舉辦會(huì)議首先要選擇地區(qū)和城市，然后選擇場(chǎng)館和設(shè)施。根據(jù)會(huì)議要求的不同，人們會(huì)做出不同的選擇。伍方會(huì)議服務(wù)通常在為客戶(hù)尋找合適的酒店時(shí)，會(huì)根據(jù)以下幾個(gè)步驟來(lái)選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)：

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)來(lái)確定選擇目標(biāo)。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡(jiǎn)單，我們可以選擇會(huì)議酒店或會(huì)展中心。如果我們的目標(biāo)之一是召開(kāi)會(huì)議，那么擁有眾多會(huì)議室的會(huì)議酒店就比度假區(qū)酒店合適，因?yàn)槎燃賲^(qū)酒店里讓與會(huì)者分心的活動(dòng)和地點(diǎn)太多。當(dāng)然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

最好逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會(huì)或小組討論作出最終決定。記住，此時(shí)仍然處于調(diào)查分析階段，除非你已經(jīng)到實(shí)地進(jìn)行了考察，否則千萬(wàn)不要簽訂任何協(xié)議。

背景調(diào)查

確定侯選名單后，應(yīng)對(duì)名單上的會(huì)議地址進(jìn)行一番調(diào)查。每家酒店和會(huì)議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來(lái)深受歡迎的會(huì)議地點(diǎn)（尤其是對(duì)于小規(guī)模的社交會(huì)議和活動(dòng)）還有博物館、畫(huà)廊、歷史古跡遺址、圖書(shū)館甚至動(dòng)物園等地方。美國(guó)曾經(jīng)就有一個(gè)全國(guó)性協(xié)會(huì)的下屬分支機(jī)構(gòu)把一個(gè)分會(huì)放在動(dòng)物園召開(kāi)，并提供午餐。當(dāng)時(shí)，這個(gè)協(xié)會(huì)正在舉行年會(huì)，作為分會(huì)主辦方的一個(gè)分支機(jī)構(gòu)提議把會(huì)議改在晚上去動(dòng)物園召開(kāi)，結(jié)果受到熱烈歡迎。許多機(jī)構(gòu)會(huì)把一些特殊活動(dòng)放在主題公園舉辦，屆時(shí)主題公園將關(guān)閉部分對(duì)外餐飲服務(wù)以滿(mǎn)足特殊活動(dòng)的需要，與會(huì)者在就餐后將在公園停留幾個(gè)小時(shí)。

實(shí)地考察

在最終確定地點(diǎn)之前，去實(shí)地考察一下非常重要。你可以通過(guò)郵件、網(wǎng)絡(luò)、旅游管理部門(mén)或其他途徑獲得各種場(chǎng)地信息，但是俗話(huà)說(shuō)，百聞不如一見(jiàn)，也就是說(shuō)，這些都比不上親自到現(xiàn)場(chǎng)走一走看一看有效。比如，如果你從未到過(guò)美國(guó)田納西州納什維爾的奧普利蘭德酒店，你肯定想要親自去看一看。奧普利蘭德酒店宏偉氣派，是一家豪華大酒店，從客房區(qū)走入舉辦展覽的會(huì)議大廳大概需要10到15分鐘的時(shí)間。這個(gè)酒店有花園、瀑布、長(zhǎng)廊、購(gòu)物中心、餐廳和很多很多其他的服務(wù)設(shè)施。它不象機(jī)場(chǎng)酒店那樣會(huì)議室旁邊就是電梯。實(shí)地考察應(yīng)該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇

最后，該做最終決定了。選址是一個(gè)為某個(gè)活動(dòng)選擇地點(diǎn)的過(guò)程，當(dāng)你選擇了一個(gè)地點(diǎn)也就意味著你已否定了其他侯選地點(diǎn)。盡管如此，仍有幾點(diǎn)你需要注意。首先，當(dāng)你完成實(shí)地考察返回后要盡快和各個(gè)考察地點(diǎn)取得聯(lián)系。不管你最終選擇誰(shuí)，你都應(yīng)該給它們發(fā)一封感謝信。這既是基本的禮貌問(wèn)題，也是為將來(lái)有可能使用該地點(diǎn)留下伏筆，同時(shí)，說(shuō)不定哪天你就會(huì)和它們有業(yè)務(wù)上的往來(lái)。

伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為當(dāng)你實(shí)地考察時(shí)沒(méi)有想到的問(wèn)題也同時(shí)傳達(dá)過(guò)去。問(wèn)題提出得越早，得到的答復(fù)也就越早，在做最終決定時(shí)可以參考的信息也就越多。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點(diǎn)聯(lián)系，以便那些被篩選出局的地點(diǎn)可以與另外的會(huì)議團(tuán)隊(duì)合作。

資料整理：旭芳