在一篇名為《哈佛沒有教我的》的文章中，作者說到：在哈佛攻讀MBA期間，從沒有哪位教授講授過會議管理的內(nèi)容。但是，會議在管理中關(guān)系成敗。

　　自亞當(dāng)和夏娃就是否偷吃禁果而召開人類歷史上第一個(gè)會議開始，會議始終都是社會管理活動的基本形式和手段。經(jīng)濟(jì)全球化和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得提高會議效率成為一種必須，也具備了必要的條件。對于追求經(jīng)濟(jì)效率的企業(yè)組織而言，尤其如此。

　　伍方會議服務(wù)發(fā)現(xiàn)，由于會議召集人缺乏必要的會議管理技巧，造成了很多的會議不但無助于問題的解決，反而使得有待解決的問題越趨復(fù)雜；需要解決問題的人整日沉溺于文山會海中不能自拔不論；頻繁的會議與主管層的隨意決策成為員工新的夢魘；太多的時(shí)間花費(fèi)在無效率的會議上，不僅增加了企業(yè)運(yùn)營成本，還造成了工作效率低下。

　　橫看會議

　　會議是一個(gè)集思廣益的渠道，會議是一個(gè)思維集合的載體。

　　隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過Ｅ-mail、會議電視等多種形式進(jìn)行溝通。但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。

　　達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下六個(gè)步驟，通過這六個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。

　　會議可以資源共享，開發(fā)創(chuàng)意，激勵(lì)士氣，鞏固主管地位，適度的會議更有效。

　　☆ 固定的部門會議應(yīng)當(dāng)至少每月進(jìn)行一次

　　既然是例會就應(yīng)當(dāng)風(fēng)雨無阻，會議召集人應(yīng)當(dāng)將會議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動。

　　☆ 組織全體會議至少每兩月召開一次

　　會議召集人可以利用全體大會通報(bào)組織政策并進(jìn)行針對員工的吹風(fēng)動員。但是，召開全員大會動作比較大，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持有內(nèi)容、有需要的原則，切忌頻繁，否則會給組織和員工造成沉重負(fù)擔(dān)。

　　☆ 處理突發(fā)事件的會議可以隨時(shí)舉行

　　但是會議召集人絕對不能將突發(fā)變例行，忌諱緊急會議開得過于頻繁，不然輕則參會人員應(yīng)激過度、麻木應(yīng)付，重則會使員工感覺天天有危機(jī)，讓組織陷入做事無條理的可怕境地。

　　☆ 一對一會議按需要安排

　　可以按需要天天發(fā)生，但是要控制好時(shí)間和節(jié)奏，一般不要超過一個(gè)小時(shí)。

　　會議成本的經(jīng)濟(jì)分析

　　會議成本分為時(shí)間成本、直接會議成本和效率損失成本三種，實(shí)踐證明，會議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目。

　　☆ 會議的時(shí)間成本

　　時(shí)間成本的計(jì)算方法是：

　　時(shí)間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會者的旅行時(shí)間+會議秘書的工作時(shí)間+會議服務(wù)人員的工作時(shí)間）

　　對于時(shí)間成本簡單而直觀的計(jì)算方式是將時(shí)間轉(zhuǎn)換成工資成本：金錢成本＝開會的時(shí)間成本×與會人員平均每小時(shí)工資。

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　　☆ 直接的會議成本

　　直接的會議成本是各種會議支付費(fèi)用的總和，它包括了會議設(shè)施費(fèi)、場地費(fèi)、差旅費(fèi)、食宿費(fèi)、招待費(fèi)、文件準(zhǔn)備費(fèi)以及水電暖費(fèi)等各種通過票據(jù)體現(xiàn)的直觀費(fèi)用。

　　☆效率損失成本

　　開會時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下三種情況：

　?。?） 因?yàn)椴荒芗皶r(shí)接聽重要客戶的電話而可能損失的一筆業(yè)務(wù)；

　?。?） 因?yàn)椴荒芗皶r(shí)處理客戶的投訴而得罪的一批客戶；

　?。?） 因?yàn)椴荒芗皶r(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)時(shí)間而可能造成的停工停產(chǎn)。

　　通常，會議召集人對于各種直接的會議成本比較關(guān)注，而對時(shí)間成本、效率成本不大敏感，經(jīng)常出現(xiàn)某些組織內(nèi)部會議一旦確定會務(wù)預(yù)算，就鼓勵(lì)參會人員能來多少就來多少的情況，在不經(jīng)意間導(dǎo)致無形成本大大增加。

　　會議效率低下的原因

　　經(jīng)驗(yàn)證明，造成會議效率不高的原因通常只有兩個(gè)，一個(gè)是會議組織效率不高，另一個(gè)則是開會效率不高。比如說，很多公司往往由于以下原因而致使他們開會的效率低下：

　?。?） 公司的主管都不知道何時(shí)是開會的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。

　?。?） 許多主管對于何時(shí)開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會議。

　?。?） 有些“必須到會”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。

　　高效會議的特征

　　與低效率會議相對的就是高效會議，相比較低效率會議的諸多原因，高效會議具有顯著的八個(gè)特征：

　　☆ 只在必要時(shí)才召集開會

　　☆ 只在認(rèn)真籌劃過后才召集開會

　　☆ 提前擬訂和分發(fā)會議程序表

　　☆ 所有人都必須遵守時(shí)間

　　☆ 一切準(zhǔn)備工作都就緒了

　　☆ 請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席

　　☆ 會議作出了評論和歸納

　　☆ 記錄了所有決議、建議和負(fù)責(zé)人

　　建議在正式召開會議之前，會議召集人將高效會議的八大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠按部就班的進(jìn)行。

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　　高效會議的三種規(guī)范

　　能夠保證會議有效進(jìn)行的規(guī)范包含三個(gè)部分：會議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

　　1. 會議時(shí)間安排的規(guī)范

　　如果正常工作時(shí)間是8AM—5PM，那么：

　　8AM—9AM期間，與會人員發(fā)言的欲望還沒有被喚醒，與會者不大會對會議提案產(chǎn)生太多回應(yīng)，不適宜進(jìn)行業(yè)務(wù)分析；

　　9AM—10AM期間，比較適合進(jìn)行1對1會談，這個(gè)時(shí)間也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時(shí)間；

　　10AM—12AM或1PM—3PM這個(gè)時(shí)間段比較適合集思廣益；

　　3PM—5PM，員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，不宜安排會議。

　　2. 會議程序應(yīng)當(dāng)規(guī)范

　　（1） 所有與會者將每周工作安排時(shí)間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時(shí)間。

　?。?） 超過1小時(shí)的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。

　?。?） 所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。

　?。?） 準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

　　（5） 各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。

　?。?） 所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。

　?。?） 意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。

　?。?） 會議結(jié)束二至三天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。

　?。?） 所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。

　?。?0） 必要時(shí)請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

　　3. 固定的會議流程規(guī)范

　　固定的會議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。

　　一個(gè)中心是指整個(gè)會議的議程。明確的議程幫助會議有序進(jìn)行。

　　兩個(gè)基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，伍方會議服務(wù)認(rèn)為它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。