會(huì)議通知的提前發(fā)放是為了讓我們的參會(huì)代表能夠清晰的了解到整個(gè)會(huì)議的基本信息，開會(huì)的地點(diǎn)時(shí)間，還有就是會(huì)議的大概流程，不至于讓我們的參會(huì)代表在來之前一無所知，所以發(fā)放會(huì)議通知也是一件重要的工作，杭州伍方會(huì)議總結(jié)了我們會(huì)議通知在發(fā)放時(shí)的要求。

①提前宣布

重要的會(huì)議，各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就緒后，就要盡早告訴與會(huì)人員，讓他們提前做好準(zhǔn)備：約請(qǐng)性會(huì)議為精確計(jì)算與會(huì)人數(shù)，須提前一周以上宣布告訴，并附上回執(zhí)。杭州伍方會(huì)議回執(zhí)中包含了受邀請(qǐng)人的名字、性別、年紀(jì)、工作單位、職務(wù)或職稱、是不是會(huì)參加會(huì)議、是否需要預(yù)定房間、是否需要火車票以及飛機(jī)票預(yù)訂等等信息。但會(huì)議沒有必要過早宣布，避免狀況發(fā)生改變或形成忘記。

②按規(guī)則規(guī)模發(fā)

至于會(huì)議告訴應(yīng)發(fā)到哪一級(jí)單位或人員，應(yīng)按規(guī)則處理。沒有規(guī)則時(shí)，應(yīng)依照常規(guī)和具體狀況處理。假如該被告訴的人未接到告訴，他可以提出這次會(huì)議沒有依照法定程序舉辦，并否認(rèn)會(huì)議的效力。接到告訴的人不參加會(huì)議，是他自己拋棄權(quán)力：可是組織者不發(fā)告訴或告訴有過錯(cuò)，就是組織者的職責(zé)。

③執(zhí)行到人

會(huì)議公司在發(fā)送會(huì)議告訴時(shí)應(yīng)仔細(xì)斷定會(huì)議的規(guī)模，確保給每一位與會(huì)者發(fā)送會(huì)議告訴。告訴的信封上應(yīng)精確標(biāo)明與會(huì)者的具體地址、工作單位、名字等，并在明顯方位上奪目地標(biāo)出“會(huì)議告訴”的字樣。可將會(huì)議中運(yùn)用的有關(guān)票證(入場券、代表證、坐次號(hào)、編組名單以及就餐證、搭車證等)與會(huì)議告訴一并發(fā)送。必要時(shí)，在告訴送出之后以電話或者其他方式和與會(huì)人員取得聯(lián)系，確認(rèn)是不是收到告訴、是不是能參加會(huì)議等項(xiàng)內(nèi)容。有些單位發(fā)會(huì)議告訴時(shí)，需當(dāng)事人簽名，若當(dāng)事人不在，就請(qǐng)別人代為告訴。

④平常打好根底

做好發(fā)放告訴工作需要在平常打好根底，不能忽略一些細(xì)微瑣碎的事情，如領(lǐng)導(dǎo)同志、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址、電話、電子郵件地址等要知道精確，依據(jù)改變及時(shí)修改。

會(huì)議通知是我們會(huì)議開始前的準(zhǔn)備工作，也是給我們參會(huì)代表的第一印象，所以我們的會(huì)議通知要嚴(yán)格按照要求，打好開始的第一張牌。

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