伍方會議服務(wù)在執(zhí)行各種不同的會議時，會有不同的流程安排，整理了以下幾種會議類型及流程安排：

重要會議

(1)按會議類型與規(guī)格，選擇合適的會議廳。

(2)按會議形式與人數(shù)，擺放會議桌和座椅。 

(3)按客戶要求，布置會場。掛橫幅、設(shè)簽到臺、主席臺、講臺、話筒等會議設(shè)施設(shè)備等，并適當(dāng)布置花草。 

(4)準(zhǔn)備會議所需的文具用品、席位卡等。 

(5)準(zhǔn)備會議期間的茶水、咖啡、點心等。 

(6)服務(wù)員站在門口迎接客人。 

(7)客人入座后，要及時送上茶水、毛巾等，做到熱情服務(wù)，并保持安靜。 

(8)會議開始后，服務(wù)員就退至一旁，并隨時觀察客人對茶水、飲料、酒等需求量，一般半小時添加一次，遇到舉杯祝酒時，應(yīng)及時送上杯酒。 

(9)會議結(jié)束，在門口送客道別感謝。 

高級會談

(1)會議氣氛莊嚴(yán)隆重，會場布置會議桌或環(huán)形會議桌，桌上鋪設(shè)呢毯，再在呢毯上鋪會議桌臺布，座椅用扶手椅，椅座與參加會談的人數(shù)相等。會場綠化高雅。 

(2)高規(guī)格的會議，要在會議桌中央安放會談兩國國旗，東道國國旗在左。 

(3)會談桌上必須準(zhǔn)備文具用品，為了保持會場安靜，茶底盆上放一塊折四方的小毛巾或茶墊紙。 

(4)凡屬保安會談，應(yīng)按接待部門規(guī)定，嚴(yán)格遵守進(jìn)入會場的時間。 

(5)參加會談的服務(wù)人員，必須嚴(yán)守國家機密。

簽字儀式

(1)根據(jù)接待單位選定的廳，經(jīng)全面清掃后在廳的中央部位安放一長條形簽字臺，要求簽字臺背面鄰近墻上最好有巨幅書畫。或用長屏風(fēng)，二邊放綠化，并準(zhǔn)備好會議音響設(shè)備。 

(2)簽字臺鋪設(shè)優(yōu)質(zhì)臺布，桌上放兩國的國旗和兩套簽字用文具，另備一個吸干墨水器，并在相應(yīng)地位安放兩把座椅。造型鮮花放在中間。 

(3)在距離椅座約1米處，放置一排高低層踏腳板，以便簽字雙方人員站立合影。 

(4)應(yīng)事先按要求準(zhǔn)備好祝賀用的香檳和香檳杯，供雙方簽字交換文本后，及時送上舉杯共賀，如時間和條件允許，雙方舉杯慶祝后，為客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盤將空酒杯撤去。 

新聞發(fā)布會 

(1)根據(jù)舉辦單位選定的多功能廳，在面對入口處的中央部位，放一長條會議臺，會議臺長短根據(jù)舉辦單位出席代表人數(shù)而定，會議臺背后墻面拉條橫幅或在墻面上作新聞發(fā)布會裝飾，綠化布置高雅。 

(2)根據(jù)出席會議的新聞記者人數(shù)，面對會議臺排列若干椅子。

(3)由舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)與列隊在入口處迎賓，當(dāng)客人進(jìn)入休息室，應(yīng)立即供應(yīng)茶水或飲料或和小毛巾。 

