伍方會議服務(wù)預(yù)算中的會議固定支出主要包括初期申辦費用、市場宣傳費、考察活動的相關(guān)費用、征文、通知印刷和郵寄的費用、特邀演講人的參會費用、會議機構(gòu)有關(guān)活動的費用、會場和設(shè)備的租金、基本辦公費用、人工費用、會議工作人員的參會費用等項。

（一）申辦費用

主要是指在申辦和“競標”會議時所支出的費用。這筆支出的用途和金額已在第五章中有詳細論述，這里不再重復(fù)。需要指出的是，目前我國在申辦國際會議時費用大部分來自行政事業(yè)費，因而在編制會議預(yù)算時經(jīng)常不將這筆費用計入會議的總支出中。

（二） 公關(guān)宣傳費用

1.在權(quán)威雜志上刊登廣告

選擇所舉辦會議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志，刊登廣告可以收到很好的效果，雖然有時廣告費很貴。

2.在類似內(nèi)容的會議上散發(fā)會議通知

第一輪、第二輪會議通知、招貼畫等宣傳品的印刷當然是需要費用的，郵寄需要郵寄費，在相近的其他國際和國內(nèi)會議上散發(fā)也需要一些食宿、交通等費用，在美國若舉辦一個預(yù)計千人的會議，征文通知書的數(shù)量起碼也在10萬份，有的甚至多達百萬分。

3.會議網(wǎng)頁費用

制作一個只提供信息的網(wǎng)站要不了多少錢，但要建立互動式的網(wǎng)站，代表可以在網(wǎng)上提交論文、注冊和付費，代表和有關(guān)機構(gòu)還都可以隨時上網(wǎng)查閱各種信息，費用就比較昂貴了。

4.制作會議的網(wǎng)頁

邀請媒體記者參加會議新聞發(fā)布會、請媒體記者幫忙作會議宣傳是需要支付一定的費用的，，主要包括場地費、飲料費、媒體記者的“車馬費”，有時請媒體記者吃飯還需要餐飲費。

（三）辦公費用

整個會議籌備期間要支出大量的辦公費用。

1.購置辦公設(shè)備費

會議秘書處購置的直接為會議服務(wù)的計算機、打印機、傳真機和復(fù)印機等設(shè)備。數(shù)碼相機、計算機投影儀和攝像機等設(shè)備是否計入到會議的開支中，要根據(jù)會議經(jīng)費和財務(wù)部門的批準。

2.基本辦公費

是指租用辦公室的費用、文具費、交通費、復(fù)印費和招待費等。

3.通訊費

十年之前傳真還是舉辦國際會議時的主要的通訊手段，那時組織一個上千人的國際會議，傳真費用高達幾萬元。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用到會議籌備中，傳真費用占會議總支出的比例越來越少。將來的發(fā)展趨勢是通訊費用進一步減少，在預(yù)算中有可能把它合并到辦公費用中去。

4.財務(wù)管理費

是付給為會議提供會計服務(wù)工作的機構(gòu)的財務(wù)服務(wù)費。

（四）人工費用

是指支付給會議工作人員的工資、獎金和其他福利費用。

1.專職工作人員的工資，醫(yī)療保險，通訊費用等。

2.兼職人員的勞務(wù)，交通和通訊費

會議機構(gòu)中的大部分工作人員都是兼職人員。在長達幾年的國際會議的籌備期間，他們大量的業(yè)余時間和節(jié)假日被占用，應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們審稿費、編輯費和勞務(wù)費等相關(guān)費用。

3.會議期間臨時員工的勞務(wù)費、交通和通訊補助

會議期間需要聘請大量的臨時工作人員，他們每天的工作時間一般長達十幾個小時，應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們勞務(wù)費。為降低會議成本，一般不安排臨時工作人員的住宿，可適當發(fā)放交通補助。通常單位是不給職工報銷手機費的，但在舉辦會議的特殊時期，應(yīng)給會議工作人員發(fā)放一定的通訊補助。

4.翻譯費用

國際會議需要書面翻譯和口頭翻譯，需要支付翻譯人員的翻譯費。有些國際會議安排同聲傳譯，還要支付同聲傳譯譯員的費用。如果是以中文為同聲傳譯橋，譯員的價格就會相對便宜；如果是以其他語言為傳譯橋的。

（五）PCO的服務(wù)費

是指付給PCO的服務(wù)費用，具體采用哪種方式，取決于會議組織者和PCO合同的規(guī)定，如果商定的是一筆費用一次性支付，那么這筆費用可計算在固定支出中。

（六）會議機構(gòu)的活動經(jīng)費

整個會議的籌備期間，會議的各委員會和秘書處要定期開會。

（七）征文通知書費用

在本城市舉辦會議雖然也需要到現(xiàn)場進行考察，但是基本不需要花費多少費用；在異地舉辦會議，特別是在我國舉辦國際組織的國際會議時，會前國際組織要派人前來考察，檢查東道國對會議的各個方面的準備工作，這部分的費用iu比較客觀了，主要包括旅費、住宿費、餐飲費和交通費。

（八）考察活動費用

作為會議邀請演講人參加會議是免費的，他們不用交納會議注冊費，有時會議還要承擔他們的其他參會費用。

（九）特邀大會報告人的參會費用

會議領(lǐng)導(dǎo)主要是指來自會議主辦單位和承辦單位以及國際組織的負責(zé)人，如國際組織的主席、秘書長等人員，會議要為這些負責(zé)人支付參會費用，支付的費用種類和標準語會議特邀演講人基本相同。

（十）會議領(lǐng)導(dǎo)的參會費用

伍方會議服務(wù)把會場和設(shè)備租金這兩部分支出也可以計入固定支出，因為只有特殊原因才會有可能使會議的規(guī)模增加或者縮小很多從而調(diào)整會場。通常租用會場和設(shè)備的費用相對是比較高的，特別是舉辦高檔公司會議時，需要使用大量的試聽設(shè)備，極大地增加會議的支出。

資料整理：小燴