人們一般對(duì)他們參加創(chuàng)造的事情才愿意予以支持。提前參與能使那些參加會(huì)議的人依照擬定的議程把問(wèn)題看得更清楚。下面是伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為可能有助于鼓勵(lì)與會(huì)者參加的一些建議：

     (1)對(duì)將要討論的問(wèn)題要求及早思考。
     ①對(duì)問(wèn)題的解決或處理，有哪些看起來(lái)是行得通的?
     ②哪些是顯而易見(jiàn)的危險(xiǎn)?
     ③所要討論的問(wèn)題其最后結(jié)果可能意味著什么?

     (2)提前向與會(huì)者簡(jiǎn)明介紹會(huì)議的目的，并要求他們做一些具體工作，例如抽樣調(diào)查員工意見(jiàn)，匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字，或搜集背景資料。

     (3)可能的話(huà)，把議程的話(huà)題限制在同一個(gè)主題范圍內(nèi)。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個(gè)小會(huì)進(jìn)行。

     (4)假如這些主題之間沒(méi)有關(guān)系，要力求少安排一些話(huà)題。

     (5)設(shè)法將議程話(huà)題限制為一個(gè)主要的討論項(xiàng)目，輔之以不需大量準(zhǔn)備的次要項(xiàng)目。

     (6)提前分發(fā)每一項(xiàng)議程話(huà)題的附件，以節(jié)省開(kāi)會(huì)時(shí)間。每一項(xiàng)拿到會(huì)上討論的話(huà)題在會(huì)前都已向與會(huì)者簡(jiǎn)明介紹。

     (7)在議程上要表明會(huì)議開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間。與會(huì)者知道會(huì)議不允許超過(guò)時(shí)間，就會(huì)更加積極。

     (8)對(duì)那些非常有爭(zhēng)議的、極為復(fù)雜的或小組完全不熟悉的話(huà)題，要安排充分的時(shí)間。

     (9)要記住注意力的持續(xù)時(shí)間是有限度的。有效的會(huì)議一般持續(xù)一個(gè)小時(shí)，當(dāng)會(huì)議進(jìn)行了一個(gè)半小時(shí)，就接近效果遞減的臨界線(xiàn)了。

     (10)假如會(huì)議必需開(kāi)到兩小時(shí)以上，應(yīng)安排中間休息時(shí)間。

     (11)假如可能，要留出會(huì)后交談和娛樂(lè)的時(shí)間。 

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)