(4)會議開始，先請客人入座，然后舉辦單位入座，一般會議期間，只供應(yīng)會議臺茶水、毛巾，但也有全面供應(yīng)茶水、毛巾的。 

(5)會議結(jié)束，一般情況仍由舉辦單位領(lǐng)導(dǎo)和代表在出口處列隊道謝送別，如會后設(shè)宴招待，則將客人引進(jìn)餐廳。

茶話會

(1)茶話會因其優(yōu)點眾多，故廣泛風(fēng)行，會議多設(shè)圓桌椅子，自由入座，不排席位。 

(2)茶話會應(yīng)根據(jù)接待單位規(guī)定準(zhǔn)備，一般只供應(yīng)咖啡、紅茶、綠茶、中西式點心、糖果、水果。 

(3)客人邊吃邊談，要隨時觀察客人對飲料的需求量，一般半小時添加一次，全過程添加2-3次就差不多了。 

(4)茶話會中期和臨近結(jié)束時，應(yīng)各分送毛巾一次。 

(5)茶話會的迎賓和送客一般都由接待單位代表在入口處迎送如儀。 

貿(mào)易洽談會

(1)貿(mào)易洽談會一般要選用一個餐廳陳列展品，陳列工作由承辦單位負(fù)責(zé)，但餐廳要保證陳列品的安全。 

(2)還要根據(jù)要求，準(zhǔn)備若干小型會議室，供洽談業(yè)務(wù)。會議室要保持整潔衛(wèi)生，當(dāng)中外雙方業(yè)務(wù)人員洽談時，要及時供應(yīng)茶水、咖啡或飲料，派送小毛巾，熱情服務(wù)，保持安靜。 

(3)一般參加洽談的客人對早、午餐要求從簡，對晚餐要求豐盛此，因此，在一日三餐的供應(yīng)上，重點放在晚餐。 

(4)洽談會期間，一般都要舉行多次招待會或宴請，因些必須抓好宣傳銷售工作，提高菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

國際會議

(1)國際會議的接待條件，除了豪華的客房、商務(wù)中心、康樂、客車等設(shè)施外，還應(yīng)有同聲翻譯和投影等設(shè)備齊全的大會場和相鄰的若干小型會議室。 

(2)國際會議需要準(zhǔn)備兼供中西餐的大餐廳和若干供應(yīng)工作餐的小餐廳。 

(3)參加國際會議的與會者同時也是旅游者， 吃得稱心如意是他們的一大愿望，因此，要抓好菜肴質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量，盡量滿足客人的需求。

(4)國際會議的工作班子經(jīng)常要舉行工作餐，因工作餐帶有一定程度的保密性，因此，需要安排在較僻靜的小餐廳內(nèi)舉行。 

(5)國際會議還經(jīng)常在會議間歇時要求供應(yīng)茶點，應(yīng)作好充分準(zhǔn)備，并迅速，高效、熱情、周到地提供服務(wù)。 

(6)國際會議還經(jīng)常在晚餐前舉辦雞尾酒會，便于與會代表交談商榷，一般時間應(yīng)掌握在3刻鐘左右。

(7)國際會議的用餐辦法基本分兩種，一種是由與會者自理，每餐由他們自行選點，餐廳服務(wù)要特別重視。另一種由飯店綜合服務(wù)包干代辦，一日三餐的菜單要精心安排，聯(lián)系用餐人數(shù)和就餐時間要細(xì)致、主動，特別是全面掌握來自不同國家和地區(qū)外賓的宗教信仰和不同飲食習(xí)俗，并設(shè)清真席或素食席。 

(8)國際會議活動頻繁，就餐時間和就餐人數(shù)變動較大，工作要過細(xì)，考慮問題要周詳。服務(wù)要細(xì)微周到。 

貴賓室 

(1)根據(jù)任務(wù)要求按人數(shù)，將家具、茶具、煙具、鮮花準(zhǔn)備好。 

(2)室內(nèi)四周擺放花草、屏風(fēng)等裝飾物。 

(3)設(shè)專人領(lǐng)位崗，主動禮貌迎賓領(lǐng)座。 

(4)客人就座后，送茶送毛巾，或送飲料。 

(5)在客人談話間歇時，添斟茶水飲料。 

(6)等候服務(wù)時勤觀察，不走動，不交談。

(7)貴賓進(jìn)入會場，宴會廳，按領(lǐng)位服務(wù)流程引領(lǐng)。

資料整理：旭芳