10日、l966年11月16日、l972年11月30日《議定書(shū)》和1982年6月24日及l(fā)988年5月31日《修正案》增補(bǔ)
3．使用題注應(yīng)注意的問(wèn)題。
(1)采用題注的文件，一般不再標(biāo)注主送機(jī)關(guān)、成文日期等項(xiàng)目。
(2)題注的位置在標(biāo)題的正下方，一般用圓括號(hào)括住，居中。文字較多的題注也可以不用括號(hào)，列于標(biāo)題之下，正文之上。
(3)題注中的日期可用阿拉伯?dāng)?shù)字表述。
(四)作者名稱或姓名
會(huì)議報(bào)告和講話、調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等會(huì)展文案，要在標(biāo)題下方標(biāo)明法定作者或報(bào)告人的名稱或姓名。
(五)稱呼
稱呼主要用于信函、講話、報(bào)告、致辭一類的會(huì)展文案。稱呼要根據(jù)文案的性質(zhì)和稱呼對(duì)象的身份、范圍等情況確定。一般要把握這樣幾點(diǎn)原則：一是身份從高到低；二是性別先女后男；三是盡可能覆蓋全體參加對(duì)象。比如，提請(qǐng)代表大會(huì)審議的報(bào)告，應(yīng)當(dāng)稱呼“各位代表”；歡迎會(huì)上的致辭，應(yīng)當(dāng)首先稱呼歡迎對(duì)象，再稱呼其他參加對(duì)象，如“尊敬的××X先生，各位來(lái)賓，女士們、先生們”；介紹經(jīng)驗(yàn)等一般性發(fā)言，應(yīng)當(dāng)先稱呼領(lǐng)導(dǎo)，再稱呼
來(lái)賓，最后稱呼代表，如“各位領(lǐng)導(dǎo)、各位來(lái)賓、各位代表”。稱呼要在標(biāo)題之下空一行頂格書(shū)寫(xiě)，后標(biāo)冒號(hào)。
(六)主送機(jī)關(guān)
主送機(jī)關(guān)即公文的主要受理機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是一種特定的稱呼。凡是以機(jī)關(guān)的名義制發(fā)，并有明確的受理機(jī)關(guān)的會(huì)展文案，應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)的寫(xiě)作應(yīng)當(dāng)清楚明確，盡量不寫(xiě)“各有關(guān)單位”，以免造成責(zé)任不清、互相推諉的情況。
主送機(jī)關(guān)的寫(xiě)法有下列幾種：
(1)特稱或單稱。用于向一個(gè)特定的機(jī)關(guān)行文。使用特稱要注意區(qū)域限制。在本地區(qū)、本單位可稱上級(jí)為“省政府”、“市政府”、“總經(jīng)理”，但跨地區(qū)、跨單位行文時(shí)，必須寫(xiě)明地區(qū)或單位全稱，如“×x市人民政府”。上行性會(huì)展公文，特別是請(qǐng)示只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。
(2)并稱。用于同時(shí)向兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)行文。向兩個(gè)以上的上級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，要將主要的機(jī)關(guān)寫(xiě)在前面，如“黨中央、國(guó)務(wù)院”。如果采取并報(bào)的形式，則在主要的機(jī)關(guān)后面寫(xiě)“并報(bào)×××”。
(3)轉(zhuǎn)稱。用于主送某一機(jī)關(guān)，同時(shí)要求轉(zhuǎn)送另一機(jī)關(guān)的公文。
(4)統(tǒng)稱。又叫泛稱。即將同一類型的機(jī)關(guān)名稱的共同中心語(yǔ)抽出，前面加“各”字，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委”。無(wú)共同中心語(yǔ)的機(jī)關(guān)，可按其性質(zhì)統(tǒng)稱，如“各直屬機(jī)構(gòu)”、“各人民團(tuán)體”。
(5)遞降稱。用于多級(jí)下行文，如“各區(qū)(縣)、鎮(zhèn)(鄉(xiāng))人民政府”。
(七)正文
正文是完整表達(dá)會(huì)展文案主題信息的核心載體，一般分為開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分。內(nèi)容簡(jiǎn)單的會(huì)展文案，可以不分段落，一氣呵成。
1．開(kāi)頭。會(huì)展文案常用的開(kāi)頭形式有：
(1)說(shuō)明制發(fā)目的、意義和依據(jù)。
(2)揭示背景，確定全文的基調(diào)。主要用于各種工作報(bào)告、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)介紹等會(huì)展文案的寫(xiě)作。
(3)介紹和評(píng)價(jià)基本情況。會(huì)展報(bào)告、會(huì)展通報(bào)、會(huì)展簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議公報(bào)等，會(huì)展文案的開(kāi)頭一般要概括介紹相應(yīng)的基本情況。
