展覽公司自己擁有展覽場館的不多。因此，大多需要租用展覽場館舉辦展覽會。租用展覽場館需要簽訂合同。該合同一般須在對外公布展覽會舉辦信息和開始展位銷售之前簽訂。

在簽訂租館合同之前，展覽公司應對展覽場館進行全面的考察。

考察的重點是展覽場館的服務(wù)設(shè)施及服務(wù)能力，包括展覽場地是否適用、展品運輸、儲存是否方便、標準展位搭建、展品運輸物流、展覽現(xiàn)場工作餐供應是否自理、展覽現(xiàn)場水、電、汽源接駁是否方便、展覽現(xiàn)場接待參展報到和觀眾參觀的設(shè)施是否具備、展覽場館管理水平和員工素質(zhì)是否專業(yè)等方面。還應考察展覽會展期的前后三個月內(nèi)有無相同題材的展覽會。

如果長期在某一場館做展覽，簽訂合同前一般是不需要考察的。

經(jīng)過考察，如有意租用該展覽場館舉辦展覽會，則進入商業(yè)談判環(huán)節(jié)。

租用展覽場館商的業(yè)談判，應把握五個重點：

（1）確定展覽會的具體展期；

（2）確定展覽會所租用的展覽面積；

（3）確定所租用的展覽面積的租金標準；

（4）確定標準展位搭建、展品運輸物流、展覽現(xiàn)場工作餐供應等服務(wù)的提供形式，如明確由展覽場館提供，則需要確定服務(wù)收費標準；

（5）確定展覽會組織機構(gòu)與展覽場館雙方的責任與義務(wù)，包括違反合同的處罰。

在商業(yè)談判中，展覽會組織機構(gòu)應努力維護自身權(quán)益。這些權(quán)益具體包括：場租及服務(wù)費價格是否合理；由展覽場館提供的服務(wù)（如標準展位搭建、展品運輸物流、展覽現(xiàn)場工作餐供應等）是否達到舉辦要求；能否避免相同題材展覽會的競爭；能否爭取免費的增值服務(wù)；能否爭取支付場租及服務(wù)費的優(yōu)惠條件；能否在違反合同的處罰上爭取有利于自身的條款等等。

對于場租及服務(wù)費價格是否合理的問題，首次在該展覽場館舉辦展覽會的組織機構(gòu)，應事先收集其他組織機構(gòu)在同一展覽場館場租及服務(wù)費價格的信息，以免在信息不對稱的情況下接受不合理的價格。而經(jīng)常在該展覽場館舉辦展覽會的組織機構(gòu)，則可根據(jù)過往經(jīng)驗或雙方利益關(guān)聯(lián)程度，要求價格優(yōu)惠。

對于標準展位搭建、展品運輸物流、展覽現(xiàn)場工作餐供應等問題，如協(xié)商由展覽場館提供，則需要逐一考察服務(wù)質(zhì)量并商洽價格標準。展覽場館如負責搭建標準展位，要了解其展架數(shù)量和質(zhì)量有無保證，其價格是否合適。如展覽場館不負責提供標準展位搭建、展品運輸物流、展覽現(xiàn)場工作餐供應等服務(wù)（或者不負責提供其中的某一、兩項），則展覽會組織機構(gòu)需要自行尋求其他服務(wù)商提供。

對于避免相同題材展覽會競爭的問題，按展覽業(yè)慣例，同一展覽場館不能在三個月內(nèi)接待兩個及其以上的同一題材的展覽會。展覽會組織機構(gòu)應明確提出要求，并將此寫入租館合同，作為展覽場館的承諾。

對于爭取免費的增值服務(wù)問題，一般指展覽場館對可收費的附加服務(wù)項目同意免于收費，如免收展覽會現(xiàn)場服務(wù)中心的場租、免收布展期間夜間的延時加班費、免收展覽會主會標語制作費等。

對于爭取支付場租及服務(wù)費優(yōu)惠條件的問題，主要指支付場租的訂金數(shù)額較少、支付場租的時間較為寬松，以及相關(guān)服務(wù)費的價格較為便宜等。

總之，由于場租及相關(guān)服務(wù)費在展覽會經(jīng)營性成本中所占比例較大，展覽會組織機構(gòu)應力爭使其相對便宜，或更加有利于自己。就商業(yè)關(guān)系而言，展覽會的組織機構(gòu)是展覽場館的客戶，在談判中具有較為有利的地位，尤其是在展覽場館較多的城市、以及展覽市場偏冷的地方。

但實際情況是，展覽市場興旺的地方，如中國東部地區(qū)的大城市，尤其是北京、上海、廣州三市，其展覽場館的年利用率高達85%以上，其大型展覽場館如北京國際展覽中心、上海國際展覽中心、廣州進出口交易會展覽館，已被各種展覽會排滿展期，因而，這些地方的大型展覽場館在商業(yè)談判中，往往處于強勢地位。對于展覽會的組織機構(gòu)而言，在與這些地方大型展覽場館的商業(yè)談判中，獲得較為理想的展期和較高質(zhì)量的服務(wù)，是主要議題。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/181c5b4469eae009581bec11.html