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大部分的會(huì)議會(huì)安排在室內(nèi)進(jìn)行．因此在場(chǎng)地的布置上需要更為緊湊。會(huì)議場(chǎng)館除會(huì)場(chǎng)外，一般還具有以下的功能區(qū)域：報(bào)到處(簽到處)、會(huì)間茶歇廳、衣帽存放間、視聽(tīng)設(shè)備控制室、同步傳譯室、嘉賓休息室等。并不是每個(gè)會(huì)議室都含有所有以上的功能區(qū)，功能區(qū)的設(shè)置要根據(jù)會(huì)議的要求來(lái)確定。
1．會(huì)場(chǎng)報(bào)到處
(1)會(huì)議開(kāi)始時(shí)為報(bào)到處．會(huì)中可變?yōu)闀?huì)間茶歇廳。
(2)報(bào)到處在會(huì)議室人口門(mén)外。
(3)報(bào)到處應(yīng)簡(jiǎn)單高雅。
(4)配有簽到簿、名片盤(pán)、會(huì)議資料、嘉賓胸花、抽獎(jiǎng)箱等。
(5)應(yīng)在醒目位置標(biāo)注會(huì)議的名稱(chēng)。
2．會(huì)間茶歇廳
(1)一方面作為會(huì)間休息，另一方面主要是給與會(huì)者以相互交流的機(jī)會(huì)。
(2)配備簡(jiǎn)單的酒水臺(tái)、小圓桌和服務(wù)員。
(3)一般的茶點(diǎn)有：咖啡、茶(或茶包)、純凈水、方糖(或糖包)、杯奶、果汁飲料、各類(lèi)小點(diǎn)心、去皮或核的水果。
3．衣帽存放間
衣帽存放間是為了使參會(huì)者輕松參會(huì)而設(shè)置的。衣帽存放間應(yīng)配有足夠多的衣帽架，并有足夠多且便于識(shí)別的標(biāo)牌，以便及時(shí)找到所寄存的衣帽。同時(shí)要提醒參會(huì)者在寄存衣帽前將貴重物品取出，以防丟失。
4．視聽(tīng)設(shè)備控制室
隨著信息技術(shù)和電子技術(shù)的迅猛發(fā)展，會(huì)議系統(tǒng)也愈加趨近于智能化。一個(gè)現(xiàn)代化和智能化的會(huì)議系統(tǒng)通常包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、綜合布線(xiàn)系統(tǒng)、多媒體教學(xué)系統(tǒng)、多功能電子會(huì)議系統(tǒng)、大屏幕投影系統(tǒng)、數(shù)字會(huì)議及同聲傳譯系統(tǒng)、視聽(tīng)會(huì)議系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)監(jiān)控系統(tǒng)及中央集成控制系統(tǒng)等視訊技術(shù)，這樣的會(huì)議系統(tǒng)不僅可用于召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，還能召開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議。當(dāng)然，在選擇會(huì)議室時(shí)，主要考慮滿(mǎn)足會(huì)議的需要，并不是設(shè)備功能越多或者越先進(jìn)越好。有關(guān)職能會(huì)議廳的設(shè)備配置，我們將在后面的章節(jié)中詳細(xì)闡述。
5．同步傳譯室
同步傳澤一般用于國(guó)際性會(huì)議，當(dāng)有多國(guó)代表參加會(huì)議，但沒(méi)有通用的語(yǔ)種時(shí)需要用到同步傳澤。同步傳譯室需增設(shè)音頻媒體接口機(jī)，有了它就可以把外部的模擬設(shè)備(如廣播和錄音用的設(shè)備)接到DCN系統(tǒng)。同時(shí)還需增加一個(gè)揚(yáng)聲器，向會(huì)議代表提供公共廣播。
各國(guó)代表需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)討論時(shí)。特邀發(fā)言人用的演講臺(tái)還需裝備嵌入桌面的話(huà)筒、揚(yáng)聲器、通道選擇器和耳機(jī)。與會(huì)代表配備桌面式代表機(jī)，該機(jī)裝備有代表認(rèn)證卡讀出器、LCD屏幕和通道選擇器、輕便型耳機(jī)。代表通過(guò)該機(jī)可以發(fā)言，參加表決，選擇收聽(tīng)的語(yǔ)種。會(huì)議的進(jìn)程由主席掌握，為主席配備的是主席機(jī)。譯員在譯員間內(nèi)工作，為譯員配備的設(shè)備是帶LCD顯示的澤員機(jī)。代表可以用代表機(jī)上的通道選擇開(kāi)關(guān)選擇要聽(tīng)的語(yǔ)種，聲音由耳機(jī)傳給代表。
不具有代表資格的列席人員可以用裝在椅子扶手上的通道選擇器選擇語(yǔ)種。用耳機(jī)聽(tīng)聲。電子通道選擇器僅以收聽(tīng)為限，不具有發(fā)言和表決功能。
6．嘉賓休息室
嘉賓休息室是嘉賓在會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的休息場(chǎng)所。嘉賓休息室可以布置得很簡(jiǎn)單，幾張沙發(fā)加幾張茶幾即可；也可以布置得豪華高雅。如奧斯卡頒獎(jiǎng)晚會(huì)的嘉賓休息室布置得非常奢華，無(wú)論內(nèi)部裝飾物還是燈光設(shè)計(jì)，盡顯奧斯卡的藝術(shù)品位。
盡管休息室的布置有著天壤之別，但在服務(wù)上卻大同小異。休息室通常需要為嘉賓提供飲料、水果或茶點(diǎn)等；另外，為給嘉賓提供寧?kù)o和輕松的環(huán)境，可播放一些舒緩的音樂(lè)或擺放一些休閑的報(bào)紙、雜志。
