伍方會(huì)議服務(wù)經(jīng)過(guò)多年的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)如何真正的舉辦一次成功的會(huì)議，主要是雙方能夠有效、合理的溝通，會(huì)議舉辦方接待方都去遵守會(huì)議流程，流程涉及的服務(wù)范圍廣泛，包括會(huì)前工作、會(huì)中工作、會(huì)后工作三個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。所以會(huì)議接待方的質(zhì)量是會(huì)議成功的的主要因素之一。我們?cè)谥朴啎?huì)議計(jì)劃時(shí)，要注意以下三個(gè)方面：

  一.使每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)會(huì)議組織者在會(huì)議日程安排上要給每位與會(huì)者一段正規(guī)發(fā)言的時(shí)間。在會(huì)議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會(huì)者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì)，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會(huì)者的時(shí)間。

  二.使每位與會(huì)者都負(fù)起責(zé)任讓每位與會(huì)者調(diào)整自己的交流方式，以提高會(huì)議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識(shí)到，如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會(huì)議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會(huì)議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。

  三.將插話和跑題降到最低限度要找到降低插話和多人同時(shí)發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會(huì)時(shí)，與會(huì)者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰(shuí)打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個(gè)聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進(jìn)“罰款罐”中才能發(fā)言。由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會(huì)議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問(wèn)題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會(huì)議都取得成效，這樣才對(duì)得起你付出的時(shí)間和努力。伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為交流方式的差異使得會(huì)議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的，這是組織好會(huì)議是至關(guān)重要的。

資料整理：旭芳