工作中，伍方會議服務(wù)常常組織或參加各種各樣的會議，如何有效傳遞信息，高效溝通，提高會議效率，一直是大家比較關(guān)注的一個話題，現(xiàn)結(jié)合公司精益管理的推進(jìn)，就會議的舉辦提出以下幾點(diǎn)建議，供大家參考：

一、明確會議目的。召開會議一般有三個目的：溝通、協(xié)調(diào)和決策。針對會議目的我們應(yīng)選擇不同的參加人并準(zhǔn)備相應(yīng)的資料。目的明確也能明晰責(zé)任，這也有利于跟蹤會議結(jié)果落實(shí)情況。

二、準(zhǔn)確確定人員。會議的參加人員數(shù)量要適度，不能太多，層級不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。

三、會前形成議程。要在會議之前建立清楚的會議議程，在會前分發(fā)各參會人員，使與會人員了解會議的意義、目的、會議程序及相關(guān)事項(xiàng)，有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。

四、會前充分準(zhǔn)備。參加會議前根據(jù)得到的會議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言材料，還要設(shè)想別人可能會提出的問題并作好準(zhǔn)備。

五、廣泛收集信息。要以學(xué)習(xí)的態(tài)度去認(rèn)真傾聽別人的意見和建議，不輕易打斷別人，不被自己原有的立場所左右，不將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。如果要公布既定的政策或決定等，應(yīng)在事前說明不容討論。

六、遵守會議時間。要尊重別人的時間，開會一定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放以后再議，避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有充分的思想準(zhǔn)備。

七、做好會議記錄。會議結(jié)束后，要及時形成一個準(zhǔn)確完整的會議紀(jì)要，會議的各項(xiàng)決議有具體執(zhí)行人員及完成期限。如決議的完成需要多方資源共同參與，要在決議記錄中明確分工和要求，避免互相推諉，影響決議的完成。

八、會后跟蹤決議。會議的目的就是為了達(dá)成共識，解決問題。因此要建立會議事后追蹤制度，對會議議定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤;如有特殊情況也可及時發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行調(diào)整，確保各項(xiàng)會議決議都能按時按要求完成。

資料整理：伍方會議服務(wù)