(4)表達(dá)歡迎、歡送、祝賀、慰問(wèn)、感謝等特定的禮儀信息。主要用于講話稿、賀信、慰問(wèn)信、感謝信的寫(xiě)作。
2．主體。會(huì)展文案主體的主要功能是說(shuō)明具體情況、解釋政策條文、布置工作任務(wù)、突出辦法要求、回答對(duì)方詢問(wèn)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、分析原因利弊。
3．結(jié)尾。會(huì)展文案結(jié)尾常有以下幾種形式：
(1)提出希望或執(zhí)行要求。如“以上通知，望遵照?qǐng)?zhí)行”。
(2)發(fā)出號(hào)召。如“讓我們以振興中國(guó)本土動(dòng)漫為目標(biāo)，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)創(chuàng)動(dòng)漫產(chǎn)業(yè)新紀(jì)元”。
(3)表示信心和決心。如“我們相信，經(jīng)過(guò)我們的共同努力，本屆會(huì)展一定會(huì)取得圓滿成功”。
(4)提出請(qǐng)求。主要用于請(qǐng)示、上行性意見(jiàn)、審議性報(bào)告等，如“以上請(qǐng)示請(qǐng)批復(fù)”、“以上報(bào)告，請(qǐng)各位代表審議”。
(5)表達(dá)祝愿。主要用于各種會(huì)議上的致辭。如“衷心感謝諸位共襄盛舉”。
(6)收束全文，予以強(qiáng)調(diào)。如“特此決議”、“特此通知”、“特此函告”。
(八)印章或簽署
1．印章。需對(duì)外發(fā)出的會(huì)展文案，除了在媒體上公布、會(huì)議通過(guò)和領(lǐng)導(dǎo)人簽署之外，在繕印后，都應(yīng)在落款處按規(guī)定的方式加蓋機(jī)關(guān)的印章。印章、發(fā)文機(jī)關(guān)、簽發(fā)人三者必須一致。
2．簽署。會(huì)展文案的簽署有兩種情況：
一是以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)出的會(huì)展文案，如公布會(huì)展法規(guī)和規(guī)章的命令，向法定性會(huì)議提出議案，對(duì)重要貴賓發(fā)出請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函，任免性通知以及重要的聘書(shū)等，由簽發(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人在正本的正文末尾親筆署名，用以證實(shí)其法定效力或體現(xiàn)禮節(jié)會(huì)展文案，簽署的權(quán)限僅限于正職或代理正職的領(lǐng)導(dǎo)人，副職不簽署。簽署前，應(yīng)先印好領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)和簽署Et期。如需要簽署的文案較多，可蓋領(lǐng)導(dǎo)人手寫(xiě)體簽名章。聯(lián)合發(fā)文需要簽署的，應(yīng)當(dāng)聯(lián)合簽署。
二是具有協(xié)議性質(zhì)的會(huì)展文案，如會(huì)展合同、會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)合公報(bào)、共同宣言等，由有關(guān)各方代表在文案的末尾共同簽署姓名。
(九)成文時(shí)間
會(huì)展文案如果沒(méi)有在正文中特別說(shuō)明，一般都是以成文時(shí)間作為法定的生效時(shí)問(wèn)。確定成文時(shí)間應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條規(guī)則：
1．由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的會(huì)展文案，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
2．經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的會(huì)展文案，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。
3．通過(guò)談判協(xié)商達(dá)成的會(huì)展文案，以各方共同簽字的日期為準(zhǔn)。
4．需合簽才能生效或者聯(lián)合制發(fā)的會(huì)展文案，如各方簽字的日期不同，則以最后一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
5．需要報(bào)請(qǐng)上一級(jí)機(jī)關(guān)或部門(mén)批準(zhǔn)的會(huì)展文案，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。
6．會(huì)展文案以電報(bào)形式發(fā)出的，以發(fā)報(bào)日期為準(zhǔn)。
7．特殊情況署印發(fā)El期。
